Как сделать заказ в 1С: Управление торговлей

Заказ покупателя в «1С:Управление торговлей» (редакция 11) — базовый документ, с которого начинается цепочка продажи: он фиксирует договорённость с клиентом, резервирует товар на складе и служит основанием для счёта на оплату, реализации и контроля задолженности. Документ находится в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов» (в ряде настроек интерфейса — «Оптовые продажи»).

Прежде чем создавать заказ, убедитесь, что в базе заполнены карточка клиента (партнёра и контрагента), соглашение или типовые условия продаж, а также номенклатура с ценами. Если эти данные есть, оформление заказа занимает пару минут. Если нет — программа предложит создать элементы прямо из формы документа.

Ниже разобран полный цикл: от создания документа до проверки результата, а также сценарии с оплатой, резервированием и частичной отгрузкой. Инструкция ориентирована на УТ 11.4/11.5; в УТ 10.3 логика похожа, но названия разделов и кнопок отличаются.

Где находится документ и что нужно подготовить заранее

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Заказы клиентов». Если пункта нет, проверьте настройки: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» — должна быть включена опция «Заказы клиентов». Там же выбирается режим использования заказов: «как счёт», «для резервирования» или полноценный заказ с отгрузкой.

Перед работой проверьте справочные данные. Клиент должен существовать как партнёр с привязанным контрагентом, иначе не получится корректно оформить последующие отгрузочные и финансовые документы. Для автоматического заполнения цен удобно завести соглашение с клиентом или настроить типовое соглашение с видом цен.

Создание заказа: пошаговое заполнение шапки

В журнале заказов нажмите «Создать». Откроется форма нового документа. Последовательно заполните поля шапки:

• Клиент — партнёр, от имени которого оформляется продажа. После выбора подставятся контрагент и соглашение, если они заданы как основные.
• Соглашение — определяет условия: валюту, вид цен, порядок оплаты, склад. Из соглашения подтягивается большинство параметров документа.
• Организация — от чьего лица ваша компания продаёт товар. Влияет на нумерацию, печатные формы и проводки.
• Склад — склад отгрузки и резервирования. Можно указать один склад в шапке или разные склады по строкам.
• Менеджер и Подразделение — для отчётов по продажам и расчёта мотивации.

Обратите внимание на поле «Операция» или «Хозяйственная операция» — обычно это «Реализация». От него зависит, какие документы можно будет ввести на основании заказа и как он отразится в учёте.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать»
2. 2
   Заполните клиента, соглашение, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте цены и скидки
4. 4
   Укажите этапы оплаты и желаемую дату отгрузки
5. 5
   Установите статус «К отгрузке» и нажмите «Провести и закрыть»
6. 6
   Проверьте документ в списке и при необходимости создайте счёт на оплату

Заполнение товарной части, цен и скидок

На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Заполнить» → «Подобрать товары»). Подбор удобен при большом ассортименте: он показывает остатки, цены и позволяет фильтровать номенклатуру по группам и свойствам.

Для каждой строки укажите количество и проверьте цену. Если цена подставилась из соглашения или вида цен, менять её вручную стоит только при индивидуальной договорённости — ручные изменения видны в отчётах и могут контролироваться правами. Скидки заполняются автоматически по настроенным правилам или назначаются вручную через кнопку «Скидки (наценки)».

Проверьте ставку НДС в каждой строке — она влияет на счёт-фактуру и реализацию. Итоговая сумма документа отображается внизу формы; сверьте её с договорённостью с клиентом до проведения.

Если цены не подставляются, в 90% случаев дело в том, что в карточке вида цен нет актуальной записи на дату документа или в соглашении не указан вид цен. Проверьте «CRM и маркетинг» → «Цены (прайс-лист)» и историю изменения цен по конкретной позиции.

Статусы заказа, резервирование и этапы оплаты

Статус управляет тем, как заказ участвует в обеспечении потребностей. Типовая цепочка: «К согласованию» → «В резерве» → «К отгрузке» → «Отгружен» (закрыт). Движения по резервированию делаются только в статусах, где это предусмотрено настройкой. Если резерв не нужен, заказ можно сразу перевести в «К отгрузке».

