Как провести наложенный платеж в 1С: пошаговая инструкция

Наложенный платеж — это схема, при которой покупатель оплачивает товар при получении в отделении транспортной компании или почты, а продавец получает деньги позже, после того как перевозчик перечислит выручку. В 1С эта операция не имеет отдельного «закрытого» документа, поэтому её проводят цепочкой стандартных документов: заказ, отгрузка, затем поступление оплаты от транспортной компании или напрямую от покупателя.

Основная сложность — разрыв во времени между отгрузкой товара и получением денег. Если просто оформить реализацию и забыть про оплату, задолженность повиснет на покупателе, а деньги от транспортной компании потом будет сложно сопоставить с конкретной отправкой. Правильно выстроенная схема позволяет видеть, какие посылки ещё не оплачены, какие оплачены, но деньги в пути, и какие средства уже зачислены на расчётный счёт.

Ниже разобрана типовая схема для конфигураций «1С:Управление торговлей 11», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика документов везде одинаковая.

Как устроен учёт наложенного платежа в 1С

При наложенном платеже участвуют три стороны: продавец, покупатель и перевозчик (Почта России, СДЭК, Boxberry и т. п.). Покупатель платит перевозчику, перевозчик удерживает комиссию и перечисляет остаток продавцу. В учёте это порождает два вопроса: кто является плательщиком в банковской выписке и как учесть комиссию перевозчика.

Есть два рабочих подхода. Первый — считать дебитором покупателя: реализация оформляется на него, а поступление денег от транспортной компании зачитывается как оплата по этому долгу. Второй — учитывать задолженность за перевозчиком: после отгрузки долг покупателя переводится на транспортную компанию документом «Корректировка задолженности» или «Взаимозачёт задолженности», а оплата приходит уже от перевозчика. Второй вариант точнее отражает экономический смысл: после получения денег перевозчиком должником становится именно он.

Подготовка: настройка способа оплаты и договора с перевозчиком

Перед первой отправкой создайте в справочнике «Виды оплат» или в условиях продажи отдельный способ оплаты, например «Наложенный платеж». Это позволит фильтровать заказы и строить отчёты по неоплаченным отправкам. В УТ 11 способ оплаты указывается в заказе клиента на вкладке оплаты, в УНФ — в заказе покупателя в поле «Способ оплаты».

Заведите транспортную компанию как контрагента с типом «Прочие» или «Поставщик/Покупатель» — в зависимости от того, как вы будете учитывать её комиссию. Создайте с ней отдельный договор, например «Договор на услуги доставки (наложенный платеж)». Если перевозчиков несколько, каждому нужен свой контрагент и договор — иначе сверка взаиморасчётов превратится в ручную разборку.

Проверьте, что в учётной политике и настройках взаиморасчётов разрешён учёт по заказам или по накладным — это упростит контроль конкретных отправлений. В УТ 11 это настраивается в разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Взаиморасчёты с клиентами».

Шаг 1. Оформление заказа и отгрузки

Создайте документ «Заказ клиента» (в УНФ — «Заказ покупателя»). Укажите покупателя, товары, итоговую сумму, которую он должен оплатить при получении, и способ оплаты «Наложенный платеж». Если используете статусы заказов, переведите заказ в состояние «К отгрузке».

На основании заказа оформите «Реализацию товаров и услуг» (в УНФ — «Расходная накладная»). Именно этот документ спишет товар со склада и сформирует выручку и задолженность покупателя. Дата реализации — дата фактической передачи посылки перевозчику.

Номер отправления (трек-номер) зафиксируйте в комментарии к реализации или в дополнительном реквизите заказа. Это критично для последующей сверки: деньги от перевозчика часто приходят сводным платежом сразу за несколько отправлений, и без трек-номеров разнести их по заказам будет сложно.

1. 1
   Создайте заказ клиента с способом оплаты «Наложенный платеж» и суммой к оплате при получении
2. 2
   На основании заказа проведите реализацию (расходную накладную) датой передачи посылки перевозчику
3. 3
   Укажите трек-номер отправления в комментарии или дополнительном реквизите
4. 4
   Проверьте, что товар списался со склада, а в отчёте по взаиморасчётам появилась задолженность покупателя

Шаг 2. Поступление денег от транспортной компании

Когда перевозчик перечислит собранные средства, в банковской выписке появится поступление от его имени. Загрузите выписку через «Клиент-банк» или создайте документ «Поступление безналичных денежных средств» вручную с видом операции «Оплата от покупателя».

Дальше возможны два сценария. Если вы ведёте долг за покупателем, в документе поступления укажите плательщика — транспортную компанию, а в табличной части расшифровки платежа выберите договор и заказ конкретного покупателя. Программа позволяет указать плательщика, отличного от контрагента в расшифровке, — это штатная возможность для оплат через третьих лиц.

Если вы перевели долг на перевозчика документом корректировки задолженности, то поступление оформляется стандартно на договор с транспортной компанией, и задолженность закрывается автоматически. Этот вариант удобнее при больших объёмах: отчёт по взаиморасчётам с перевозчиком сразу покажет, сколько он вам должен по всем отправлениям.

Шаг 3. Учёт комиссии перевозчика

Перевозчик удерживает комиссию за услугу наложенного платежа, поэтому на счёт приходит сумма меньше стоимости товара. Разницу нужно отразить, иначе задолженность не закроется полностью.

