Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать отгрузку товара в 1С
Как оформить отгрузку товара в 1С: создание реализации на основании заказа, заполнение документа, печать ТОРГ-12 и УПД, проверка проводок и типичные ошибки.
Отгрузка товара в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление нашей фирмой» либо документом «Реализация товаров и услуг» в «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Документ списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя, проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту и служит основанием для печати ТОРГ-12 или УПД.
Базовый сценарий одинаков во всех конфигурациях: выбирается контрагент и договор, указывается склад, подбираются товары с количеством и ценами, документ проводится — и программа автоматически формирует движения по регистрам. Различия касаются в основном расположения команд в меню и набора печатных форм.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки результата, включая отгрузку на основании заказа, работу со счётом на оплату и типичные ошибки, из-за которых в учёте появляются минусовые остатки и неверная задолженность.
Подготовка: что должно быть настроено до первой отгрузки
До создания первого документа реализации проверьте базовые справочники. Контрагент покупателя должен быть заведён в разделе «Справочники» (или «Продажи») с корректными ИНН, КПП и адресом — эти данные попадут в печатные формы и счёт-фактуру. К контрагенту привязывается договор с указанием валюты и типа расчётов.
Номенклатура отгружаемых товаров должна иметь заполненные единицы измерения, ставку НДС и, при необходимости, счета учёта. Если ставка НДС не указана, программа либо не заполнит её в документе, либо подставит значение по умолчанию, что приведёт к ошибкам в счёте-фактуре и декларации.
Также убедитесь, что товар физически оприходован на склад документом поступления. Отгрузка «в минус» технически возможна при отключённом контроле остатков, но она ломает себестоимость и партионный учёт. Проверить остатки можно отчётом «Остатки товаров на складах» (в УТ, КА, ERP) или «Остатки по складу» в «1С:Бухгалтерии».
Создание документа реализации вручную
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Товары (накладная)». В «1С:Комплексная автоматизация» и ERP путь: «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» → «Создать». В «1С:Управление нашей фирмой» — «Продажи» → «Расходные накладные».
Заполните шапку документа: дату (по умолчанию текущая, при отгрузке задним числом учитывайте закрытие периода), контрагента, договор и склад. Организация подставляется из настроек пользователя, но если в базе несколько юрлиц — проверьте её вручную: ошибка в организации исправляется только перепроведением цепочки документов.
В табличной части «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — подбор удобнее при большом количестве позиций, так как показывает остатки и цены сразу из справочника. Для каждой строки укажите количество, цену и проверьте ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
- 1Откройте список документов реализации и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цены
- 4Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»
Отгрузка на основании заказа или счёта на оплату
Если продажа начинается с заказа покупателя или счёта, создавать реализацию вручную не нужно — документ вводится на основании. Откройте заказ (или счёт) и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор, товары, количество и цены, а также свяжет документы между собой.
Связь документов важна для аналитики: отчёты по состоянию заказов покажут, что отгружено, что оплачено, а что ещё висит в работе. Если реализация создана отдельно, без основания, заказ останется «неотгруженным», и менеджеры будут видеть искажённую картину.
Частичная отгрузка тоже поддерживается: после создания реализации на основании заказа отредактируйте количество в строках или удалите лишние позиции. Остаток по заказу можно будет отгрузить позже следующей реализацией. В ERP и КА статус заказа при этом сменится на «К отгрузке» или «В работе» в зависимости от настроек.
Проведение документа и проверка движений
После нажатия «Провести» программа выполняет несколько операций одновременно: списывает товар со склада, рассчитывает себестоимость (по FIFO или средней — в зависимости от настроек учётной политики), формирует дебиторскую задолженность покупателя и начисляет НДС. В «1С:Бухгалтерии» создаются проводки вида Дт 62.01 — Кт 90.01.1 (выручка) и Дт 90.02.1 — Кт 41.01 (себестоимость), а также Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС).
Посмотреть результат можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа (в «1С:Бухгалтерии») или через «Ещё» → «Движения документа» в управляемых конфигурациях. Сверьте, что себестоимость заполнена — пустая или нулевая себестоимость при ненулевом количестве означает, что товар списался без стоимости, обычно из-за отсутствия остатков в партионном учёте.
Дополнительно проверьте взаиморасчёты: отчёт «Задолженность покупателей» (или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62) должен показать новую задолженность контрагента на сумму документа. Если задолженность появилась у другого договора или организации — документ заполнен с ошибкой.
