Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С проводить доставку: пошаговая инструкция
Как в 1С оформить доставку товара: документы, учёт транспортных расходов, услуги перевозчика, распределение затрат и типичные ошибки при проведении доставки.
Учёт доставки в 1С зависит от того, кто выполняет перевозку и как компания отражает её в учёте: собственным транспортом, силами поставщика или сторонним перевозчиком. От выбранного сценария зависят документы, счета учёта и то, войдёт ли стоимость доставки в себестоимость товара или спишется на расходы продажи.
В типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP доставка оформляется через несколько механизмов: документ «Реализация товаров и услуг» с услугой доставки, «Услуги и другие активы», «Поступление услуг и других активов» от перевозчика, а также транспортные расходы, распределяемые на себестоимость. В 1С:Рознице и небольших компаниях часто используют упрощённый вариант — услугу доставки в чеке или заказе.
Ниже разобраны основные сценарии: как настроить справочники, как оформить доставку клиенту, как учесть услуги перевозчика, как распределить транспортные расходы и какие ошибки чаще всего приводят к искажению себестоимости и налогов.
Определите сценарий доставки перед настройкой
Первый шаг — понять, какой из трёх типовых сценариев соответствует вашей ситуации. От этого зависит вся цепочка документов и проводок.
Сценарий 1: вы доставляете товар клиенту собственными силами и берёте за это плату. Доставка оформляется как услуга в том же документе реализации или отдельной строкой, выручка от неё облагается НДС вместе с товаром.
Сценарий 2: доставку выполняет сторонний перевозчик, а вы перепродаёте его услугу клиенту или оплачиваете сами. Тогда появляется документ «Поступление услуг и других активов» от перевозчика, а расходы либо относятся на расходы продажи (счёт 44), либо включаются в себестоимость товара.
Сценарий 3: поставщик доставляет товар вам, и стоимость доставки входит в цену или выставляется отдельной строкой. Здесь важно правильно распределить транспортно-заготовительные расходы на себестоимость поступившего товара, если это предусмотрено учётной политикой.
Как выбрать сценарий
Настройте справочники и учётную политику
До оформления первого документа проверьте базовые настройки. В справочнике «Номенклатура» создайте элемент с типом «Услуга» — например, «Доставка товара». Укажите для неё статью доходов, счёт учёта и ставку НДС. Если ставка НДС на доставку отличается от ставки на товар (это бывает при отдельных договорах перевозки), услугу нужно вести отдельной номенклатурой.
В разделе настроек учётной политики (в УТ и КА — «Настройки и справочники», «Учётная политика») определите, как учитываются транспортно-заготовительные расходы: включаются в себестоимость товаров пропорционально стоимости или количеству, либо списываются на расходы периода. Этот выбор должен соответствовать бухгалтерской учётной политике организации — расхождение приведёт к разнице между данными 1С и отчётностью.
Если используется обособленный учёт по заказам, включите соответствующую опцию в настройках учёта, чтобы расходы на доставку конкретного заказа относились именно на него, а не распределялись по всем продажам.
Оформите доставку клиенту в документе реализации
Самый частый случай — продажа товара с платной доставкой. Откройте документ «Реализация товаров и услуг» (в УТ — «Реализация»), заполните табличную часть товарами, затем добавьте строку с услугой «Доставка». Укажите количество 1, цену и ставку НДС.
Если продажа идёт через «Заказ клиента», услугу доставки добавляют в заказ на этапе согласования — тогда она автоматически попадёт в реализацию и в счёт на оплату. Это удобно, когда менеджер сразу озвучивает клиенту полную стоимость с учётом доставки.
При проведении документа программа сформирует проводки по отражению выручки от услуги (Дт 62 Кт 90.01) и начислит НДС. Стоимость доставки попадёт в печатную форму ТОРГ-12 или УПД отдельной строкой — проверьте, что клиенту нужен именно такой вариант, некоторые покупатели просят не выделять доставку в документах.
- 1Создайте документ «Реализация» или откройте его из заказа клиента
- 2Заполните табличную часть товарами
- 3Добавьте строку с номенклатурой типа «Услуга» — «Доставка»
- 4Укажите цену и ставку НДС услуги
- 5Проверьте итоговую сумму и проведите документ
- 6Распечатайте УПД и убедитесь, что доставка отражена корректной строкой
Учтите услуги стороннего перевозчика
Когда доставку выполняет транспортная компания, её счёт оформляется документом «Поступление услуг и других активов» (в УТ 11 — «Услуги и другие активы» в разделе закупок). В документе укажите контрагента-перевозчика, номенклатуру услуги и, что критично, статью расходов.
Статья расходов определяет, куда попадут затраты. Если доставка относится к конкретной продаже и вы её компенсируете за счёт клиента — используйте статью с вариантом распределения «На расходы продажи» и аналитикой по заказу. Если доставка относится к поступлению товара — статья должна распределяться на себестоимость.
Для распределения транспортных расходов на себестоимость поступившего товара в УТ и КА есть механизм: в документе поступления услуг укажите, что расход относится к конкретному поступлению товаров, и задайте базу распределения — пропорционально стоимости, количеству или весу. После проведения себестоимость товара увеличится на долю доставки.
