Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С распечатать остаток товара: инструкция для разных конфигураций
Как в 1С распечатать остаток товара на складе: отчеты, печатные формы, настройка отборов по складам и датам, выгрузка в Excel и решение типичных проблем.
Распечатать остаток товара в 1С можно несколькими способами: через стандартный отчет «Остатки товаров на складах», через универсальный отчет по регистрам или через печатную форму инвентаризационной описи. Выбор зависит от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Розница или Бухгалтерия предприятия) и от того, какой документ нужен на выходе — простая ведомость для менеджера, официальная форма ИНВ-3 или выгрузка для анализа в Excel.
Во всех типовых конфигурациях данные об остатках хранятся в регистрах накопления, а отчеты формируются «на лету» на любую дату. Это значит, что распечатать остатки можно не только на текущий момент, но и задним числом — например, на конец прошлого месяца для сверки с бухгалтерией. При этом важно понимать: отчет показывает данные учетной системы, а не фактическое наличие товара на полках, поэтому для инвентаризации используются отдельные документы.
Ниже разобраны конкретные пути в разных конфигурациях, настройка отборов по складам и номенклатуре, печать официальных форм и типичные проблемы — от пустого отчета до расхождений с данными бухгалтерии.
Где взять данные: отчет по остаткам в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» основной отчет называется «Остатки товаров на складах» или «Остатки и доступность товаров». Найти его можно в разделе «Склад и доставка» — «Отчеты по складу», либо через «Закупки» — «Отчеты по закупкам». Отчет показывает количество в базовых единицах измерения, себестоимость и сумму остатка, а в версии «Остатки и доступность» — еще и резервы под заказы.
В «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» путь другой: раздел «Склад» — «Остатки товаров», либо «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», где нужно выбрать счет 41 «Товары» (или 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция») и включить группировку по складам и номенклатуре. Бухгалтерская ОСВ показывает остатки по данным бухгалтерского учета, что важно при сверках.
В «1С:Рознице» отчет расположен в разделе «Склад» — «Отчеты» — «Остатки товаров». Там же доступен вариант с ценами продажи, который удобен для печати ценниковой ведомости по магазину. Если типового отчета в вашей конфигурации не нашлось, используйте поиск по меню «Все функции» или строку поиска в панели навигации — введите «остатки» и система покажет подходящие объекты.
Пошагово: формируем и печатаем отчет «Остатки товаров на складах»
Откройте отчет и установите дату, на которую нужны остатки. Если поле даты пустое, отчет формируется на текущий момент — это удобно для оперативной печати, но для сверки за прошлый период дату нужно указать явно. Обратите внимание: остатки формируются на конец указанного дня либо на конкретный момент времени, в зависимости от настроек варианта отчета.
Нажмите «Настройки» (или «Показать настройки») и при необходимости добавьте отборы. Типовые отборы: по складу (если печатаете ведомость для конкретного кладовщика), по группе номенклатуры, по организации — если в базе ведется несколько юрлиц. В расширенных настройках можно изменить группировку строк: например, сначала склад, затем номенклатура, или наоборот.
Нажмите «Сформировать». Проверьте результат: итоговое количество строк, наличие нужных колонок (количество, цена, сумма), отсутствие «пустых» складов. Затем используйте кнопку печати на панели табличного документа или сочетание Ctrl+P. Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр и убедитесь, что широкие колонки не обрезаются — при необходимости переключите ориентацию на альбомную или уменьшите масштаб до «По ширине страницы».
- 1Откройте отчет «Остатки товаров на складах» в разделе складских отчетов
- 2Укажите дату, на которую нужны остатки
- 3В настройках задайте отбор по складу или группе товаров
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок и итоги
- 5Откройте предварительный просмотр, настройте ориентацию и масштаб
- 6Отправьте документ на печать или сохраните в PDF/Excel
Печать официальной формы: инвентаризационная опись ИНВ-3
Если остаток нужен не для внутреннего пользования, а как официальный документ — например, для инвентаризации, передачи материальной ответственности или проверки — простой отчет не подойдет. Нужен документ «Инвентаризация товаров» (в УТ/КА/ERP — раздел «Склад и доставка», в Бухгалтерии — «Склад» — «Инвентаризация товаров»). Создайте документ, укажите склад и дату, затем заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» — система подставит учетные остатки на дату документа.
