Торговля и Склад · 9 мин
Как оформить пересортицу в 1С
Как оформить пересортицу в 1С: инвентаризация, документ «Пересортица товаров», списание и оприходование, корректировка остатков и проверка результата.
Пересортица — это ситуация, когда на складе фактически лежит один товар, а в учёте числится другой: например, списали кирпич марки М100, а по документам прошёл М150. В 1С такая ошибка исправляется не ручной правкой остатков, а специальными документами, которые одновременно списывают излишек одной номенклатуры и оприходуют недостачу другой. Порядок действий зависит от конфигурации — чаще всего это «Управление торговлей 11», «ERP» или «Комплексная автоматизация 2».
Ключевое правило: пересортица оформляется только после инвентаризации. Пока не проведён пересчёт и не зафиксированы расхождения, любые корректировки остатков будут «висеть в воздухе» и создадут новые расхождения при следующей проверке. Поэтому ниже разобран полный цикл — от инвентаризации до контроля результата.
Материал ориентирован на пользователей 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, где есть типовой документ «Пересортица товаров». Для 1С:Бухгалтерии, где такого документа нет, в конце приведён альтернативный сценарий через списание и оприходование.
Что такое пересортица и когда её можно оформлять
Пересортица возникает, когда недостача одного товара совпадает с излишком другого. Классические причины: похожая упаковка, ошибка кладовщика при отборе, неверный штрихкод в карточке номенклатуры, путаница между артикулами одного поставщика. В бухгалтерском и налоговом учёте взаимный зачёт недостачи и излишка допускается только при выполнении условий: товары одного наименования или схожие, расхождение за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица.
Если условия не выполняются — например, недостача дорогого товара и излишек дешёвого у разных кладовщиков — оформлять пересортицу нельзя. Недостача списывается отдельно (на виновное лицо или в расходы), излишек оприходуется отдельно. Неправильный зачёт — частая причина претензий при налоговых проверках.
Проведите инвентаризацию перед оформлением
В УТ 11 и ERP пересортица оформляется на основании складского документа «Пересчёт товаров» (в старых версиях — «Инвентаризация товаров»). Откройте раздел «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» и создайте новый документ, указав склад и, при необходимости, отбор по номенклатуре.
В табличную часть загрузите учётные остатки командой «Заполнить» и внесите фактические количества по результатам пересчёта. Программа автоматически покажет отклонения: где излишек, где недостача. Проведите документ — статус пересчёта станет «Выполнено», и расхождения станут доступны для оформления итоговых документов.
Параллельно оформляется бумажная часть: приказ на инвентаризацию, инвентаризационная опись и сличительная ведомость. Эти документы — основание для бухгалтерских записей, без них пересортица в программе не имеет документального подтверждения.
- 1Создайте приказ на инвентаризацию и назначьте ответственных
- 2Оформите документ «Пересчёт товаров», заполните учётные и фактические остатки
- 3Проведите пересчёт и убедитесь, что расхождения рассчитаны корректно
- 4Создайте «Пересортицу товаров» на основании пересчёта
- 5Проверьте складские отчёты: расхождения должны закрыться
Оформите документ «Пересортица товаров»
После проведения пересчёта перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Оформление накладных и ордеров» либо создайте документ напрямую: «Склад» → «Пересортицы товаров» → «Создать». Проще всего вводить документ на основании пересчёта — тогда программа сама подберёт пары «недостача/излишек».
В табличной части указываются две позиции в одной строке: списываемый товар (по которому недостача) и оприходуемый товар (по которому излишек). Количество по обеим позициям должно совпадать — зачёт идёт штука в штуку, килограмм в килограмм. Если количества различаются, разница оформляется отдельным списанием или оприходованием.
Обратите внимание на поле «Статья доходов/расходов» или аналитику списания — от неё зависит, куда попадёт разница в стоимости товаров, если их учётные цены различаются. После заполнения проведите документ и распечатайте акт о пересортице для подписи комиссией.
