Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С настроить прослеживаемость товаров
Как включить и вести прослеживаемость товаров в 1С: настройка РНПТ, учет по ГТД, отражение в документах, отчеты и уведомления в ФНС. Пошаговая инструкция с типичными ошибками.
Прослеживаемость товаров — это обязательный учет движения импортных товаров из перечня Правительства РФ (постановление № 807) с указанием регистрационного номера партии товара (РНПТ) в документах и передачей сведений в ФНС. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия) механизм прослеживаемости встроен, но по умолчанию часто отключен — его нужно активировать и корректно настроить.
Основная логика работы проста: при поступлении прослеживаемого товара вы указываете РНПТ (для импортного товара формируется на основе номера ГТД и кода ТН ВЭД, для ввезенного из ЕАЭС — на основе данных заявления о ввозе), а при продаже, перемещении, списании или комплектации передаете РНПТ дальше по цепочке. Если покупатель — организация или ИП, сведения об отгрузке с РНПТ нужно передать в налоговую через электронный документ (УПД/счет-фактура) или отдельное уведомление.
Ниже разобран практический порядок действий: как включить функциональность, настроить номенклатуру, отражать операции и контролировать остатки по РНПТ, чтобы не получить штрафы за нарушение учета.
Шаг 1. Включите функциональность прослеживаемости
В типовых решениях 1С учет прослеживаемых товаров включается функциональной опцией. В «1С:Управление торговлей 11» и КА/ERP путь такой: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» → установите флажок «Прослеживаемые товары» (в некоторых релизах — «Вести учет прослеживаемых товаров»). В «1С:Бухгалтерии 8» флажок находится в разделе «Администрирование» → «Параметры учета» → «Запасы», либо активируется автоматически при указании кода ТН ВЭД.
После включения опции в документах поступления, реализации, перемещения и списания появятся поля «РНПТ» и «Прослеживаемый товар», а в справочниках — связанные реквизиты. Если поля не появились, проверьте актуальность релиза: механизм прослеживаемости активно дорабатывается, и в старых версиях он может отсутствовать или работать некорректно.
Шаг 2. Настройте номенклатуру и коды ТН ВЭД
Признак прослеживаемости товара в 1С определяется через код ТН ВЭД. В карточке номенклатуры (или в виде номенклатуры) заполните поле «Код ТН ВЭД» — система сверит код с классификатором прослеживаемых товаров и автоматически установит признак «Прослеживаемый товар».
Классификатор кодов ТН ВЭД с признаками прослеживаемости обновляется вместе с релизом конфигурации. Если товар точно входит в перечень, а признак не ставится, обновите классификатор (часто доступна кнопка «Загрузить классификатор» в справочнике кодов ТН ВЭД) или проверьте, не изменился ли перечень прослеживаемых товаров.
Важный нюанс: прослеживаемость определяется не названием товара, а именно кодом ТН ВЭД. Если один и тот же товар учитывается под разными кодами, проверьте каждый. Ошибочно указанный код приведет либо к лишним требованиям РНПТ, либо к пропуску обязательного учета — и то и другое чревато вопросами ФНС.
Шаг 3. Отразите поступление товара с РНПТ
При поступлении прослеживаемого товара в документе «Приобретение товаров и услуг» (в БП — «Поступление (акты, накладные, УПД)») для каждой позиции укажите РНПТ. Формат РНПТ: 27–29 знаков вида «код ТН ВЭД/серийный номер/номер ГТД» (например, для импорта — код ТН ВЭД, номер декларации на товары или заявления о ввозе из ЕАЭС, порядковый номер товара).
В 1С РНПТ обычно вводится через подбор: нажмите на поле «РНПТ» в табличной части, откроется форма подбора, где можно создать новый элемент справочника «Номера ГТД/РНПТ» или выбрать существующий. Если поставщик — российская организация, РНПТ возьмите из его УПД (поле «Регистрационный номер партии товара»). Если вы сами импортер — РНПТ формируется на основании вашей декларации на товары.
- 1Создайте документ поступления и заполните табличную часть товарами
- 2Убедитесь, что у позиций установлен признак «Прослеживаемый товар»
- 3В поле «РНПТ» подберите или создайте регистрационный номер партии
- 4Проверьте соответствие РНПТ данным УПД поставщика или вашей ДТ
- 5Проведите документ и проверьте движения по регистру прослеживаемых товаров
Шаг 4. Ведите отгрузку, перемещения и списания с РНПТ
При реализации прослеживаемого товара РНПТ подставляется в документ «Реализация товаров и услуг» автоматически — по данным остатков партий (как правило, по методу ФИФО). Проверьте, что в УПД покупателю РНПТ попал в соответствующее поле: при электронном документообороте эти сведения автоматически уходят в ФНС, и отдельное уведомление не требуется.
Если продаете по бумажным документам или без ЭДО, сведения об отгрузке юрлицам и ИП нужно передать в ФНС отдельным уведомлением о перемещении прослеживаемых товаров — в 1С для этого есть специальный документ (обычно в разделе «Регламентированные отчеты» или «Операции по прослеживаемости»).
