Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С оформить доставку товара покупателю
Как оформить доставку товара покупателю в 1С:Управление торговлей и ERP: заказ, реализация, транспортная накладная, учёт расходов на доставку и типичные ошибки.
Оформление доставки товара покупателю в 1С затрагивает сразу несколько участков учёта: продажи, склад, транспорт и взаиморасчёты. В зависимости от того, доставляет товар собственный транспорт компании, сторонний перевозчик или служба доставки, набор документов и проводок будет различаться. В типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» для этого предусмотрены заказ покупателя, реализация товаров и услуг, транспортная накладная и документы учёта транспортных расходов.
Базовая логика всегда одинакова: сначала фиксируется потребность покупателя (заказ), затем склад отгружает товар (реализация или расходный ордер), после чего оформляется сама перевозка — либо как услуга собственной доставки, либо как услуга стороннего перевозчика. Ошибка на любом из этапов приводит к расхождениям в остатках, долгах или себестоимости.
Ниже разобран полный цикл оформления доставки на примере типовых конфигураций, с вариантами для разных сценариев и контрольными точками для проверки результата.
Шаг 1. Проверка настроек и справочников перед оформлением
Прежде чем оформлять первую доставку, убедитесь, что в программе включены нужные функциональные опции. В разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи» должна быть включена возможность оформления заказов покупателей, а в разделе «Склад и доставка» — опции, связанные с ордерной схемой склада и управлением доставкой, если вы планируете их использовать.
Проверьте карточку покупателя: у контрагента должен быть заполнен адрес доставки. В типовых конфигурациях адрес хранится в табличной части «Адреса» карточки партнёра или контрагента и подставляется в документы автоматически. Если адресов несколько (например, у сетевого клиента несколько магазинов), создайте отдельный адрес для каждой точки отгрузки — это избавит от ручного ввода при каждой продаже.
Если доставку выполняет сторонний перевозчик, заведите его как поставщика услуг и создайте номенклатуру с типом «Услуга» — например, «Транспортные услуги». Для собственной доставки, стоимость которой выставляется покупателю отдельной строкой, также потребуется услуга «Доставка товара» с настроенной ставкой НДС.
Шаг 2. Оформление заказа покупателя с условиями доставки
Документ «Заказ покупателя» находится в разделе «Продажи». Создайте новый заказ, укажите покупателя, соглашение или договор, склад отгрузки и табличную часть с товарами. В поле «Способ доставки» (или на закладке «Доставка», в зависимости от конфигурации) выберите вариант: самовывоз, доставка силами продавца, доставка перевозчиком или доставка до пункта выдачи.
При выборе доставки силами продавца или перевозчиком заполните адрес доставки, желаемую дату и время, а также зону доставки, если в программе ведётся тарификация по зонам. Эти данные потом используются при формировании заданий на перевозку и печатных форм для водителя.
Статус заказа управляет резервированием товара. Если склад должен зарезервировать остатки под конкретную доставку, переведите заказ в статус «К отгрузке» — товар будет зарезервирован и станет недоступен для других заказов. Проверить резерв можно через отчёт «Остатки и доступность товаров».
- 1Раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» → «Создать»
- 2Заполните покупателя, склад и товары
- 3Укажите способ доставки и адрес
- 4Установите статус «К отгрузке» для резервирования
- 5Проверьте резерв в отчёте «Остатки и доступность товаров»
Шаг 3. Отгрузка товара: реализация и расходный ордер
На основании заказа создаётся документ «Реализация товаров и услуг» — кнопка «Создать на основании» в форме заказа. Программа перенесёт товары, цены и адрес доставки автоматически. Проверьте дату отгрузки, склад и количество: если отгружаете частично, откорректируйте строки вручную, остаток заказа останется открытым.
Если на складе включён ордерный учёт, после реализации потребуется «Расходный ордер на товары» — именно он списывает товар с остатков склада, а реализация в этом случае отражает переход права собственности. Расхождение между реализацией и ордером — типичная причина «зависших» остатков, поэтому сверяйте оба документа.
В реализации доставку можно отразить двумя способами: включить её стоимость в цену товара (тогда отдельных действий не требуется) или добавить отдельной строкой номенклатуру-услугу «Доставка». Второй вариант прозрачнее для покупателя и упрощает анализ выручки по транспортным услугам.
Шаг 4. Оформление транспортной накладной и задания на перевозку
Если товар перевозится по договору с транспортной компанией, перевозчик обязан оформить транспортную накладную. В 1С документ «Транспортная накладная» создаётся на основании реализации (раздел «Продажи» или «Склад и доставка», в зависимости от конфигурации). В нём указываются грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, данные автомобиля и водителя, количество мест и масса груза.
Заполните накладную внимательно: ошибки в реквизитах перевозчика или в описании груза могут привести к отказу в налоговом вычете у покупателя или к спорам при утрате груза. Печатная форма выводится из документа и подписывается водителем и представителем получателя.