После заполнения документ позволяет напечатать унифицированные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость) и приказ ИНВ-22. Кнопка «Печать» в документе предложит список доступных форм. Форма ИНВ-3 содержит все обязательные реквизиты: наименование организации, основание, подписи материально ответственных лиц и членов комиссии.
Учтите, что с 2013 года применение унифицированных форм для большинства организаций необязательно — можно использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике. Но типовые формы ИНВ в 1С остаются самым простым и привычным для проверяющих вариантом, поэтому чаще всего используют именно их.
Сравнение вариантов
Быстро, гибкие отборы, подходит для менеджеров и внутреннего контроля. Не является официальным документом.
Официальная печатная форма с подписями. Требует создания документа и занимает больше времени.
Показывает остатки по данным бухучета с суммами. Удобна для сверки, но нет детализации по сериям и характеристикам.
Настройка отборов и вариантов отчета
Стандартный сценарий «все товары по всем складам» на практике встречается редко. Чаще нужен конкретный срез: остатки только основного склада, только товары определенного поставщика или только позиции с ненулевым остатком. Все это настраивается через отборы: в настройках отчета добавьте условие «Склад Равно» нужному складу, а для исключения пустых строк — условие «Количество (конечный остаток) Больше 0».
Полезная возможность — сохранение варианта отчета. После настройки отборов нажмите «Еще» — «Сохранить вариант отчета» и дайте ему понятное имя, например «Остатки склада №2 без нулевых». В следующий раз отчет откроется сразу с нужными настройками. Вариант можно сделать доступным другим пользователям, если у вас есть права на сохранение общих вариантов.
Отдельный частый запрос — печать остатков с ценами. В УТ и Рознице в настройках отчета можно добавить колонку с ценой из выбранного вида цен (розничная, оптовая). Учтите: цена берется на дату отчета, и если цены в этот день не были установлены документом «Установка цен номенклатуры», колонка окажется пустой.
Если ведомость печатается регулярно — например, каждое утро для кладовщика — сохраните вариант отчета и добавьте его в избранное. Это сокращает подготовку с пары минут до двух кликов и исключает ошибки в отборах из-за человеческого фактора.
Выгрузка остатков в Excel и PDF вместо печати
Не всегда результат нужен на бумаге. Сформированный табличный документ можно сохранить через «Файл» — «Сохранить как» в форматах Excel (xlsx), PDF, HTML и других. Выгрузка в Excel удобна, когда остатки нужно дополнительно обработать: посчитать доли, отфильтровать, сравнить с прошлой ведомостью. PDF предпочтителен, если файл будет пересылаться и важно зафиксировать внешний вид документа.
При сохранении в Excel имейте в виду ограничение: очень большие отчеты (десятки тысяч строк) могут сохраняться долго, а в старых форматах есть ограничение на число строк. Если отчет не помещается, сузьте отбор — например, разбейте выгрузку по складам. Альтернатива — выгрузить данные через «Универсальный отчет» или консоль запросов, но это уже инструменты для продвинутых пользователей.
Типичные проблемы и их решение
Самая частая жалоба — отчет формируется пустым. Причины обычно такие: неверная дата (остатки на будущую дату равны нулю), лишний отбор, оставшийся от прошлого сеанса, или отсутствие прав на просмотр данных по складу. Проверьте список отборов первым делом — сбросьте настройки кнопкой «Стандартные настройки» и сформируйте заново.
