Как завести заказ поставщику в 1С

Документ «Заказ поставщику» в 1С фиксирует намерение компании закупить товары или услуги: что покупаем, у кого, по какой цене и в какие сроки. На его основании позже оформляются поступление товаров и оплата, а менеджер по закупкам видит, что уже заказано, а что ещё нужно докупить. Без корректно оформленного заказа ломается цепочка планирования закупок и контроля взаиморасчётов.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP Управление предприятием 2» — в них механизм заказов реализован наиболее полно. В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:Бухгалтерии» логика похожа, но состав полей и статусов отличается. Точные названия команд могут немного различаться в зависимости от релиза и настроек интерфейса.

Где находится документ и что подготовить заранее

Документ находится в разделе «Закупки» (в некоторых интерфейсах — «Продажи и закупки» или «Закупки и поставщики») → «Заказы поставщикам». Если пункта нет в меню, откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» и убедитесь, что включена функциональная опция «Заказы поставщикам». Без включённой опции документ в системе недоступен.

Перед созданием заказа проверьте, что в базе заполнены справочники: контрагент-поставщик с корректными реквизитами, договор или соглашение с поставщиком, номенклатура закупаемых товаров, склад поступления и организация, от имени которой оформляется закупка. Если поставщик новый — заведите его карточку заранее, иначе придётся прерывать заполнение заказа.

Также уточните у себя в компании, используется ли согласование заказов. Если в настройках включён режим согласования, заказ не перейдёт в исполнение, пока его не утвердит ответственный сотрудник, и это нормальное поведение, а не ошибка.

Создание документа и заполнение шапки

Нажмите «Создать» в списке заказов. В шапке документа последовательно заполните ключевые поля: организацию, поставщика (контрагента), соглашение или договор, склад поступления. После выбора соглашения часть условий — валюта, цены, порядок оплаты — подтянется автоматически, если они заданы в карточке соглашения.

Проверьте поле «Менеджер» — по умолчанию подставляется текущий пользователь, и именно он будет ответственным за заказ в отчётах. Если в компании ведётся учёт по подразделениям, укажите подразделение-заказчика. Поле «Приоритет» помогает сортировать заказы по важности при большом объёме закупок.

Обратите внимание на дату документа и планируемую дату поступления. Дата поступления используется механизмами планирования и обеспечения потребностей: если оставить её пустой или поставить произвольную, отчёты по срокам поставок будут показывать искажённую картину.

Заполнение табличной части с товарами

Товары добавляются на вкладке «Товары» кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Подбор» / «Заполнить» → «Подобрать товары»). Подбор удобнее при большом количестве позиций: он показывает остатки, цены и позволяет добавлять несколько строк сразу.

Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Если в соглашении настроены цены поставщика, они подставятся автоматически — проверьте их актуальность по последнему прайсу. Сумма по строке и итог по документу пересчитаются сами.

Если заказ создаётся для обеспечения конкретной потребности (под заказ клиента или под производство), используйте обособление: в строке укажите назначение или создайте заказ поставщику прямо из документа-потребности командой «Создать на основании». Тогда система свяжет документы, и при поступлении товар зарезервируется под нужный заказ.

1. 1
   Включите опцию «Заказы поставщикам» в настройках раздела «Закупки», если документ недоступен
2. 2
   Проверьте справочники: поставщик, договор, номенклатура, склад, организация
3. 3
   Создайте документ: «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать»
4. 4
   Заполните шапку: организация, поставщик, соглашение, склад, дата поступления
5. 5
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество, цены и НДС
6. 6
   Установите статус «К поступлению» и проведите документ
7. 7
   Проверьте заказ в отчёте «Состояние выполнения заказов»

Статусы заказа и проведение документа

Статус определяет, на каком этапе находится заказ. Типовой жизненный цикл: «Не согласован» → «Согласован» → «К поступлению» → «Закрыт». Документ в статусе «Не согласован» обычно не участвует в планировании обеспечения — система не считает его подтверждённой потребностью.

