Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С отметить прослеживаемый товар
Как в 1С отметить прослеживаемый товар: настройка номенклатуры, указание РНПТ в документах, уведомления о перемещении и проверка корректности учёта.
Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень постановления Правительства РФ № 807, движение которых контролируется через систему РНПТ (регистрационный номер партии товара). В конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия 3.0) для таких позиций предусмотрен специальный механизм учёта: товар помечается признаком прослеживаемости, а в каждом документе поступления, перемещения и продажи указывается РНПТ.
Если признак не установить или РНПТ не указать, программа не сможет сформировать корректный счёт-фактуру с прослеживаемым товаром, не заполнит уведомление о ввозе или перемещении, а в отчётах по прослеживаемости появятся расхождения. Это чревато штрафами со стороны налоговой при проверке.
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек программы до контроля остатков прослеживаемых товаров и типичных ошибок, которые допускают бухгалтеры и менеджеры.
Проверка, что функциональность прослеживаемости включена
Перед работой с прослеживаемыми товарами убедитесь, что в программе включён соответствующий механизм. В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и установите флажок «Прослеживаемые импортные товары». В «1С:Бухгалтерии 3.0» путь другой: «Администрирование» → «Параметры учёта» → закладка «Запасы» → «Прослеживаемые товары».
После включения опции в карточке номенклатуры появятся дополнительные поля: признак прослеживаемости, страна происхождения, единица прослеживаемости. Без включённой опции эти поля недоступны, и отметить товар корректно не получится.
Если флажок неактивен или его не видно, проверьте права пользователя: изменение функциональности доступно администратору или пользователю с полными правами. Также убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза — механизм прослеживаемости регулярно дорабатывается, и в старых версиях часть документов может не поддерживать РНПТ.
Установка признака прослеживаемости в карточке номенклатуры
Откройте справочник «Номенклатура» и найдите нужный товар. В карточке перейдите к блоку учётной информации (в УТ 11 — закладка «Реквизиты» или раздел «Учётная информация»). Установите флажок «Прослеживаемый товар» (в Бухгалтерии — переключатель «Ведётся учёт прослеживаемых товаров»).
После установки признака станут обязательными два поля:
- Код ТН ВЭД — выбирается из классификатора; именно по коду программа определяет, входит ли товар в перечень прослеживаемых;
- Единица прослеживаемости — единица измерения, в которой товар учитывается в системе РНПТ (обычно штуки или кг); количество в этой единице указывается в документах отдельно от основной единицы хранения.
Дополнительно можно указать страну происхождения — она понадобится при заполнении деклараций и уведомлений. Сохраните карточку. С этого момента все новые документы с данным товаром будут требовать указания РНПТ.
Указание РНПТ в документах поступления
Регистрационный номер партии товара появляется в момент ввоза (указывается в уведомлении о ввозе) или при первом перемещении по территории РФ. Поставщик обязан передать вам РНПТ в документах — в УПД или счёте-фактуре он указывается в специальной графе.
В документе «Поступление товаров и услуг» (УТ 11, КА, ERP) или «Поступление (акты, накладные, УПД)» (БП 3.0) для строки с прослеживаемым товаром заполните:
- Количество в базовой единице измерения — как обычно;
- Количество по РНПТ — количество в единице прослеживаемости;
- РНПТ — выберите из справочника «Номера РНПТ» или создайте новый элемент, введя номер из документов поставщика.
Если поставка отечественная, но товар прослеживаемый, РНПТ всё равно указывается — его присваивает первый участник оборота. Если товар ввозите сами из стран ЕАЭС, РНПТ формируется на основании документа «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» после его отправки в ФНС.
- 1Создайте документ поступления и добавьте прослеживаемый товар
- 2Заполните количество в базовой единице и количество по РНПТ
- 3В поле РНПТ создайте элемент справочника с номером из УПД поставщика
- 4Проверьте, что программа не выделяет строку красным и не выводит ошибок
- 5Проведите документ и сверьте РНПТ с бумажными документами поставщика
Отражение прослеживаемого товара при продаже и перемещении
При реализации в документе «Реализация товаров и услуг» РНПТ подставляется автоматически по данным остатков — программа списывает партии по принципу ФИФО внутри прослеживаемого учёта. Если остатков по РНПТ не хватает, строка подсвечивается, а документ либо не проводится, либо проводится с предупреждением (зависит от настроек контроля).
Всегда проверяйте автоматически подставленный РНПТ перед отправкой УПД покупателю: покупатель сверит номер со своим учётом, и расхождение потребует корректировки. При необходимости РНПТ в строке можно изменить вручную, выбрав нужную партию.
Внутренние перемещения между складами одной организации также отражаются с РНПТ, но уведомление в ФНС по ним не подаётся. А вот перемещение обособленному подразделению, выделенному на отдельный баланс, или продажа комиссионеру требует оформления «Уведомления о перемещении прослеживаемых товаров» — в УТ 11 и КА этот документ создаётся на основании реализации или передачи.