В конфигурациях с модулем управления перевозками (например, при использовании заданий на перевозку в ERP) можно сгруппировать несколько заказов в один рейс, назначить транспортное средство и водителя, а затем распечатать маршрутный лист. Это удобно при собственной службе доставки с несколькими машинами.
Шаг 5. Учёт расходов на доставку
Учёт зависит от того, кто выполняет перевозку и кто несёт расходы. Если доставку выполняет сторонний перевозчик за ваш счёт, его услуги оформляются документом «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление услуг») с номенклатурой «Транспортные услуги». Далее возможны два варианта: отнести расходы на себестоимость приобретённого товара (актуально для доставки от поставщика) или списать на расходы на продажу (для доставки покупателю).
Для доставки покупателю расходы обычно относятся на счёт 44 «Расходы на продажу». В документе приобретения услуги укажите статью расходов с видом «Транспортные расходы» и аналитику — подразделение или направление деятельности. Если доставка перевыставляется покупателю, выручка по услуге и расходы перевозчика будут видны в отчётах по валовой прибыли отдельно.
При доставке собственным транспортом расходы складываются из топлива, зарплаты водителя и амортизации. В типовых конфигурациях они учитываются на счетах затрат и включаются в расходы на продажу через регламентные операции закрытия месяца — отдельный документ на каждую доставку в этом случае не нужен.
Варианты учёта доставки
Проще всего: никаких дополнительных документов, но стоимость логистики «спрятана» и не анализируется отдельно.
Прозрачно для покупателя и отчётности; требует номенклатуры-услуги и корректной ставки НДС.
Оформляется приобретением услуг с отнесением на счёт 44; даёт полную картину затрат, но требует сверки актов с перевозчиком.
Расходы собираются через затратные счета и закрытие месяца; подходит при регулярных развозках своей техникой.
Шаг 6. Проверка результата и закрывающие документы
После отгрузки и доставки проверьте три участка. Первый — складские остатки: товар должен быть списан, а в отчёте «Остатки товаров на складах» не должно быть отрицательных значений по отгруженным позициям. Второй — взаиморасчёты: в отчёте «Задолженность покупателей» реализация должна сформировать дебиторскую задолженность на сумму товара и доставки. Третий — статус заказа: после полной отгрузки и оплаты заказ должен перейти в состояние «Закрыт».
От покупателя получите подписанный экземпляр товарной накладной (ТОРГ-12 или УПД) и транспортной накладной с отметкой о получении груза. Если доставку выполнял перевозчик, запросите у него акт оказанных услуг и сверьте его с вашим документом приобретения услуг. Эти документы подтверждают факт доставки при спорах и при налоговых проверках.
Как проверить результат
Товар списан, отрицательных остатков нет
Минус по позициям или товар числится на складе после отгрузки
Дебиторка равна сумме реализации с доставкой
Сумма долга не совпадает с документами или дублируется
Статус «Закрыт», отгружено и оплачено полностью
Заказ «висит» в работе при фактически завершённой поставке
Подписана получателем, реквизиты совпадают с реализацией
Нет подписи получателя или расходятся данные о грузе
Типичные ошибки при оформлении доставки
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности документов или неверных настроек. Ниже собраны ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
FAQ
Можно ли оформить доставку без заказа покупателя?
Да. Если компания не ведёт учёт по заказам, реализацию создают напрямую из раздела «Продажи», а адрес доставки указывают в самом документе или в транспортной накладной. Однако без заказа не работает резервирование товара и контроль частичных отгрузок, поэтому при регулярных доставках заказ лучше использовать.
Как оформить доставку, если покупатель сам оплачивает перевозчика?
В этом случае продавец только передаёт товар перевозчику по транспортной накладной, где плательщиком указан покупатель. В учёте продавца расходы на доставку не возникают: оформляется только реализация товара, а услуги перевозчика покупатель учитывает у себя самостоятельно.
Что делать, если доставка частично возвращена покупателем?
Оформите документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации — он вернёт товар на склад и скорректирует задолженность. Если оплаченная доставка не состоялась по вине продавца, стоимость услуги корректируется отдельным документом корректировки реализации или возвратом оплаты.
Нужна ли транспортная накладная при доставке собственным транспортом?
Если перевозка выполняется собственным транспортом грузоотправителя без привлечения перевозчика по договору, транспортная накладная, как правило, не оформляется — достаточно товарной накладной и путевого листа. Если же привлекается сторонняя транспортная компания, транспортная накладная обязательна.
Как увидеть прибыль с учётом расходов на доставку?
Используйте отчёты «Валовая прибыль» или «Финансовый результат» в разделе продаж и финансов. Чтобы расходы на доставку корректно попадали в отчёты, важно при поступлении услуг перевозчика указывать правильную статью расходов и аналитику — иначе затраты «повиснут» без распределения.
Что важно запомнить
Доставка в 1С оформляется цепочкой: заказ покупателя со способом доставки и адресом → реализация (плюс расходный ордер на ордерном складе) → транспортная накладная для перевозчика → учёт расходов на доставку. После отгрузки сверьте остатки склада, взаиморасчёты и статус заказа — это три контрольные точки, которые показывают, что всё оформлено корректно.