Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С передать товар на ответственное хранение
Как в 1С передать товар на ответственное хранение: настройка складов и договоров, документы передачи и возврата, учет комиссии, проверка остатков и типичные ошибки.
Передача товара на ответственное хранение — это ситуация, когда право собственности на товар остаётся у вашей организации, но физически товар находится у контрагента (хранителя). В 1С это означает, что товар должен продолжать числиться на балансе, а его местонахождение отражается через отдельный склад или специальный вид договора — в зависимости от конфигурации.
Типовые решения 1С поддерживают эту схему по-разному. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» передача оформляется перемещением на склад хранителя или документами комиссии, в «1С:Бухгалтерии» — перемещением между складами с аналитикой по контрагенту. Неправильный выбор документа приводит к тому, что товар «исчезает» с остатков или, наоборот, зависает на складе, которого физически уже нет.
Ниже разобраны условия выбора схемы учёта, пошаговое оформление передачи и возврата, учёт услуг хранения, проверка остатков и типичные ошибки. Инструкции приведены для типовых конфигураций; названия документов могут незначительно отличаться в зависимости от релиза.
Какую схему учёта выбрать перед оформлением передачи
Прежде чем создавать документы, определите юридическую природу операции. Ответственное хранение — это договор хранения (глава 47 ГК РФ): товар остаётся вашим, хранитель лишь обязан его сохранить и вернуть. Это принципиально отличается от реализации, где право собственности переходит покупателю, и от комиссии, где комиссионер продаёт товар от своего имени.
На практике в 1С используют три подхода. Первый — отдельный склад «Ответственное хранение у контрагента» с передачей товара документом перемещения. Второй — функционал комиссии, если товар передаётся хранителю с возможностью последующей продажи. Третий — ручные операции на забалансовых счетах, если типовой функционал не подходит. Для большинства случаев достаточно первого варианта.
Как выбрать схему учёта
Если ваша организация, наоборот, принимает чужой товар на хранение, схема зеркальная: товар приходуется на забалансовый счёт 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и не попадает в стоимостную оценку складских остатков.
Подготовка: склад, договор и настройки учёта
Создайте в справочнике «Склады» новый элемент с понятным названием, например «Отв. хранение — ООО Хранитель». Если хранителей несколько, заведите отдельный склад на каждого — так отчёты по остаткам покажут, где физически находится каждая партия. В УТ 11 и ERP складу можно указать тип «Оптовый склад», а контрагента зафиксировать в названии или в аналитике договора.
Оформите с контрагентом договор. В карточке договора в 1С укажите тип «С покупателем» или «Прочее» — в зависимости от конфигурации и того, как договор будет использоваться в документах. Сам бумажный договор хранения должен содержать условия о сохранности, ответственности хранителя и порядке возврата; программа его не заменяет.
Проверьте, что в учётной системе включён учёт по нескольким складам: в УТ 11 это настройка «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка → Склады», где должна быть включена возможность использования нескольких складов. Без этого создать отдельный склад хранителя не получится.
Передача товара хранителю: пошаговое оформление
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» передача оформляется документом «Перемещение товаров». Откройте раздел «Склад и доставка → Перемещения товаров», создайте новый документ, укажите склад-отправитель (ваш основной склад) и склад-получатель (склад ответственного хранения). Заполните табличную часть товарами с фактическими количествами.
После проведения документа товар спишется с основного склада и оприходуется на склад хранителя, но его себестоимость и принадлежность вашей организации не изменятся. В бухгалтерском учёте (при интеграции с БП) сформируется проводка по перемещению внутри счёта 41 с изменением аналитики склада.
В «1С:Бухгалтерии 8» без торгового блока используйте документ «Перемещение товаров» из раздела «Склад». Если нужно видеть контрагента в проводках, добавьте к счёту 41 субконто «Контрагенты» через ручную операцию либо ведите аналитику в названии склада — типовой счёт 41 по умолчанию такой аналитики не содержит.
- 1Создайте склад «Ответственное хранение» с указанием хранителя в названии или аналитике
- 2Оформите документ «Перемещение товаров»: склад-отправитель — ваш, склад-получатель — склад хранителя
- 3Заполните табличную часть фактически передаваемыми товарами и количествами
- 4Проведите документ и распечатайте при необходимости форму МХ-1 или ТОРГ-13 как акт приёма-передачи
- 5Передайте товар хранителю и получите подписанный экземпляр акта
- 6Сверьте остатки по складу хранителя с отчётом хранителя согласно периодичности из договора
Для документального оформления самой передачи используется акт приёма-передачи: типовая форма МХ-1 или свободная форма, согласованная сторонами. В 1С печатную форму МХ-1 можно получить из документа перемещения либо подключить внешнюю печатную форму, если типовой нет. Подписанный акт — ваше главное доказательство при претензиях к хранителю.
Возврат товара с ответственного хранения
Возврат оформляется зеркальным перемещением: склад-отправитель — склад ответственного хранения, склад-получатель — ваш основной склад. Создайте новый документ «Перемещение товаров», а не копируйте и не сторнируйте исходный: фактическое количество при возврате может отличаться из-за естественной убыли, порчи или частичного возврата.
Если возвращается не весь товар, перемещение проводится на фактическое количество, а разница остаётся на складе хранителя до выяснения причин. Недостачу, подтверждённую актом, списывают документом «Списание товаров» со склада хранителя с отнесением на виновное лицо или расходы — по результатам претензионной работы с хранителем.
