Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С принять товар на ответственное хранение
Как в 1С оформить прием товара на ответственное хранение: настройка ордерного склада, документы поступления, отгрузка, отчеты и контроль остатков.
Прием товара на ответственное хранение — распространенная операция в оптовой торговле, логистике и на комиссионных схемах. Товар физически находится на вашем складе, но право собственности на него остается у поклажедателя, поэтому проводить его как обычное поступление нельзя: иначе он попадет в ваши товарные остатки, НДС и бухгалтерскую отчетность.
В типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация для этого предусмотрен отдельный механизм: товар учитывается на складе количественно, но не включается в собственные запасы организации. Ниже разобран порядок настройки, оформления приема и отгрузки, а также контроль остатков и типичные ошибки.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации без существенных доработок. Если ваша база сильно переработана, названия документов и разделов могут отличаться — в этом случае сверяйтесь с описанием изменений от вашего внедренца.
Какие документы и механизмы 1С используются для ответственного хранения
В УТ 11 и ERP прием на хранение оформляется документом «Приемка товаров на хранение», а возврат поклажедателю — документом «Отгрузка товаров с хранения». Оба документа находятся в разделе «Склад и доставка» (в ERP — «Склад»). Если этих документов нет в меню, значит, соответствующая функциональная опция отключена, и сначала нужно выполнить настройку.
Учет ведется по двум измерениям: склад и поклажедатель (контрагент). Это позволяет видеть, чей товар лежит на каждом складе, сколько единиц и по каким договорам. Движения по хранению не формируют проводок по счетам товарных запасов организации — товар отражается за балансом (в бухгалтерском учете это счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»).
Если в компании используется ордерная схема склада, приемка дополнительно оформляется распоряжением и приходным ордером: менеджер создает документ поступления на хранение, а кладовщик подтверждает фактический прием ордером. Это снижает риск расхождений между учетными и фактическими остатками.
Настройка перед первым приемом товара
Прежде чем принимать товар, включите функциональность хранения. В УТ 11 перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и установите флаг использования приемки товаров на хранение (в разных релизах пункт может называться «Товары, принятые на ответственное хранение» или находиться в группе настроек ордерного склада и статусов).
Далее проверьте карточку склада. Для склада, на котором будет храниться чужой товар, рекомендуется включить ордерную схему документооборота при поступлении и отгрузке — тогда фактический прием будет подтверждаться отдельным ордером, а не только учетным документом. Это особенно важно, когда учет ведет офис, а склад работает отдельно.
Заведите договор с поклажедателем с соответствующим типом (хранение / комиссия — в зависимости от релиза и схемы работы) и убедитесь, что в карточке контрагента корректно заполнены реквизиты: они попадут в печатные формы. Если приемка оформляется на основании договора хранения, номер и дата договора понадобятся при инвентаризации и спорах.
Пошаговый прием товара на хранение
Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приемка товаров на хранение» и создайте новый документ. Заполните ключевые поля: организация-хранитель, склад, контрагент-поклажедатель, договор. Затем добавьте товары табличной частью — вручную, подбором или сканером штрихкодов. Укажите количество и, если требуется, цену поклажедателя для оценки ответственности (эта стоимость не попадает в учетные запасы, но используется при расчетах за ущерб).
Если склад ордерный, после проведения документа кладовщик создает приходный ордер на основании распоряжения и подтверждает фактическое размещение товара. Только после проведения ордера количество появится в складских остатках. Если расхождений нет, статус документа можно перевести в «Принято».
Проверьте результат: откройте отчет по товарам на складах или «Остатки товаров на складах» с отбором по типу запасов «Товары на хранении» (в разных релизах отбор может называться по-разному). Принятый товар должен отображаться с указанием поклажедателя и не должен увеличивать собственные остатки организации.
- 1Включите функциональную опцию хранения в настройках склада и доставки
- 2Проверьте карточку склада и договор с поклажедателем
- 3Создайте документ «Приемка товаров на хранение» и заполните шапку
- 4Добавьте товары с количеством и оценочной стоимостью
- 5Проведите документ; при ордерном складе оформите приходный ордер
- 6Сверьте остатки отчетом с отбором по поклажедателю
Отгрузка и возврат товара поклажедателю
Когда поклажедатель забирает товар, оформляется документ «Отгрузка товаров с хранения» из того же раздела склада. Заполняются те же реквизиты: склад, контрагент, договор, — и указывается отгружаемое количество. Документ уменьшает остаток товара на хранении по этому поклажедателю.