Как оформить пересортицу в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа «Пересортица» нет, поэтому операция выполняется двумя документами. Сначала проведите «Инвентаризацию товаров» (раздел «Склад»), чтобы зафиксировать расхождения. Затем на её основании создайте «Списание товаров» по позиции с недостачей и «Оприходование товаров» по позиции с излишком.
В списании укажите счёт списания 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», в оприходовании — счёт 91.01 (прочие доходы) либо тот же 94-й, если делаете взаимный зачёт по решению руководителя. Конкретные счета зависят от учётной политики организации — согласуйте проводки с главным бухгалтером до проведения документов.
Чтобы связь операций была прозрачной, в комментариях обоих документов укажите номер и дату инвентаризации и приказа о зачёте пересортицы. При проверке это избавит от вопросов, почему одна и та же разница прошла по разным документам.
Сравнение способов оформления
Один документ закрывает и недостачу, и излишек. Подходит, когда зачёт правомерен. Не доступен в Бухгалтерии.
Два документа, ручная настройка счетов. Универсальный вариант, но требует согласования проводок с бухгалтерией.
Только как аварийная мера при ошибках в закрытом периоде. Нарушает связь с документами, использовать не рекомендуется.
Проверьте результат после проведения
После оформления пересортицы откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (УТ 11) или «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41» (Бухгалтерия) и сверьте остатки по обеим позициям. Учётное количество должно совпасть с фактическим по данным пересчёта.
Дополнительно проверьте отчёт «Ведомость по товарам на складах» в разрезе документов: по списываемой позиции должно быть движение расхода, по оприходуемой — прихода, обе строки ссылаются на документ пересортицы. Если расхождение осталось — значит, количество в пересчёте или пересортице указано неверно.
Как проверить результат
Учётное количество равно фактическому по пересчёту
Осталась недостача или излишек — документ заполнен с ошибкой
Пересортица создана на основании проведённого пересчёта
Документ введён вручную без основания — расхождения могут дублироваться
Сумма разницы в ценах отражена осознанно и согласована
Неожиданный крупный доход или расход в проводках
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — оформление пересортицы «в обход» инвентаризации, простым редактированием остатков. Это ломает связь первичных документов с учётом и гарантированно вскроется при следующей инвентаризации. Вторая типичная ошибка — зачёт товаров с разными единицами измерения или разного качества без корректировки количества: например, списали 10 упаковок, оприходовали 10 штук.
Третья группа ошибок — методологическая: зачёт недостачи и излишка по разным МОЛ, за разные периоды или по товарам разной ценовой категории. Такой зачёт формально провести в программе можно, но при проверке его могут не принять, и недостачу придётся восстанавливать с доначислением налогов.
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу между товарами с разной ценой?
Да, документ проведётся, но разница в учётной стоимости отразится в доходах или расходах. Если разница существенна, корректнее оформить отдельное списание недостачи и оприходование излишка, а не зачёт.
Что делать, если количество недостачи и излишка не совпадает?
Оформите пересортицу на совпадающее количество, а оставшуюся разницу закройте отдельным документом: списанием (если недостача больше) или оприходованием (если излишек больше).
Нужен ли приказ руководителя для пересортицы?
Да. Взаимный зачёт недостачи и излишков выполняется только по решению руководителя организации на основании данных инвентаризации. В программе укажите реквизиты приказа в комментарии или печатной форме акта.
Как оформить пересортицу, если ошибку нашли в прошлом закрытом периоде?
Не проводите документы задним числом в закрытом периоде. Оформите инвентаризацию и пересортицу текущей датой, а в комментариях укажите, когда и при каких обстоятельствах возникла ошибка.
Почему в УТ 11 нет кнопки создания пересортицы?
Проверьте, что проведён документ «Пересчёт товаров» и в нём есть расхождения. Также у пользователя должны быть права на оформление складских документов, а в настройках склада не должен блокировать ордерный статус ввод итоговых документов.
Что важно запомнить
Пересортица оформляется только после инвентаризации и только при выполнении условий зачёта: один период, одно МОЛ, сопоставимые товары. В УТ 11 и ERP используется документ «Пересортица товаров», в Бухгалтерии — пара «списание + оприходование». Результат всегда проверяйте складскими отчётами.