Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С оформить отгрузку товара
Как оформить отгрузку товара в 1С: создание реализации на основании заказа, проверка остатков, печать ТОРГ-12 и УПД, исправление ошибок и типичные проблемы.
Отгрузка товара в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» — в Управлении торговлей 11 и ERP — или «Реализация (акты, накладные)» в Бухгалтерии предприятия 3.0. Документ одновременно списывает товар со склада, формирует дебиторскую задолженность покупателя и служит основанием для печати отгрузочных документов: ТОРГ-12, счета-фактуры или универсального передаточного документа (УПД).
Корректность отгрузки зависит от трёх условий: на складе должен быть достаточный остаток номенклатуры, в базе должны быть заполнены карточки контрагента и товара, а у пользователя — права на проведение документов продажи. Если хотя бы одно условие нарушено, документ либо не проведётся, либо уйдёт «в минус», что создаст проблемы при инвентаризации и расчёте себестоимости.
Ниже разобран рабочий порядок действий для типовых конфигураций 1С: Управление торговлей 11 и Бухгалтерия предприятия 3.0. Названия команд в вашей версии могут немного отличаться, но логика документа одинакова.
Какие документы и данные нужны перед отгрузкой
Прежде чем создавать реализацию, убедитесь, что в справочниках заполнены обязательные данные. В карточке контрагента должны быть указаны ИНН, КПП, юридический адрес и договор с корректным типом (с покупателем). В карточке номенклатуры — единица измерения, ставка НДС и признак «Товар», иначе документ не сможет списать позицию со склада.
Если компания работает по заказам покупателей, отгрузка оформляется на основании заказа — это снижает риск ошибок в количестве и ценах, потому что данные переносятся автоматически. При работе со счетами на оплату реализацию удобно создавать на основании счёта: цены и состав уже согласованы с клиентом.
Отдельно проверьте дату документа. Реализация должна проходить датой фактической отгрузки, а не датой создания документа «задним числом» без необходимости. Проведение в закрытом периоде может нарушить уже сданную отчётность.
Отчёт «Остатки товаров на складах» или кнопка подбора с показом остатков
Без этих данных печатные формы будут неполными
Ошибка в ставке исказит счёт-фактуру и УПД
Проверьте, не закрыт ли период для редактирования
Создание реализации на основании заказа или счёта
Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте заказ покупателя (Продажи → Заказы покупателей) или счёт на оплату и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» (в УТ 11 — «Реализация»). Программа перенесёт контрагента, договор, цены и список товаров.
В Управлении торговлей 11 перед созданием реализации проверьте статус заказа: он должен быть «К отгрузке», а по строкам должно быть выполнено обеспечение (резерв). Если товар не зарезервирован, отгрузка создастся, но складское обеспечение придётся корректировать отдельно.
После создания документа сверьте перенесённые данные с фактическими: покупатель мог заказать 100 единиц, а отгружается 80. Лишние строки удалите или скорректируйте количество — реализация должна отражать только то, что реально уехало со склада.
- 1Откройте заказ покупателя или счёт на оплату в разделе «Продажи»
- 2Нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация»
- 3Проверьте контрагента, договор, склад и дату документа
- 4Скорректируйте количество и состав товаров под фактическую отгрузку
- 5Проверьте итоговую сумму и НДС, затем нажмите «Провести»
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой печати в документе
Ручное создание реализации без заказа
Если продажа разовая и заказ не вёлся, создайте документ напрямую: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Создать» → «Реализация товаров». В Бухгалтерии 3.0 путь аналогичен: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» → «Товары (накладная)».
Заполните шапку документа: покупатель, договор, склад отгрузки, организация (если в базе их несколько). Затем добавьте товары в табличную часть — вручную через «Добавить» или через «Подбор», где видны текущие остатки и цены. Подбор удобнее: он сразу показывает, сколько единиц доступно на выбранном складе.
Цены подставляются из установленного вида цен или договора. Если цены не заполнились, проверьте, действует ли на дату документа документ «Установка цен номенклатуры» (в УТ 11) или указан ли тип цен в договоре. Вручную цену можно изменить, если у пользователя есть соответствующие права.
Проверка остатков и контроль отрицательного списания
Главный риск при отгрузке — продажа товара, которого нет на складе. Тогда реализация проведётся «в минус», себестоимость рассчитается некорректно, а инвентаризация покажет расхождение. Перед проведением откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11) или «Остатки товаров» (в Бухгалтерии) и сверьте доступное количество.
В типовых конфигурациях контроль остатков включается в настройках: в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» → контроль остатков при проведении. В Бухгалтерии 3.0 контроль настраивается в «Администрирование» → «Проведение документов». По умолчанию программа обычно запрещает списание в минус, но после переноса данных или ручных корректировок настройку стоит перепроверить.
Если документ не проводится с сообщением о нехватке товара, найдите причину: возможно, оприходование ещё не оформлено, товар зарезервирован под другой заказ или отгрузка идёт не с того склада. Не отключайте контроль остатков ради одного документа — это маскирует проблему, а не решает её.
Печать отгрузочных документов: ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура
После проведения реализации станут доступны печатные формы. Кнопка «Печать» в документе предлагает комплект: товарная накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), а в УТ 11 — также акт об оказании услуг и накладная на внутреннее перемещение при необходимости.
УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и подходит большинству организаций на общей системе налогообложения. Если покупатель работает с электронным документооборотом (ЭДО), УПД можно отправить прямо из 1С через встроенный обмен — при подключённом сервисе 1С-ЭДО кнопка отправки появится в документе.