Перед проведением установите рабочий статус: если согласование не используется, сразу ставьте «К поступлению». После проверки всех полей нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Заказ переходит в статус «Закрыт» автоматически, когда по нему полностью оформлены поступления и оплаты, либо его можно закрыть вручную с отменой непоставленных строк.

Проверка результата и дальнейшие действия

После проведения убедитесь, что заказ виден в учёте. Основной инструмент — отчёт «Состояние выполнения заказов» (раздел «Закупки» → «Отчёты по закупкам»): он показывает, сколько заказано, сколько поступило и сколько оплачено по каждому заказу. Также заказ появится в обработке «Управление закупками» и в карточке расчётов с поставщиком.

На основании заказа дальше оформляются: «Приобретение товаров и услуг» (поступление), «Счёт на оплату поставщику» и оплата через казну или банк. Создавайте эти документы командой «Создать на основании» из заказа — тогда система свяжет их и сможет контролировать соответствие количества и сумм.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведён

Норма

В списке заказов нет серой пометки «не проведён», статус «К поступлению»

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён — он не участвует в планировании

Отчёт «Состояние выполнения заказов»

Норма

Заказ отображается с корректными суммами и количеством

Тревожный признак

Заказа нет в отчёте или суммы не совпадают с документом

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Заказ виден в карточке расчётов по выбранному договору

Тревожный признак

Заказ привязан к другому договору — задолженность будет учитываться отдельно

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — дублирование заказов, когда менеджер создаёт новый заказ вместо корректировки существующего. Это приводит к завышению планируемых закупок и лишним резервам. Перед созданием проверьте список заказов по этому поставщику за текущий период.

Вторая типичная ошибка — неверный склад поступления. Если компания работает с несколькими складами, а в заказе указан не тот, товар при поступлении «приедет» не туда, и потребуется перемещение. Третья ошибка — неправильная ставка НДС в строках: она влияет на сумму оплаты и последующий учёт входного НДС.

Учитывайте ограничение: заказ поставщику не формирует проводок по бухгалтерскому и складскому учёту. Если нужно сразу отразить поступление без этапа заказа (например, разовая закупка), создавайте сразу документ «Приобретение товаров и услуг» — заказ в этом случае необязателен.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить заказ поставщику после того, как по нему было поступление?

Да, но с ограничениями. Строки, по которым уже оформлено поступление, нельзя удалить или уменьшить ниже фактически поступившего количества. Можно скорректировать непоставленные строки, добавить новые позиции или закрыть заказ с отменой остатка. Для значительных изменений используйте документ «Корректировка заказа поставщику», если он предусмотрен в вашей конфигурации.

Что делать, если поставщик привёз больше или меньше, чем в заказе?

При частичной поставке оформите поступление на фактическое количество — заказ останется открытым по недопоставленному остатку. Если допоставка не планируется, закройте заказ вручную с отменой непоставленных строк. При поставке сверх заказа либо увеличьте количество в заказе перед поступлением, либо оформите поступление без заказа на разницу — зависит от настроек контроля в вашей системе.

Обязательно ли создавать заказ перед поступлением товара?

Нет, заказ — инструмент планирования, а не обязательный этап. Для разовых закупок можно сразу оформить «Приобретение товаров и услуг». Но если в настройках склада или соглашения включён режим «приёмка по заказам», поступление без заказа создать не получится — тогда заказ обязателен.

Почему заказ не виден в отчётах по обеспечению потребностей?

Чаще всего причина в статусе: заказы в статусе «Не согласован» не считаются подтверждённой потребностью. Проверьте также, что документ проведён, а не просто записан, и что в строках указаны корректные дата поступления и склад. Если используется согласование — дождитесь утверждения заказа ответственным сотрудником.

Как отменить заказ, который уже не нужен?

Если по заказу не было ни поступлений, ни оплат — установите статус «Отменён» или пометьте документ на удаление и выполните удаление помеченных. Если часть строк уже исполнена, используйте закрытие заказа с отменой непоставленных строк: система снимет резервы и потребности по остатку, а исполненная часть сохранится в учёте.