Как проводить кассовые чеки в 1С

Проведение кассовых чеков в 1С — это не просто нажатие кнопки «Пробить чек». За этим действием стоят настройка подключения к ККТ, корректные документы продажи, правильные ставки НДС и признаки предмета расчёта, а также передача данных в ОФД. Ошибка на любом из этапов приводит к расхождениям между учётом в программе и фискальными данными, а это уже риск претензий со стороны налоговой.

Механика зависит от конфигурации: в «1С:Рознице» чеки ведутся как отдельные документы «Чек ККМ», в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» — через «Отчёт о розничных продажах» и документы оплаты, в «1С:Бухгалтерии» розничная выручка отражается через «Отчёт о розничных продажах» или поступление наличных. Ниже разобран общий порядок, подходящий для большинства торговых конфигураций, с уточнениями по сценариям.

Перед началом работы убедитесь, что касса зарегистрирована в ФНС, договор с ОФД действует, а в 1С настроено подключение к фискальному регистратору. Без этого чек либо не пробьётся, либо пробьётся с ошибками в реквизитах.

Подготовка: подключение ККТ и настройка кассы в 1С

Сначала фискальный регистратор подключается к компьютеру и устанавливается драйвер производителя (Атол, Штрих-М, Viki Print и др.). В 1С переходите в раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» (в Рознице — «Настройки» → «Подключаемое оборудование»), добавляете новое устройство типа «ККТ с передачей данных», выбираете обработку драйвера и выполняете тест подключения. Если тест прошёл успешно — 1С видит кассу и может отправлять на неё команды.

Далее заполняется справочник «Кассы ККМ»: указывается организация, склад, тип кассы (фискальный регистратор), регистрационный номер ККТ и параметры налогообложения. Система налогообложения в карточке кассы должна совпадать с той, что указана при регистрации кассы в ФНС, иначе чек будет отбит с неверным реквизитом, и это формально нарушение.

Какие документы формируют кассовый чек

В «1С:Рознице» основной документ — «Чек ККМ». Он одновременно отражает продажу в учёте и является командой для фискализации: при нажатии «Пробить чек» данные уходят на ККТ, чек печатается и передаётся в ОФД. Продажи за смену аккумулируются, а закрытие смены формирует «Отчёт о розничных продажах» со списанием товара со склада.

В «1С:Управление торговлей» розничная продажа оформляется либо через «Чек ККМ» в РМК (рабочем месте кассира), либо оптовая продажа с оплатой наличными — через «Приходный кассовый ордер» с последующим пробитием чека из документа реализации. В «1С:Бухгалтерии» для автоматизированной точки используется «Отчёт о розничных продажах», а чек пробивается из формы оплаты.

Сравнение вариантов

Чек ККМ (Розница, РМК в УТ)

Подходит для потоковой розницы: быстрый ввод, сканер штрихкодов, автоматическое списание при закрытии смены. Требует настроенного рабочего места кассира.

Отчёт о розничных продажах

Подходит для сводного учёта выручки за день, когда чеки пробиваются на внешней кассе. Не фискализируется из 1С напрямую.

ПКО + чек из реализации

Подходит для разовых наличных оплат от покупателей при оптовой схеме. Требует дисциплины: чек должен быть пробит на каждую наличную оплату.

Пошаговое проведение чека прихода

Откройте рабочее место кассира или создайте новый документ «Чек ККМ». Подберите товары сканером или вручную, проверьте цены и примените скидки, если они предусмотрены. Убедитесь, что у каждой позиции корректно заполнена ставка НДС — она подтягивается из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке чека.

Выберите форму оплаты: наличные, платёжная карта или смешанная. При оплате картой сумма должна пройти через эквайринговый терминал — в 1С это фиксируется отдельной строкой оплаты. Нажмите «Пробить чек»: программа отправит данные на ККТ, чек будет напечатан и уйдёт в ОФД. Признак успеха — чек в статусе «Пробит», в журнале отображается фискальный номер и ФП.

1. 1
   Откройте смену, если она ещё не открыта (кнопка «Открыть смену» в РМК)
2. 2
   Создайте «Чек ККМ» и добавьте товары сканером или подбором
3. 3
   Проверьте ставки НДС и итоговую сумму
4. 4
   Выберите вид оплаты: наличные, карта или смешанная
5. 5
   Нажмите «Пробить чек» и дождитесь печати
6. 6
   Убедитесь, что чек в статусе «Пробит» и ушёл в ОФД

Возвраты, отмены и коррекции

Возврат товара в день покупки и в другой день оформляется документом «Чек ККМ на возврат» на основании исходного чека. В Рознице это делается кнопкой «Возврат» из формы чека: программа подтянет состав продажи, вы укажете возвращаемые позиции и пробьёте чек с признаком «возврат прихода». Деньги выдаются покупателю тем же способом, которым была оплата.