Уведомления в ФНС: ввоз и перемещение
По прослеживаемым товарам в ФНС подаются два типа уведомлений. «Уведомление о ввозе» оформляет импортёр при ввозе товара из стран ЕАЭС — срок подачи регламентирован, поэтому документ создают сразу после поступления. В 1С уведомление создаётся на основании поступления: программа переносит в него товары, количество по РНПТ и данные контрагента.
«Уведомление о перемещении» подаёт продавец при реализации прослеживаемого товара, а также при передаче комиссионеру или между обособленными подразделениями. Покупатель, в свою очередь, должен подтвердить получение — в системе РНПТ это происходит через встречное уведомление.
Отправка выполняется через встроенный сервис «1С-Отчётность»: документ подписывается электронной подписью и передаётся в ФНС. После отправки проверьте статус — уведомление должно быть принято, а не отклонено с ошибкой формата. Квитанцию о приёме сохраняйте вместе с документом.
Контроль остатков и отчёты по прослеживаемости
Для контроля используйте отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» (в УТ 11 и КА — раздел «Закупки» или «Продажи», группа отчётов по прослеживаемости; в БП 3.0 — раздел «Склад»). Отчёт показывает остатки в разрезе номенклатуры и РНПТ, что позволяет сверить учётные данные с фактическими остатками на складе.
Полезная практика — ежемесячно сверять три показателя: остаток товара в обычном учёте, остаток в прослеживаемом учёте и фактический остаток по инвентаризации. Расхождение между первым и вторым почти всегда означает, что в каком-то документе не заполнено количество по РНПТ или неверно указана единица прослеживаемости.
Если расхождение найдено, не исправляйте его произвольными операциями. Сначала найдите конкретный документ-источник через отчёт «Ведомость по прослеживаемым товарам», затем исправьте его или оформите корректировку. Прямые правки движений вручную приводят к тому, что отчёты перестают сходиться с документами.
Как проверить результат
Установлен признак прослеживаемости, заполнены код ТН ВЭД и единица прослеживаемости
Признак есть, но код ТН ВЭД пуст — документы не будут контролироваться корректно
Остатки по РНПТ совпадают с обычными складскими остатками
Есть отрицательные остатки или расхождения — где-то не заполнен РНПТ
В строке прослеживаемого товара заполнены графы с РНПТ и количеством прослеживаемости
Графы РНПТ пустые — покупатель не примет товар к учёту
Уведомление принято, квитанция получена
Статус «Ошибка» или «Отклонено» — нужно исправить и отправить повторно
Часто задаваемые вопросы
Что важно запомнить
Прослеживаемый товар отмечается в три этапа: включение функциональности, установка признака и кода ТН ВЭД в карточке номенклатуры, заполнение РНПТ в каждом документе движения. Контролируйте остатки отчётом по прослеживаемым товарам и вовремя отправляйте уведомления в ФНС.
Можно ли отметить товар прослеживаемым, если он уже есть на остатках?
Да, но недостаточно просто установить признак в карточке. Существующие остатки нужно ввести в прослеживаемый учёт: в УТ 11 и КА для этого используется документ ввода остатков РНПТ или корректировка, в БП 3.0 — «Операция, введённая вручную» по регистру прослеживаемых товаров либо специальный документ ввода остатков. Без этого при продаже возникнет ошибка нехватки прослеживаемых остатков.
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?
Запросите у поставщика корректировочный УПД или дополнительные данные — без РНПТ вы не сможете корректно принять товар к прослеживаемому учёту и передать его дальше. Принимать прослеживаемый товар без номера партии не рекомендуется: при последующей продаже вы не сможете заполнить обязательные графы УПД.
Чем отличается количество по РНПТ от обычного количества?
Обычное количество указывается в базовой единице хранения товара (например, упаковках), а количество по РНПТ — в единице прослеживаемости, заданной кодом ТН ВЭД (например, штуках или килограммах). Если единицы совпадают, значения должны быть равны; если различаются — программа пересчитывает количество по заданному коэффициенту.
Нужно ли указывать РНПТ при возврате товара от покупателя?
Да. Возврат прослеживаемого товара оформляется с указанием РНПТ — обычно того же номера, по которому товар был продан. Покупатель при этом подаёт уведомление о перемещении, а вы принимаете товар обратно в прослеживаемый учёт.
Работает ли учёт прослеживаемости в 1С:Бухгалтерии так же, как в Управлении торговлей?
Механизм похож, но возможности БП 3.0 уже: там есть признак прослеживаемости, РНПТ в документах и уведомление о ввозе, однако отчётность и контроль остатков менее развиты, чем в УТ 11, КА и ERP. При значительных объёмах прослеживаемых товаров торговые конфигурации удобнее.
Что будет, если не подать уведомление о перемещении в срок?
За нарушение порядка учёта прослеживаемых товаров предусмотрена административная ответственность по ст. 15.33 КоАП РФ — штрафы для должностных лиц и организаций. Кроме того, покупатель не сможет подтвердить получение товара, что приведёт к расхождениям в системе РНПТ и возможным запросам из налоговой.