Проверьте печатную форму перед подписанием: наименование и реквизиты сторон, номер и дату документа, количество, цены, сумму НДС и итог. Ошибка в ИНН покупателя или номере документа может стать основанием для отказа в вычете НДС у контрагента.
Что печатать при отгрузке
Классический комплект. Подходит, если контрагент требует отдельную накладную по унифицированной форме
Один документ вместо двух. Удобен при ЭДО и сокращает бумажный оборот. Не подходит, если покупатель внутренним регламентом требует именно ТОРГ-12
Допустима, если форма утверждена в учётной политике и содержит все обязательные реквизиты первичного документа
Частичная отгрузка, возврат и исправление ошибок
Частичная отгрузка по заказу
Если товара не хватает на весь заказ, создайте реализацию на основании заказа и удалите неотгруженные строки или уменьшите количество. Заказ останется открытым в части недопоставки — в УТ 11 это видно по статусу строк и отчёту «Состояние выполнения заказов». Когда товар поступит, создайте вторую реализацию на основании того же заказа.
Исправление ошибочной отгрузки
Если документ уже проведён, а ошибка обнаружилась позже, действия зависят от её характера. Опечатку в цене или количестве текущего периода исправляют документом «Корректировка реализации» — он создаётся на основании реализации и формирует исправительный счёт-фактуру. Полный отказ от сделки оформляют документом «Возврат товаров от покупателя».
Распроводить и перепровести саму реализацию допустимо только в открытом периоде и если по ней ещё не выписаны корректировки, возвраты и не сдана отчётность. Иначе цепочка связанных документов «развалится», и восстановить последовательность будет сложнее, чем оформить корректировку.
Проверка результата после проведения
После проведения реализации убедитесь, что документ отразился в учёте корректно. В Бухгалтерии 3.0 откройте кнопку «Дт/Кт» в документе: должны быть проводки по списанию себестоимости (Дт 90.02 — Кт 41), признанию выручки (Дт 62 — Кт 90.01) и начислению НДС (Дт 90.03 — Кт 68.02), если организация — плательщик НДС.
В УТ 11 проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» — количество по отгруженным позициям должно уменьшиться ровно на отгруженный объём. Взаиморасчёты с покупателем видны в отчёте «Расчёты с партнёрами»: появится дебиторская задолженность на сумму реализации до момента оплаты.
Как проверить результат отгрузки
Уменьшился ровно на отгруженное количество, отрицательных остатков нет
Остаток ушёл в минус или не изменился — документ не проведён или склад указан неверно
Есть списание себестоимости, выручка и НДС
Проводок нет или только часть — проверьте настройки счетов учёта номенклатуры
Все реквизиты сторон, суммы и НДС совпадают с документом
Пустые поля, неверный ИНН или сумма — исправьте карточки справочников и перепечатайте
В расчётах появилась дебиторка на сумму реализации
Задолженности нет — проверьте договор и настройки расчётов
Если отгрузок много и они однотипные, настройте в УТ 11 рабочее место «Оформление накладных и ордеров»: менеджер видит все заказы к отгрузке списком и создаёт реализации пакетно. Это заметно сокращает ручную работу по сравнению с вводом каждого документа отдельно.
Частые вопросы
Чем реализация отличается от расходного ордера на товары?
Реализация — финансовый документ: она формирует выручку, задолженность покупателя и НДС. Расходный ордер — складской документ, он фиксирует фактическую выдачу товара кладовщиком. На ордерных складах в УТ 11 используются оба документа, на неордерных достаточно реализации.
Можно ли отгрузить товар без оформленного поступления?
Технически программа может позволить провести реализацию в минус, если контроль остатков отключён, но делать этого не стоит: себестоимость спишется некорректно, а остатки придётся исправлять ручными операциями. Правильный путь — сначала оформить поступление, затем отгрузку.
Как отгрузить товар частями по одному заказу?
Создайте реализацию на основании заказа, оставьте в ней только фактически отгружаемые позиции и проведите. Заказ останется частично выполненным. При следующей отгрузке снова создайте реализацию на основании того же заказа — программа предложит оставшееся количество.
Что делать, если в реализации ошибка обнаружилась после отправки документов покупателю?
Оформите документ «Корректировка реализации» по согласованию с покупателем: программа создаст исправительный счёт-фактуру или скорректирует УПД. Не редактируйте исходный документ втихую — у покупателя останется старая версия, и данные разойдутся.
Как оформить отгрузку, если организация работает без НДС?
Порядок действий тот же, но в документе укажите ставку «Без НДС», а вместо счёта-фактуры покупателю выдают накладную или УПД со статусом без выделения налога. Проверьте, что в карточке номенклатуры и договоре ставка НДС не подставляется автоматически.
Почему реализация не проводится с ошибкой о незаполненных счетах учёта?
Причина в настройке счетов учёта номенклатуры: для товара, склада или группы номенклатуры не заданы счета. В Бухгалтерии 3.0 откройте «Справочники» → «Номенклатура» → «Счета учёта номенклатуры» и заполните правила, после чего документ проведётся.
Что важно запомнить
Отгрузка в 1С оформляется документом «Реализация»: быстрее всего — на основании заказа или счёта. Перед проведением проверьте остатки, склад, ставку НДС и дату документа, после — проводки, печатную форму и задолженность покупателя. Ошибки в проведённых документах исправляйте корректировкой или возвратом, а не ручным редактированием.