Если чек пробит ошибочно (неверная сумма, лишняя позиция) и покупатель ещё у кассы, чек можно аннулировать до его фискализации — после фискализации аннулирование невозможно, оформляется возврат. Если ошибка обнаружена позже и кассовая дисциплина нарушена (например, чек не пробит вовремя), оформляется чек коррекции — в 1С это делается через документ коррекции с указанием основания.

Закрытие смены и сверка итогов

По окончании рабочего дня кассир закрывает смену: в РМК нажимается «Закрыть смену», на ККТ печатается Z-отчёт, а 1С формирует «Отчёт о розничных продажах» и документ «Выемка денежных средств» при инкассации. Срок смены не должен превышать 24 часа — при превышении ФН блокирует пробитие чеков до закрытия смены.

После закрытия сверьте три источника: сумму Z-отчёта, данные «Отчёта о розничных продажах» в 1С и личный кабинет ОФД. Все три должны совпадать по итоговой выручке, суммам наличных и безналичных платежей. Расхождение — повод искать непробитые или зависшие чеки: в журнале чеков они обычно видны по статусу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус чека в журнале

Норма

«Пробит», есть фискальный номер и ФП

Тревожный признак

«Не пробит», «Отложен» или ошибка передачи

Данные в ОФД

Норма

Чек появился в личном кабинете ОФД в течение нескольких минут

Тревожный признак

Чека нет спустя длительное время — проверяйте связь кассы с интернетом

Итоги дня

Норма

Z-отчёт = отчёт о розничных продажах = данные ОФД

Тревожный признак

Суммы расходятся — есть зависшие или дублированные чеки

НДС, признаки расчёта и маркировка в чеке

Ставка НДС в чеке берётся из карточки номенклатуры. Для организаций на ОСНО ставки указываются явно (включая льготные), для спецрежимов — «без НДС», если нет обязанности начислять налог. Неверная ставка в чеке искажает фискальные данные, поэтому при смене ассортимента или налогового режима проверяйте настройки номенклатуры.

Признак способа расчёта (полный расчёт, предоплата, аванс, кредит) определяется сценарием оплаты: при полной оплате товара сразу — «полный расчёт», при авансе — отдельный чек с соответствующим признаком, а при отгрузке в счёт аванса — второй чек с зачётом. Для маркированных товаров (обувь, одежда, табак, молочная продукция и др.) в чек обязательно передаётся код маркировки — он считывается 2D-сканером в момент продажи, и без него чек не пройдёт.

Частые вопросы

Что делать, если чек пробился, но не ушёл в ОФД?

Проверьте интернет-соединение кассы и статус обмена в настройках ККТ. Непереданные чеки копятся в фискальном накопителе и отправляются при восстановлении связи. Если данные не передаются дольше допустимого срока (обычно 30 дней), ФН блокируется — тогда потребуется замена накопителя и перерегистрация кассы.

Можно ли пробить чек задним числом?

Нет. Фискальный накопитель фиксирует реальную дату и время, изменить их невозможно. Если продажа прошла без чека, оформляется чек коррекции с текущей датой и указанием основания.

Как пробить чек при оплате частично наличными, частично картой?

В форме оплаты чека добавьте две строки оплаты: наличные на одну сумму и платёжная карта на остаток. Сумма по карте должна совпадать с операцией на эквайринговом терминале, иначе возникнет расхождение в сверке эквайринга.

Нужно ли пробивать чек при безналичной оплате от юридического лица?

При оплате по безналичному расчёту через расчётный счёт чек, как правило, не требуется — расчёт подтверждается банковскими документами. Чек нужен при наличной оплате и оплате картой физлицом, включая случаи, когда покупатель действует от имени организации.

Что делать, если смена не закрылась из-за ошибки?

Сначала проверьте журнал чеков на непробитые или зависшие документы — они часто блокируют закрытие. Устраните их (пробейте или пометьте на удаление по правилам конфигурации), затем повторите закрытие смены. Помните про ограничение в 24 часа: при превышении касса перестанет пробивать чеки.