Резервирование выполняется по кнопке «Обеспечение» в табличной части или автоматически при проведении, если включён соответствующий режим. Зарезервированный товар недоступен для отгрузки по другим заказам — это видно в отчёте «Остатки и доступность товаров».

На вкладке «Дополнительно» и в разделе оплаты укажите этапы: предоплата, кредит, отсрочка. Этапы оплаты формируют график в отчётах по расчётам с клиентами и контролируются механизмом «Состояния обеспечения» и задолженности. Желаемая дата отгрузки помогает планировать работу склада.

Документы на основании заказа: счёт, оплата, отгрузка

Из формы заказа по кнопке «Создать на основании» доступны: «Счёт на оплату покупателю», «Реализация товаров и услуг», «Приходный кассовый ордер» или «Эквайринговая операция», «Корректировка заказа». Счёт формируется с данными заказа и печатается для выставления клиенту.

Реализация создаётся при фактической отгрузке. Если отгружается часть товара, программа предложит заполнить реализацию по неотгруженному остатку заказа — заказ при этом остаётся открытым в части недопоставки. После полной отгрузки и оплаты заказ переводится в состояние «Закрыт» вручную или автоматически.

Контроль расчётов ведётся в разрезе объекта расчётов — в типовой настройке это сам заказ. Оплата, привязанная к заказу, автоматически зачитывается при проведении реализации, если включён механизм взаимозачёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заказ в журнале

Норма

Статус соответствует этапу, сумма верная, документ проведён

Тревожный признак

Документ помечен как непроведённый или сумма не совпадает с договорённостью

Резерв товара

Норма

В отчёте «Остатки и доступность» виден резерв по заказу

Тревожный признак

Резерва нет при статусе «В резерве» — проверьте склад и настройки обеспечения

Расчёты с клиентом

Норма

Оплата зачтена по заказу, долг уменьшился

Тревожный признак

Оплата «висит» без привязки — укажите объект расчётов в платёжном документе

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не при заполнении, а из-за настроек и справочников. Ниже собраны ситуации, которые регулярно встречаются у пользователей УТ 11.

Ещё одно ограничение: отменить проведение заказа, по которому уже есть реализация или оплата, нельзя — сначала нужно отменить связанные документы. Для изменений по согласованию с клиентом используйте документ «Корректировка заказа клиента», он сохраняет историю изменений.

Частые вопросы

Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату?

Заказ — основной документ продажи: он резервирует товар, фиксирует этапы оплаты и служит основанием для отгрузки. Счёт на оплату — вспомогательный документ для выставления клиенту, он создаётся на основании заказа и не делает движений по складу. Если опция заказов отключена, счёт может использоваться как упрощённая замена заказа.

Можно ли создать заказ, если товара нет на складе?

Да. Заказ проводится независимо от остатков. Товар можно зарезервировать под поступление (механизм обеспечения потребностей) или отгрузить позже после закупки. Для контроля используйте отчёт «Состояние обеспечения заказов».

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте «Реализацию товаров и услуг» на основании заказа и оставьте в ней только отгружаемые позиции и количества. Заказ останется открытым по неотгруженному остатку; повторные реализации создаются тем же способом до полного закрытия потребности.

Почему оплата не закрывает долг по заказу?

В платёжном документе не указан объект расчётов (заказ) или включён режим расчётов «по накладным», а оплата привязана к другому объекту. Откройте приходный кассовый ордер или эквайринговую операцию и укажите заказ в поле «Объект расчётов», затем проверьте отчёт «Расчёты с клиентами».

Как изменить заказ, который уже проведён и частично отгружен?

Используйте «Корректировку заказа клиента» (создаётся на основании заказа). Она фиксирует изменение количества, цен или состава без отмены исходного документа и корректно пересчитывает обеспечение и расчёты по оставшейся части.

Где посмотреть все неотгруженные заказы?

В журнале «Заказы клиентов» установите отбор по состоянию, либо откройте отчёты «Состояние выполнения заказов клиентов» и «Задолженность клиентов» в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам». Они показывают неотгруженные остатки, просроченные даты отгрузки и долги.