Закрытие месяца выполнит окончательное распределение: регламентная операция «Расчёт себестоимости» учтёт транспортные расходы по правилам учётной политики. До закрытия месяца цифры в отчётах по валовой прибыли могут быть предварительными.
Как проверить, что доставка учлась правильно
После проведения документов выполните контрольные проверки. Сформируйте отчёт «Валовая прибыль» или «Анализ себестоимости» и убедитесь, что расходы на доставку попали в ожидаемую аналитику: на конкретный заказ, направление деятельности или себестоимость товара.
Проверьте проводки документа реализации кнопкой «Показать проводки»: выручка от услуги доставки должна пройти по счёту 90, а НДС — по 90.03. Для поступления услуг перевозчика проводка должна быть Дт 44 (или 41 при включении в себестоимость) Кт 60.
Сверьте книгу покупок и книгу продаж: счёт-фактура перевозчика должен попасть в книгу покупок, а услуга доставки в вашей реализации — в книгу продаж. Если услуга отражена с неверной ставкой НДС, декларация потребует корректировки.
Как проверить результат
Дт 62 Кт 90.01, НДС на 90.03, услуга в УПД отдельной строкой
Услуга прошла как товар или без НДС при облагаемой ставке
Дт 44 или 41 Кт 60, статья расходов заполнена
Пустая статья расходов, сумма зависла без аналитики
Расходы на доставку видны в себестоимости или расходах продажи
Доставка не отражается или удваивается
Счёт-фактура перевозчика зарегистрирован
Документ не проведён или неверный код вида операции
Типичные ошибки при проведении доставки
Наиболее частая ошибка — оформление доставки номенклатурой с типом «Товар» вместо «Услуга». Программа тогда требует складского движения, которого нет, и в учёте появляются отрицательные остатки или зависшие резервы.
Вторая ошибка — незаполненная статья расходов в поступлении услуг перевозчика. Сумма зависает без аналитики, не попадает в себестоимость и искажает финансовый результат. Третья — двойной учёт: доставку включают и в цену товара, и отдельной услугой, из-за чего выручка завышается.
Отдельная группа проблем — НДС. Если доставка входит в стоимость реализации, она облагается по ставке товара; если это отдельная услуга перевозки по агентской схеме — применяются правила агентского учёта. Смешение схем приводит к ошибкам в декларации.
Когда стандартных средств недостаточно
Если у компании собственный автопарк и нужно планировать маршруты, учитывать топливо, путевые листы и пробег, типовой торговой конфигурации не хватит. Для этого существуют отраслевые решения на платформе 1С — модули управления транспортом (TMS), которые интегрируются с УТ или ERP и передают стоимость рейса в учёт.
Для интернет-магазинов часто применяют интеграцию со службами доставки (СДЭК, Boxberry и подобные) через обмены: заказ с адресом уходит в личный кабинет службы, а стоимость доставки возвращается в заказ в 1С. Такие обмены настраиваются через типовые механизмы интеграции или внешние обработки.
Если сомневаетесь в корректности схемы учёта — особенно при агентских договорах с перевозчиками или смешанных ставках НДС — согласуйте методологию с бухгалтером до начала массового оформления документов. Исправление учёта задним числом требует сторнирования и корректировочных документов.
Что важно запомнить
Доставка в 1С оформляется услугой в реализации или заказе, а затраты на неё — поступлением услуг с правильной статьей расходов. Метод учёта задаётся учётной политикой, результат проверяется проводками и отчётами по себестоимости.
Частые вопросы о проведении доставки в 1С
Можно ли оформить бесплатную доставку для клиента?
Да. В этом случае услуга в реализацию не добавляется, а расходы на перевозчика относятся на счёт 44 «Расходы на продажу» через поступление услуг. Такие затраты уменьшают финансовый результат, но не увеличивают выручку и себестоимость товара.
Как включить доставку в себестоимость товара при поступлении?
В документе поступления услуг от перевозчика укажите статью расходов с вариантом распределения на себестоимость товаров и свяжите её с документом поступления товара. Распределение выполнится пропорционально выбранной базе — стоимости, количеству или весу — при расчёте себестоимости.
Какой тип номенклатуры выбрать для услуги доставки?
Тип «Услуга». Номенклатура с типом «Товар» потребует складских движений и приведёт к ошибкам в остатках. Для услуги также настраиваются счёт учёта, статья доходов и ставка НДС.
Что делать, если доставка проведена с ошибкой в прошлом периоде?
Не редактируйте документы закрытого периода напрямую. Оформите корректировку реализации или сторнирующий документ текущей датой и согласуйте с бухгалтером необходимость уточнённой декларации по НДС, если ошибка затронула налог.
Нужна ли отдельная услуга доставки в УПД?
Если доставка выставляется клиенту отдельно, её показывают отдельной строкой в УПД с соответствующей ставкой НДС. Если стоимость доставки включена в цену товара, отдельная строка не нужна — но тогда и в учёте услуга не выделяется.
Как учесть доставку при работе через маркетплейс?
При схеме FBO доставку до склада маркетплейса учитывают как услуги перевозчика с отнесением на расходы продажи. При FBS логистику последней мили обычно выполняет площадка, и её стоимость отражается в отчёте комиссионера как удержанное вознаграждение или отдельная услуга — по отчёту маркетплейса.