Вторая проблема — расхождение складского отчета с бухгалтерской ОСВ по счету 41. Это нормальная ситуация при наличии непроведенных документов, разных моментов времени формирования или различий в оценке (управленческая себестоимость против бухгалтерской). Перед паникой убедитесь, что оба отчета сформированы на один и тот же момент времени и по одной организации.
Третья ситуация — отрицательные остатки в отчете. Они возникают, когда товар продан или списан раньше, чем оприходован документально. Для печатной ведомости минусы выглядят некорректно, поэтому перед печатью стоит найти и исправить такие позиции: провести оприходование задним числом или скорректировать документы списания.
Когда стандартных средств не хватает
Если нужна нестандартная форма — например, ведомость с фотографиями товара, штрихкодами или особым порядком колонок — в типовой поставке можно использовать механизм «Дополнительные отчеты и обработки» (если он включен администратором) или заказать доработку внешней печатной формы у специалиста по 1С. Внешний отчет подключается без изменения конфигурации, что сохраняет возможность штатного обновления.
Для регулярной автоматической рассылки остатков (например, ежедневно на почту руководителю) используется механизм рассылки отчетов: в разделе администрирования настраивается расписание, получатели и вариант отчета. Это избавляет от рутинной ручной работы и гарантирует, что ведомость формируется всегда по одним и тем же правилам.
Контроль результата перед передачей ведомости
Как проверить результат
Дата в шапке отчета совпадает с требуемой
Отчет сформирован на текущий момент вместо нужной даты
В отчете только нужный склад или осознанно все склады
Лишние склады или отсутствует нужный
Итоги по количеству и сумме сходятся с контрольными данными
Итоги расходятся с ОСВ или прошлой ведомостью без объяснений
Минусовых позиций нет
Есть отрицательные строки — требуется разбор документов
Перед тем как отдать распечатку кладовщику, руководителю или проверяющему, потратьте минуту на контроль: сверьте дату, склад, наличие подписей (для официальных форм) и отсутствие аномальных строк. Эта простая привычка избавляет от большинства повторных печатей и неудобных вопросов.
Что важно запомнить
Для быстрой печати используйте отчет «Остатки товаров на складах», для официальных целей — документ «Инвентаризация товаров» с формой ИНВ-3. Всегда проверяйте дату, отборы и отрицательные остатки перед печатью, а повторяющиеся настройки сохраняйте как вариант отчета.
Частые вопросы
Можно ли распечатать остатки на прошлую дату?
Да. Укажите нужную дату в параметрах отчета — остатки будут рассчитаны по проведенным документам на этот момент. Учтите: если после этой даты документы перепроводились задним числом, цифры могут отличаться от ранее распечатанной ведомости.
Почему в отчете нет колонки с ценами?
В большинстве конфигураций цену нужно добавить в настройках отчета, выбрав вид цен. Если колонка есть, но пустая — на дату отчета не было установленных цен документом «Установка цен номенклатуры».
Как напечатать остатки только по одному товару или группе?
Откройте настройки отчета, добавьте отбор «Номенклатура В группе» (для папки) или «Номенклатура Равно» (для конкретной позиции) и сформируйте отчет заново. Сохраните настройку как вариант, если отбор нужен регулярно.
Чем отличается отчет по остаткам от инвентаризационной описи?
Отчет — это произвольная распечатка учетных данных для внутреннего использования. Опись ИНВ-3 — официальный документ инвентаризации с реквизитами, подписями комиссии и материально ответственного лица, формируемый из документа «Инвентаризация товаров».
Отчет пустой, хотя товар на складе точно есть. Что делать?
Сбросьте настройки отчета к стандартным, проверьте дату и убедитесь, что документы оприходования проведены. Если не помогло — возможно, у вашей учетной записи ограничены права на просмотр данных по этому складу; обратитесь к администратору системы.
Можно ли отправить остатки на печать автоматически по расписанию?
Да, через механизм рассылки отчетов: настраивается расписание, вариант отчета и список получателей. Рассылка обычно выполняется по электронной почте в виде файла; прямая автоматическая печать на принтер возможна только через дополнительные доработки.