Перемещения между складами, списания, возвраты и комплектация прослеживаемых товаров также оформляются с указанием РНПТ. Внутренние перемещения между своими складами в ФНС не передаются, но в учете РНПТ сохраняется — это нужно для контроля остатков по партиям.
Как выбрать способ передачи сведений
Шаг 5. Проведите ввод остатков и уведомление об остатках
Если прослеживаемые товары уже числятся на складе на момент включения учета (или на дату введения товара в перечень), по ним нужно получить РНПТ и подать уведомление об остатках в ФНС. Для товаров, ввезенных ранее, РНПТ формируется по старым данным ГТД; при отсутствии данных действуют специальные правила присвоения номера.
В 1С ввод остатков по РНПТ оформляется документом ввода начальных остатков с указанием количества в разрезе регистрационных номеров. После этого сформируйте уведомление об остатках прослеживаемых товаров и отправьте его в налоговую в установленный срок.
Шаг 6. Контролируйте остатки и отчетность
Для контроля используйте отчеты по прослеживаемым товарам: в УТ 11 / ERP это «Остатки прослеживаемых товаров» и «Движения прослеживаемых товаров» (раздел «Закупки» / «Склад» → отчеты по прослеживаемости). Они показывают остатки в разрезе РНПТ и позволяют сверить количественный учет с партиями.
Признак проблемы — отрицательные остатки по РНПТ или расхождение между складским остатком товара и суммой остатков по всем РНПТ этой позиции. Такое бывает при ручной корректировке документов, обменах данными и списаниях без указания номера партии. Расхождения исправляйте корректировочными документами до отправки отчетности.
Как проверить результат
У товара с кодом из перечня стоит «Прослеживаемый товар»
Код ТН ВЭД заполнен, но признак не установлен
Сумма остатков по РНПТ равна складскому остатку товара
Отрицательные остатки или расхождение с количественным учетом
В электронном документе заполнено поле РНПТ
РНПТ пуст или не совпадает с данными учета
Уведомления об остатках/ввозе отправлены и приняты
Есть неотправленные уведомления или отказы приема
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная настройка оправдана при типовом учете: несколько складов, стандартные операции, один юрлицо. Сложнее обстоит дело с обменами между базами (например, УТ ↔ БП): убедитесь, что правила обмена переносят РНПТ, иначе в бухгалтерской базе сведения потеряются. Также аккуратности требуют операции с комиссией, переработкой и сборкой комплектов — там движение РНПТ имеет особенности.
Если у вас нетиповая конфигурация, доработанные документы или большой объем импорта, настройку лучше выполнять с участием специалиста 1С: ошибка в механизме партий может исказить весь учет по прослеживаемости, а исправление задним числом — трудоемкая операция с перепроведением периода.
Перед массовым вводом РНПТ удобно настроить загрузку данных из УПД поставщиков через ЭДО: при получении электронного документа 1С сама создает поступление с уже заполненными регистрационными номерами партий, что исключает ручные ошибки.
Что важно запомнить
Включите опцию прослеживаемости, укажите коды ТН ВЭД в номенклатуре, вводите РНПТ при поступлении и контролируйте остатки по партиям. Сведения в ФНС передаются через электронный УПД или отдельные уведомления; остатки на дату старта учета требуют уведомления об остатках.
Частые вопросы
Какие товары относятся к прослеживаемым?
Товары из перечня постановления Правительства РФ № 807: отдельные виды электроники, бытовой техники, одежды, обуви, мебели, детских товаров и другие категории. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС — сверяйте код своего товара с актуальной редакцией перечня.
Что такое РНПТ и где его взять?
РНПТ — регистрационный номер партии товара, уникальный идентификатор прослеживаемой партии. Если вы импортер, номер формируется на основе вашей декларации на товары или заявления о ввозе из ЕАЭС. Если покупаете у российского поставщика — берите РНПТ из его УПД.
Нужно ли передавать РНПТ при продаже физлицам?
Нет. При розничной продаже физическим лицам сведения о РНПТ в ФНС не передаются. Но внутренний учет по партиям вести нужно: списание прослеживаемого товара в рознице должно корректно уменьшать остатки по РНПТ.
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Запросите у поставщика исправленный документ с РНПТ — без регистрационного номера вы не сможете корректно принять товар к учету как прослеживаемый. Отгрузка такого товара дальше с нарушением правил грозит штрафом по ст. 15.29 КоАП РФ.
Как исправить ошибку в РНПТ в уже проведенном документе?
Если документ еще не ушел контрагенту и в ФНС — исправьте РНПТ и перепроведите. Если сведения уже переданы, оформляйте корректировку (корректировочный УПД) и при необходимости уточняющее уведомление. Массовые исправления за прошлые периоды выполняйте на копии базы с контролем остатков после перепроведения.
Работает ли прослеживаемость при обмене УТ с Бухгалтерией?
Да, в актуальных релизах типовые правила обмена переносят сведения о РНПТ вместе с документами. После настройки обмена проверьте на тестовом документе, что в бухгалтерской базе у поступления и реализации заполнены регистрационные номера и включен учет прослеживаемых товаров.