Как проверить результат отгрузки
Количество уменьшилось на отгруженное, остаток неотрицательный
Появился минусовой остаток или количество не изменилось
Заполнены выручка, себестоимость и НДС
Себестоимость нулевая или проводки отсутствуют
Долг появился по нужному контрагенту и договору
Долг висит на другом договоре или не сформировался
Реквизиты сторон, суммы и НДС совпадают с документом
Пустые реквизиты, неверная ставка НДС
Печать отгрузочных документов: ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура
Из формы проведённого документа по кнопке «Печать» доступны основные формы: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД) и, в зависимости от конфигурации, накладная на отпуск материалов на сторону. ТОРГ-12 подходит, когда счёт-фактура оформляется отдельно; УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и сейчас используется чаще.
Счёт-фактура создаётся по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу формы документа (в «1С:Бухгалтерии») или автоматически при проведении реализации в торговых конфигурациях. Если организация работает без НДС (УСН, патент), счёт-фактура не требуется — убедитесь, что в документе ставка указана «Без НДС», иначе программа сформирует лишние движения.
При электронном документообороте (ЭДО) УПД отправляется контрагенту напрямую из 1С через подключённого оператора. Проверьте статус доставки документа после отправки — отгрузка считается документально завершённой только после подписания документа покупателем.
ТОРГ-12 или УПД
Подходит, когда покупатель требует классическую форму накладной или счёт-фактура выставляется сводно за период. Два документа вместо одного.
Один документ заменяет накладную и счёт-фактуру, удобен для ЭДО. Не подходит, если покупатель по внутренним правилам принимает только ТОРГ-12.
Частные сценарии и ограничения
Отгрузка задним числом
Провести реализацию прошедшей датой можно, но при закрытом периоде (установлена дата запрета редактирования) программа заблокирует проведение. Даже при открытом периоде отгрузка задним числом может нарушить последовательность партионного учёта — после неё рекомендуется перепровести последующие документы или выполнить восстановление последовательностей штатной обработкой.
Розничная отгрузка и продажа в кредит
Для розницы вместо реализации используются отчёты о розничных продажах и чеки ККТ — оформлять накладную на каждого розничного покупателя не нужно. Продажа в кредит или с отсрочкой платежа оформляется той же реализацией, но срок оплаты контролируется по договору и отчётам по задолженности.
Отгрузка комиссионеру
Передача товара комиссионеру — это не продажа: в документе выбирается вид операции «Передача на комиссию» (или соответствующий тип договора). Товар при этом списывается со склада, но остаётся в собственности компании и числится на счёте 45, выручка и НДС не начисляются до получения отчёта комиссионера.
Частые вопросы по отгрузке в 1С
Что делать, если при проведении пишет «Недостаточно товара на складе»?
Сформируйте отчёт по остаткам в разрезе складов и проверьте три причины: не проведено поступление товара, выбран не тот склад в документе, либо остаток зарезервирован под другой заказ (в УТ, КА, ERP). Исправьте первопричину, а не отключайте контроль остатков.
Можно ли удалить проведённую реализацию?
Да, если период открыт и по документу нет связанных движений (оплаты, корректировок, счёта-фактуры). Сначала пометьте на удаление или отмените проведение связанных документов. Если накладная уже передана покупателю, вместо удаления оформляйте возврат товара от покупателя — так учёт останется согласованным с реальностью.
Как отгрузить товар частями по одному заказу?
Создайте реализацию на основании заказа и отредактируйте количество в строках до фактического. По оставшимся позициям позже создайте следующую реализацию тем же способом — программа подтянет неотгруженный остаток. Статус заказа и остатки к отгрузке видны в отчётах по заказам покупателей.
Почему в проводках нулевая себестоимость?
Чаще всего товар списывается из «ничего»: на момент отгрузки в партионном учёте нет положительного остатка (поступление проведено позже датой, отгрузка сделана задним числом или есть минусовые остатки). Проверьте хронологию документов и выполните перепроведение партий, затем перепроведите реализацию.
Нужен ли счёт-фактура при работе на УСН?
Нет, упрощенцы без НДС счета-фактуры не выставляют. В документе реализации укажите ставку «Без НДС» и печатайте ТОРГ-12 или накладную без статуса счёта-фактуры. Если организация на УСН выставила счёт-фактуру добровольно, возникает обязанность уплатить НДС — делать этого без необходимости не стоит.
Что важно запомнить
Отгрузка оформляется документом реализации — вручную или на основании заказа. Заполните контрагента, договор, склад и товары, проверьте НДС и остатки, проведите документ и распечатайте УПД или ТОРГ-12. После проведения сверьте движения: остатки склада, себестоимость и задолженность покупателя.