Учёт услуг хранения и связанных расходов
Услуги хранителя — это отдельная операция, не связанная с движением товара. Она оформляется документом «Поступление услуг» (в БП) или «Приобретение услуг и прочих активов» (в УТ 11 / ERP). В документе укажите контрагента-хранителя, договор и статью расходов, например «Услуги по хранению товаров».
В бухгалтерском учёте расходы на хранение обычно относятся на счёт 44 «Расходы на продажу» у торговых организаций или включаются в состав прочих расходов. Проводка формируется автоматически при проведении документа поступления услуг. Не относите стоимость услуг хранения на себестоимость товара, если учётная политика этого не предусматривает.
Если хранитель выставляет акты ежемесячно, заведите регулярную проверку: сумма в акте должна соответствовать договорному тарифу и фактическому объёму хранившегося товара. Расхождения встречаются при изменении тарифов или частичном возврате товара в середине периода.
Проверка остатков и инвентаризация на складе хранителя
Основной инструмент контроля — отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11) или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по складам (в БП). Отберите склад ответственного хранения и сверьте количество и себестоимость с отчётом хранителя. Периодичность сверки обычно закрепляется в договоре — ежемесячно или ежеквартально.
Для инвентаризации используйте документ «Пересчёт товаров» (УТ 11) или «Инвентаризация товаров на складе» (БП): создайте его по складу хранителя, внесите фактические количества по данным акта сверки с хранителем. Программа покажет расхождения и предложит оформить излишки оприходованием, а недостачи — списанием.
Как проверить результат передачи
Количество совпадает с актом приёма-передачи и отчётом хранителя
В 1С есть остаток, которого нет по акту, или наоборот
Суммовая оценка после перемещения не изменилась
Себестоимость «обнулилась» или изменилась без причин
Движение внутри счёта 41, без выручки и НДС
Появились проводки по счёту 90 или 68 — значит, оформлена реализация
Серии и партии перенеслись на склад хранителя полностью
Часть серий «зависла» на основном складе
Типичные ошибки и ограничения схемы
Самая частая ошибка — оформление передачи реализацией с нулевой ценой «чтобы товар ушёл со склада». Последствия: начисление НДС с рыночной стоимости по нормам о безвозмездной передаче, искажение выручки и потеря товара в учёте. Исправлять это приходится сторнированием и корректировками, что особенно болезненно после закрытия периода.
Вторая ошибка — один общий склад «Ответственное хранение» на всех хранителей. При споре с конкретным контрагентом вы не сможете быстро показать, какой товар находится именно у него. Третья ошибка — отсутствие сверок: расхождения копятся, и при расторжении договора выяснить, когда и почему пропал товар, уже невозможно.
Учтите ограничение схемы с перемещением: она не формирует задолженности хранителя за товар в денежном выражении как отдельного обязательства. Если для управленческих целей нужно видеть стоимость товара у каждого хранителя как «дебиторку в товаре», используйте отчёты по складам с суммовой оценкой или схему комиссии с отчётами комиссионера.
Что важно запомнить
Товар на ответственном хранении остаётся вашей собственностью: передавайте его перемещением на отдельный склад хранителя, оформляйте акты МХ-1, возвращайте обратным перемещением, услуги хранения учитывайте как расходы, а остатки регулярно сверяйте с отчётами хранителя.
Частые вопросы
Нужно ли начислять НДС при передаче товара на ответственное хранение?
Нет. Право собственности не переходит, объекта налогообложения по НДС не возникает. НДС появится только при последующей реализации товара. Именно поэтому опасно оформлять передачу документом реализации — программа начислит налог автоматически.
Чем передача на хранение отличается от передачи на комиссию в 1С?
При хранении контрагент обязан только сохранить и вернуть товар, продавать его он не вправе. При комиссии комиссионер реализует товар от своего имени и отчитывается отчётом комиссионера. В УТ 11 это разные типы договоров и разные документы: перемещение против передачи на комиссию.
Как отразить товар, который мы сами приняли на хранение от контрагента?
Используйте забалансовый счёт 002. В «1С:Бухгалтерии» оформите поступление с видом операции по приёму на ответственное хранение или ручную операцию по дебету 002 с аналитикой по контрагенту и номенклатуре. В стоимостную оценку складских остатков такой товар не попадает.
Что делать, если хранитель вернул товар с недостачей?
Оформите возврат фактическим количеством, затем проведите инвентаризацию по складу хранителя. Подтверждённую актом недостачу спишите документом «Списание товаров»: сначала на счёт 94, затем — на виновное лицо (счёт 73) при признании претензии хранителем или на расходы при отказе.
Можно ли оформить передачу на хранение в «1С:Бухгалтерии» без складского учёта?
Если количественный учёт по складам не ведётся, перемещение оформляется ручной операцией: проводка внутри счёта 41 с изменением аналитики либо использование отдельного субсчёта, например 41.Х «Товары на ответственном хранении», если он добавлен в учётную политику и план счетов. Такой вариант требует согласования с бухгалтерией.
Какую печатную форму использовать для акта приёма-передачи?
Обычно применяют форму МХ-1 (акт о приёме-передаче товарно-материальных ценностей, сданных на хранение). В типовых конфигурациях её может не быть в документе перемещения — тогда подключают внешнюю печатную форму или используют самостоятельно разработанный акт, утверждённый сторонами в договоре.