Самый прозрачный способ — оформить документ «Поступление услуг» (или «Поступление товаров и услуг» с услугой) на транспортную компанию на сумму комиссии, а затем провести взаимозачёт между её долгом за собранные деньги и вашим долгом за услуги доставки. В УТ 11 для этого используется документ «Взаимозачёт задолженности», в УНФ — «Взаимозачет».

Комиссия относится на расходы — как правило, на счёт затрат на продажу (44 в бухгалтерском учёте) или в состав прочих расходов, в зависимости от учётной политики. Статью расходов выберите заранее и используйте одинаковую, чтобы аналитика не распадалась.

Если отправлений много, удобнее разносить комиссию сводно раз в месяц по акту или отчёту перевозчика, а не по каждой посылке. Сумма взаимозачёта при этом закрывается одним документом на весь период.

Контроль неоплаченных отправлений

Главный риск наложенного платежа — посылки, которые покупатель не забрал или за которые перевозчик ещё не перечислил деньги. Для контроля используйте отчёт «Задолженность клиентов» (УТ 11) или «Дебиторская задолженность» (УНФ) с отбором по способу оплаты или по договору перевозчика.

Полезно вести внутренний реестр отправлений: трек-номер, дата отправки, сумма, статус. Сверяйте его с поступлениями не реже раза в неделю. Отправления, по которым деньги не пришли в разумный срок (обычно это несколько недель в зависимости от условий перевозчика), нужно выяснять: либо посылка ещё в пути, либо покупатель отказался от получения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Взаиморасчёты по заказу покупателя

Норма

Задолженность закрыта полностью после поступления и зачёта комиссии

Тревожный признак

Остаток долга равен комиссии — комиссия не проведена

Отчёт по договору с перевозчиком

Норма

Долг перевозчика соответствует отправлениям в пути

Тревожный признак

Старые зависшие суммы по давно доставленным посылкам

Списание товара

Норма

Товар списан со склада в дату отгрузки

Тревожный признак

Товар числится на складе при выданной посылке

Возвраты и невыкупленные посылки

Если покупатель не забрал посылку, товар вернётся на склад. В этом случае оформите «Возврат товаров от клиента» на основании реализации — товар вернётся в остатки, а задолженность покупателя закроется. Оплаты не было, поэтому возвращать деньги не нужно.

Комиссию перевозчика за обратную доставку и за несостоявшийся наложенный платеж придётся признать расходом — оформите поступление услуг от транспортной компании. Проигнорировать эти суммы нельзя: они будут предъявлены в акте или удержаны из других перечислений.

Особенности для разных конфигураций

В «1С:Управление торговлей 11» удобно использовать механизм «Оплата платёжной картой/через третьих лиц» и детальную расшифровку в поступлении ДС. В «1С:Управление нашей фирмой» схема проще: заказ покупателя → расходная накладная → поступление на счёт с указанием заказа в расшифровке.

В «1С:Рознице» наложенный платеж как таковой не типовой сценарий — программа рассчитана на торговлю в точке продаж. Если интернет-заказы ведутся в Рознице, отгрузку оформляют через реализацию, но контроль оплат обычно выносят в связанную конфигурацию (УТ или УНФ) через обмен.

Если вы работаете с маркетплейсными агрегаторами доставки, проверьте, есть ли в вашей версии конфигурации готовая интеграция или обработка загрузки отчётов перевозчика — это избавит от ручного ввода поступлений.

Частые вопросы

Кто должен быть плательщиком в поступлении денег — покупатель или транспортная компания?

Оба варианта допустимы. Если долг учитывается за покупателем, укажите перевозчика в поле «Плательщик», а в расшифровке — договор и заказ покупателя. Если долг переведён на перевозчика корректировкой задолженности, поступление оформляется на договор с перевозчиком.

Как закрыть разницу между суммой посылки и поступившими деньгами?

Разница — это комиссия перевозчика. Оформите поступление услуг на сумму комиссии и проведите взаимозачёт задолженности. После этого долг по заказу закроется полностью.

Что делать, если покупатель не забрал посылку?

Оформите возврат товаров от клиента на основании реализации: товар вернётся на склад, задолженность закроется. Расходы на обратную доставку и комиссию отразите как услуги транспортной компании.

Можно ли проводить наложенный платеж одним документом?

Нет, типового единого документа для наложенного платежа в стандартных конфигурациях нет. Операция всегда разбивается минимум на отгрузку и поступление оплаты, а при учёте комиссии добавляется документ услуг и взаимозачёт.

Как быстро найти все неоплаченные наложенные отправления?

Используйте отчёт по задолженности клиентов с отбором по способу оплаты «Наложенный платеж» либо отчёт по взаиморасчётам с перевозчиком, если долг переведён на него. Регулярная сверка с реестром трек-номеров покажет зависшие посылки.

Нужен ли кассовый чек при наложенном платеже?

По общему правилу расчёт происходит при вручении товара, и обязанность по применению ККТ зависит от того, кто принимает деньги и как организован процесс. Этот вопрос зависит от вашей схемы работы и актуальных требований законодательства — уточните его у своего бухгалтера или у перевозчика, который может выступать платёжным агентом.