Торговля и Склад · 11 мин
Ордерные склады в 1С ERP: как работает схема и как её настроить
Как работает ордерная схема склада в 1С ERP: настройка, документы приходных и расходных ордеров, статусы, типичные ошибки и проверка расхождений.
Ордерная схема склада в 1С ERP разделяет два процесса: оформление товарно-финансовых документов (накладных) и фактическое движение товара по складу. Менеджер выписывает реализацию или поступление, а кладовщик создаёт на её основании приходный или расходный ордер, отражая реальную приёмку или отгрузку. Благодаря этому учётные остатки не меняются, пока склад физически не подтвердил операцию.
Такое разделение нужно там, где документооборот и складские операции выполняют разные люди и в разное время. Например, накладная проведена в офисе утром, а машина с товаром приехала только вечером. Без ордерной схемы программа считала бы товар принятым сразу, и остатки расходились бы с фактом.
Ордерная схема включается для каждого склада отдельно и может работать только на приёмку, только на отгрузку или в обе стороны. Ниже разберём, как это настроить, какие документы участвуют в цепочке, как контролировать расхождения и каких ошибок стоит избегать.
Что такое ордерная схема и когда она нужна
В неордерной схеме накладная сама делает движение по складу: провели реализацию — товар сразу списался с остатков. Это удобно на небольшом складе, где один человек и оформляет документы, и отпускает товар. Но при разделении ролей возникает проблема: менеджер не знает, отгружен ли товар физически, а кладовщик не может влиять на финансовые документы.
Ордерная схема вводит промежуточный слой — складские ордера. Накладная формирует «распоряжение» на приёмку или отгрузку, а ордер подтверждает факт выполнения. Остатки по регистрам складского учёта изменяются именно ордером, а накладная двигает финансовые и управленческие регистры.
Типичные признаки того, что ордерная схема вам нужна: склад и офис территориально разделены; отгрузка происходит позже оформления документов; приёмка требует пересчёта и выявления недостач; есть ответственные кладовщики, которым нужно делегировать только складские операции без доступа к ценам и взаиморасчётам.
Как включить ордерную схему для склада
Настройка выполняется в карточке склада: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» → справочник «Склады и магазины». Откройте нужный склад и на закладке «Ордерная схема и структура» установите флажки использования ордерной схемы отдельно для поступления, отгрузки, перемещения и сборки.
Дополнительно указывается дата начала применения ордерной схемы. Это важно: если по складу уже есть остатки и незакрытые документы, включение «задним числом» приведёт к зависшим распоряжениям и расхождениям. Ставьте дату начала нового периода и перед включением завершите все незакрытые отгрузки и приёмки по этому складу.
Предварительно убедитесь, что в настройках функциональности включена сама возможность ордерных складов: «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» → флажки «Ордерные склады» и «Статусы приходных/расходных ордеров» (статусы нужны для поэтапной работы кладовщика).
Документы и цепочка движения товара
Основная цепочка при отгрузке выглядит так: заказ клиента → реализация товаров и услуг (распоряжение) → расходный ордер на товары. При поступлении: заказ поставщику → приобретение товаров и услуг → приходный ордер на товары. Перемещение между складами может формировать оба ордера: расходный на складе-отправителе и приходный на складе-получателе.
Кладовщик работает через рабочее место «Отгрузка» или «Приемка» (раздел «Склад и доставка»), где видит журнал распоряжений — список накладных, по которым ещё не оформлены ордера. Из этого списка он создаёт ордер, при необходимости корректирует количество по факту и проводит документ.
Если фактическое количество отличается от распоряжения, расхождение фиксируется в ордере. Программа покажет разницу между накладной и ордером, и по ней оформляются корректировки, акты о расхождениях или пересортица — в зависимости от причины.
- 1Менеджер проводит реализацию товаров и услуг по ордерному складу
- 2Кладовщик открывает рабочее место «Отгрузка» и находит распоряжение в списке
- 3На основании распоряжения создаёт расходный ордер, проверяет и при необходимости меняет статус на «Проверен»
- 4Сверяет фактически отобранный товар с ордером, корректирует количество при расхождении
- 5Проводит ордер — товар списывается с остатков склада
- 6Менеджер контролирует отчётом «Оформление накладных и ордеров», что отгрузка закрыта полностью
Статусы ордеров и роли пользователей
Статусы ордеров позволяют отразить этапы складской операции. У расходного ордера типовые статусы: «К отбору», «Подготовлено», «Проверен». Ордер в статусе «К отбору» ещё не влияет на доступные остатки окончательно — он резервирует товар под отгрузку. Проведение в статусе «Проверен» означает, что кладовщик подтвердил факт отгрузки.
Права настраиваются через профили групп доступа: менеджеру достаточно прав на заказы и накладные, кладовщику — на ордера и складские рабочие места. Такое разделение снижает риск случайной правки финансовых документов складом и наоборот.
На практике удобно запретить проведение ордера в статусе «Проверен» любому, кроме ответственного кладовщика, и обязать менеджеров не закрывать смену, пока есть распоряжения без ордеров. Это дисциплинирует процесс без доработок конфигурации.
Контроль расхождений и типовые отчёты
Главный инструмент контроля — отчёт «Оформление накладных и ордеров» (раздел «Склад и доставка» → «Отчёты»). Он показывает соответствие накладных и ордеров: что оформлено полностью, что частично, а где ордер вообще не создан. Регулярный просмотр этого отчёта — основная профилактика зависших распоряжений.
