Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С отразить доставку товара
Как отразить доставку товара в 1С: собственный транспорт, транспортная компания, услуги перевозчика. Проводки, документы, настройки и типичные ошибки.
Доставка товара в 1С отражается по-разному в зависимости от того, кто выполняет перевозку и кто её оплачивает: продавец собственным транспортом, сторонняя транспортная компания за счёт продавца или покупатель с последующим возмещением. От этого зависит, какие документы оформлять и на какие счета относить расходы.
Ошибка в выборе схемы приводит к искажению себестоимости, неправильному расчёту НДС и расхождениям в управленческой отчётности. Поэтому перед вводом документов определите роль компании в доставке: вы продаёте и доставляете, вы покупаете и оплачиваете перевозку, либо выставляете доставку покупателю отдельной услугой.
Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей / Комплексная автоматизация / ERP с указанием документов, проводок и контрольных точек.
Определите сценарий доставки до ввода документов
Первый шаг — ответить на три вопроса. Кто доставляет: собственный транспорт, наёмный водитель или транспортная компания. Кто оплачивает: продавец, покупатель или стоимость включена в цену товара. Как это зафиксировано в договоре: отдельной строкой, отдельным договором перевозки или не выделено вовсе.
От ответов зависит учёт. Если доставка за счёт продавца — это его расходы на продажу (счёт 44). Если покупатель возмещает доставку — это реализация услуги. Если вы покупатель и платите перевозчику — это транспортно-заготовительные расходы, которые либо включаются в стоимость товара, либо списываются на расходы в зависимости от учётной политики.
Как выбрать схему учёта
Настройка справочников перед началом работы
Для корректного учёта заранее создайте в справочнике «Номенклатура» элемент с типом «Услуга» — например, «Доставка товара» или «Транспортные услуги». Укажите ставку НДС, счёт учёта доходов и расходов. Если услуга доставки будет выставляться покупателям, проверьте, что в карточке выбрана статья доходов от реализации услуг.
В 1С:Бухгалтерия проверьте учётную политику: способ учёта транспортных расходов при покупке товаров (включать в стоимость или списывать на расходы) и порядок списания расходов на продажу. В Управлении торговлей и ERP дополнительно настройте статьи расходов с правильным вариантом распределения — на себестоимость товаров или на финансовый результат.
Доставка покупателю за счёт продавца
Собственным транспортом
Если доставку выполняет ваш автомобиль и водитель, отдельного документа «доставка» в типовых конфигурациях нет. Расходы собираются на счёте 44 «Расходы на продажу» по мере их возникновения: ГСМ — через документы списания топлива или авансовые отчёты, зарплата водителя — через начисление зарплаты с соответствующей статьёй затрат, амортизация автомобиля — регламентной операцией закрытия месяца.
Для управленческого учёта в Управлении торговлей можно оформлять «Задание на перевозку» или использовать документ «Расходный ордер на товары» с признаком доставки, если включена соответствующая функциональность. Это помогает контролировать статус доставки, но не формирует бухгалтерских проводок само по себе.
Силами транспортной компании
Когда перевозку выполняет сторонняя компания за ваш счёт, оформите документ «Поступление услуг» (в УТ/ERP — «Поступление услуг и прочих активов»). В качестве контрагента укажите перевозчика, в табличной части — услугу «Транспортные услуги», счёт затрат 44.01 или 44.02 с нужной аналитикой.
На основании документа зарегистрируйте счёт-фактуру перевозчика для вычета НДС. Проверьте, что сумма услуги в документе совпадает с актом и счётом-фактурой — расхождения приведут к ошибкам в декларации по НДС.
Доставка как отдельная услуга покупателю
Если покупатель возмещает стоимость доставки, её нужно выставить как реализацию услуги. Самый простой способ — добавить в документ «Реализация товаров и услуг» на закладке «Услуги» строку с номенклатурой «Доставка» и суммой. Тогда в счёте, накладной и УПД покупатель увидит доставку отдельной строкой.
Альтернатива — отдельный документ реализации услуг, если доставка оформляется позже отгрузки товара или по отдельному акту. Это удобно, когда стоимость перевозки становится известна только после получения документов от транспортной компании.
Учтите налоговый нюанс: если доставка связана с реализацией товара и не выделена в обособленную деятельность перевозчика, налоговые органы могут считать её сопутствующей услугой с той же ставкой НДС, что и товар. При сомнениях согласуйте порядок с бухгалтером и закрепите условия в договоре.
Доставка при покупке товара
Когда вы покупатель и оплачиваете перевозчика доставку купленного товара, расходы относятся к транспортно-заготовительным. В 1С:Бухгалтерия оформите «Поступление услуг» и в поле счёта затрат выберите либо счёт учёта товаров (41) с распределением, либо счёт 44 — в зависимости от учётной политики.