На ордерном складе дополнительно создается расходный ордер, подтверждающий фактическую выдачу со склада. Пока ордер не проведен, товар считается зарезервированным к выдаче, но физически еще числится на складе — это нормальное промежуточное состояние.
Если товар на хранении в дальнейшем выкупается вашей организацией, в типовой конфигурации предусмотрен документ выкупа с хранения (либо оформляется обычное поступление с одновременной отгрузкой с хранения — зависит от релиза). После выкупа товар переходит в собственные запасы и начинает участвовать в себестоимости и НДС.
Контроль остатков и инвентаризация
Для контроля используйте отчеты «Остатки и доступность товаров», «Товары на складах» с отбором по типу запасов и поклажедателю. Регулярная сверка по каждому поклажедателю позволяет вовремя заметить ошибки: например, отгрузку не того товара или списание без документа.
Инвентаризация товаров на хранении оформляется стандартным документом «Пересчет товаров» с указанием склада; в табличную часть попадут и товары на хранении. По результатам расхождений создаются документы списания или оприходования с соответствующим типом операции. Помните: недостача чужого товара — это материальная ответственность перед поклажедателем по договору хранения, а не просто складское расхождение.
Как проверить результат приемки
Товар виден с типом «на хранении» и указанием поклажедателя
Товар попал в собственные запасы организации
Движений по счетам товарных запасов нет
Сформированы проводки по 41 счету
Приходный ордер проведен, статус «Принято»
Распоряжение висит без ордера, остаток не подтвержден
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — оформление приема на хранение обычным документом «Приобретение товаров и услуг». В результате чужой товар попадает в собственные запасы, искажает себестоимость и НДС, а исправление требует сторнирования. Вторая типичная ошибка — работа без договора в документе: тогда отчеты по поклажедателям теряют аналитику, а печатные формы выходят неполными.
Еще одна проблема — смешение схем хранения и комиссии. Это разные правовые отношения: при комиссии товар принимается для продажи от имени комитента, при хранении — только для сохранности. В 1С для них используются разные документы и договоры, и подменять один другим нельзя.
Часто задаваемые вопросы
Нет документа «Приемка товаров на хранение» в меню. Что делать?
Скорее всего, отключена функциональная опция. Проверьте «НСИ и администрирование» → настройки раздела «Склад и доставка» и включите использование ответственного хранения. Если опции нет и там, возможно, у вас недостаточно прав или используется старый релиз — обратитесь к администратору базы.
Чем ответственное хранение отличается от комиссии в 1С?
При хранении товар просто лежит на вашем складе и возвращается поклажедателю. При комиссии вы обязаны его продать от имени комитента. Для комиссии используются документы поступления и отчетов комитенту, для хранения — приемка и отгрузка с хранения. Подменять одно другим нельзя из-за разных налоговых последствий.
Нужно ли указывать цену товара при приемке на хранение?
Цена не обязательна для учета, но рекомендуется: она фиксирует оценку, по которой поклажедатель сможет предъявить претензии при порче или утрате. В стоимостную оценку ваших запасов эта сумма не попадает.
Как принять товар на хранение, если склад ордерный?
Сначала создается и проводится документ «Приемка товаров на хранение» — это распоряжение. Затем кладовщик на его основании оформляет приходный ордер и подтверждает фактический прием. Остаток появляется на складе только после проведения ордера.
Можно ли продать товар, принятый на хранение?
Напрямую продать его как свой нельзя — у вас нет права собственности. Корректные варианты: поклажедатель забирает товар отгрузкой с хранения, либо оформляется выкуп с хранения, после которого товар становится вашим и может быть продан обычной реализацией.
Как отразить хранение в бухгалтерском учете?
При синхронизации с 1С:Бухгалтерией товары на хранении отражаются за балансом на счете 002. Проверьте корректность переноса после обмена и сверьте забалансовые остатки со складскими отчетами по поклажедателям.
Что важно запомнить
Прием на ответственное хранение в 1С оформляется отдельными документами «Приемка товаров на хранение» и «Отгрузка товаров с хранения» после включения соответствующей опции. Товар учитывается по складу и поклажедателю, не попадает в собственные запасы и отражается за балансом. Контролируйте остатки отчетами и не смешивайте хранение с комиссией и обычным поступлением.