Для анализа фактических остатков используйте «Ведомость по товарам на складах» с группировкой по складу, а для сверки учётных и фактических данных — инвентаризацию через документ «Пересчет товаров». Если ордерная схема работает корректно, остатки в учёте совпадают с фактом в пределах зафиксированных расхождений.
Ещё один полезный отчёт — «Товары к отгрузке» / «Товары к поступлению»: он показывает распоряжения, по которым склад ещё должен выполнить операцию. Это рабочий список задач кладовщика на день.
Как проверить результат
Все накладные закрыты ордерами полностью, нет строк «не оформлено»
Есть накладные без ордеров или частично закрытые распоряжения старше рабочей недели
Учётные остатки совпадают с пересчётом
Систематические расхождения — признак ордеров, проведённых без фактической сверки
Все ордера переведены в «Проверен» после отгрузки
Масса ордеров висит в «К отбору» — товар зарезервирован, но не отгружен
Типичные ошибки при работе с ордерными складами
Самая частая ошибка — создание ордера «вручную» без распоряжения или наоборот, проведение накладной мимо ордерной схемы. В обоих случаях разрывается связь документов, и отчёты по оформлению начинают показывать некорректные данные. Ордер всегда создавайте на основании распоряжения через рабочее место отгрузки или приёмки.
Вторая группа ошибок — работа с датами. Ордер проводится другой датой, чем накладная, и попадает в другой отчётный период. Это допустимо, но при закрытии месяца нужно проверить, нет ли накладных прошлого периода с непроведёнными ордерами: себестоимость и остатки могут посчитаться некорректно.
Третья ошибка — игнорирование расхождений. Кладовщик проводит ордер с фактическим количеством, а менеджер не оформляет корректировку накладной. В итоге по распоряжению вечно висит «неотгруженный» остаток, а взаиморасчёты с клиентом не соответствуют факту отгрузки.
Когда ордерная схема не нужна и альтернативы
Ордерная схема добавляет документооборот, и на малом складе это лишняя работа. Если один сотрудник сам оформляет накладную и сразу отпускает товар, достаточно неордерной схемы: движения делает сама накладная, а контроль остатков выполняется при проведении.
Промежуточный вариант — ордерная схема только на приёмку. Это оправдано, когда поставщики привозят товар с расхождениями и нужна аккуратная приёмка, а отгрузка простая и совпадает с накладными. Настройка независимая по каждому направлению, поэтому комбинируйте под реальный процесс.
Для адресного хранения ордерная схема является обязательной основой: ячеистый склад в 1С ERP работает только поверх ордерной схемы, добавляя отбор и размещение по ячейкам. Если планируете адресный склад в перспективе, включайте ордерную схему заранее и отладьте базовый процесс.
Сравнение вариантов
Малый склад, один сотрудник оформляет и отгружает. Минимум документов, но нет разделения ответственности и фиксации факта приёмки
Разделены роли менеджера и кладовщика, приёмка с пересчётом, отгрузка по факту. Больше документов и дисциплины
Поставки с расхождениями и простая отгрузка. Компромисс между контролем и объёмом документооборота
Крупный склад с ячейками, отбором и размещением. Требует ордерной схемы как основы и обученного персонала
Что важно запомнить
Ордерная схема разделяет накладные и фактическое движение товара через приходные и расходные ордера. Включайте её на «чистом» складе, работайте через рабочие места отгрузки и приёмки, контролируйте расхождения отчётом «Оформление накладных и ордеров» и не оставляйте ордера в промежуточных статусах.
Частые вопросы об ордерных складах в 1С ERP
Можно ли включить ордерную схему только для части товаров на складе?
Нет, настройка действует на склад целиком, а не на отдельные товары. Если нужна разная обработка, создайте отдельные склады (например, «Основной» и «Приёмка») и включайте ордерную схему выборочно для каждого.
Что делать, если ордер создан, но отгрузка отменилась?
Отмените проведение ордера или пометьте его на удаление. Пока ордер проведён, товар считается зарезервированным под него и недоступен для других отгрузок. После отмены распоряжение снова появится в списке к оформлению или может быть закрыто корректировкой накладной.
Почему в отчёте висят «неоформленные» распоряжения старыми датами?
Обычно это накладные, по которым ордер не создан, создан частично или проведён с расхождением без корректировки. Откройте строку отчёта, проверьте связанные документы и либо оформите ордер, либо скорректируйте накладную до фактического количества.
Влияет ли ордерная схема на себестоимость и бухгалтерский учёт?
Ордер двигает только складские регистры; себестоимость и проводки формируют накладные. Но если ордер проведён в другом периоде, чем накладная, при расчёте себестоимости могут возникнуть особенности — поэтому при закрытии месяца проверяйте полноту оформления ордеров.
Можно ли работать с ордерами с мобильного устройства или ТСД?
Да, для терминалов сбора данных и мобильных решений существуют расширения и отраслевые решения, которые работают поверх ордерной схемы: кладовщик сканирует товар, а ордер формируется и проводится по факту сканирования. Типовая поставка ERP поддерживает базовые сценарии, для полноценного WMS-функционала обычно используют специализированные продукты.
Как перевести работающий склад с неордерной схемы на ордерную без остановки?
Выберите дату перехода (лучше начало месяца), завершите все незакрытые отгрузки и приёмки, проведите инвентаризацию для сверки остатков, затем включите ордерную схему с этой даты. Первые дни контролируйте отчёт «Оформление накладных и ордеров» ежедневно, чтобы быстро выявить ошибки в новом процессе.