В Управлении торговлей и ERP используйте документ «Поступление услуг и прочих активов» с типом расходов «Расходы на приобретение товаров» и укажите документ поступления товаров, к которому относятся расходы. Программа распределит сумму на себестоимость пропорционально количеству или стоимости — способ распределения задаётся в статье расходов.
Если товар уже частично продан к моменту получения счёта перевозчика, распределение на остатки может быть некорректным. В таком случае расходы частично попадут на себестоимость остатка, а частично — на уже реализованную продукцию, что допустимо, но требует контроля.
Способы учёта ТЗР при покупке
Увеличивает себестоимость партии. Подходит при значимых суммах доставки и точном расчёте маржи. Требует привязки к документу поступления.
Проще в учёте, не требует распределения по партиям. Подходит при небольших суммах. Снижает точность расчёта себестоимости конкретного товара.
Особенности в разных конфигурациях
| Конфигурация | Основной документ | Особенности |
|---|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 8 | Поступление услуг / Реализация товаров и услуг | Только бухгалтерский и налоговый учёт, без статусов доставки |
| Управление торговлей 11 | Поступление услуг и прочих активов, Задание на перевозку | Есть статусы доставки, распределение ТЗР на себестоимость |
| ERP / Комплексная автоматизация | Поступление услуг, Поручение экспедитору | Расширенная логистика, маршруты, контроль этапов |
В УТ 11 для включения транспортного блока перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и включите функциональность доставки. После этого в заказах и реализациях появятся поля адреса доставки, способа доставки и перевозчика.
В 1С:Бухгалтерии управленческих статусов доставки нет — там достаточно финансовых документов. Если нужен оперативный контроль «где товар», используйте торговые конфигурации или учитывайте статусы вне программы.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что расходы попали на ожидаемый счёт с правильной аналитикой. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 44 и отчёт по себестоимости товаров, чтобы увидеть, как доставка повлияла на финансовый результат.
В конце месяца проверьте закрытие счёта 44: остаток допустим только по транспортным расходам, если учётной политикой предусмотрен их частичный перенос на остаток товаров. Незакрытый счёт без объяснимых причин — признак ошибки в настройках или документах.
Как проверить результат
Дт 44 (или 41) — Кт 60 с верной аналитикой
Расходы на непрофильном счёте или без статьи затрат
Счёт закрыт или остаток объясним учётной политикой
Зависший остаток без документов-оснований
Стоимость партии увеличилась на сумму ТЗР
Себестоимость не изменилась при включении в стоимость
Вычет по счёту-фактуре перевозчика отражён
Счёт-фактура не зарегистрирован — вычет потерян
Если доставка выполняется регулярно и по одним и тем же маршрутам, заведите отдельные статьи расходов по направлениям или типам перевозки. Это упростит анализ затрат на логистику и позволит быстро находить завышенные счета перевозчиков при сверке.
Частые вопросы
Можно ли отразить доставку без документа от перевозчика?
Нет. Для признания расходов и вычета НДС нужны первичные документы: акт, транспортная накладная, счёт-фактура или УПД. Без них расходы придётся исключить из налогового учёта, а НДС восстановить.
Как отразить бесплатную доставку для покупателя?
Бесплатная для покупателя доставка — это всё равно ваши расходы. Оформите их стандартно: услуги перевозчика на счёт 44 или затраты на собственный транспорт. В документах покупателю стоимость доставки просто не выделяется — она учтена в цене товара.
Что делать, если счёт от перевозчика пришёл в следующем месяце после отгрузки?
Отразите документ датой его получения. В налоговом учёте расходы признаются по дате документа. Если отчётность за прошлый период уже сдана, корректировать её обычно не требуется — расход попадёт в текущий период.
Нужно ли выделять доставку в УПД отдельной строкой?
Если доставка выставляется покупателю как услуга — да, выделяйте отдельной строкой с кодом вида товара или услуги. Если доставка включена в цену товара, отдельная строка не нужна.
Как учесть доставку при дропшиппинге, когда поставщик сам отправляет товар клиенту?
Вы отражаете только свои операции: реализацию товара покупателю и поступление от поставщика. Услуга доставки, оплаченная поставщику, учитывается как его услуга — по документам, которые он вам выставил.
Можно ли распределить одну доставку на несколько поступлений товара?
Да. В УТ и ERP при оформлении поступления услуг можно указать несколько документов поступления — сумма распределится пропорционально выбранной базе. В Бухгалтерии придётся разбивать сумму вручную на несколько строк с разной аналитикой.
Что важно запомнить
Схема учёта доставки определяется тем, кто платит и кто перевозит: расходы продавца — на счёт 44, возмещаемая доставка — как реализация услуги, ТЗР покупателя — в стоимость товара или на расходы по учётной политике. Всегда регистрируйте счета-фактуры перевозчиков и проверяйте закрытие счёта 44 в конце месяца.