Торговля и Склад · 12 мин
Как настроить прослеживаемость товаров в 1С
Настройка прослеживаемости товаров в 1С: включение механизма, работа с РНПТ, учет импортных товаров, отчеты и типичные ошибки. Практическая инструкция.
Прослеживаемость товаров — это система учета, при которой каждая партия импортного товара сопровождается регистрационным номером партии товара (РНПТ) от поступления до продажи конечному покупателю. Механизм обязателен для товаров, включенных в перечень постановления Правительства РФ, и касается компаний на любых режимах налогообложения, включая УСН и патент.
В конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP, Бухгалтерия предприятия 3.0) прослеживаемость реализована штатными средствами: достаточно включить функциональную опцию, настроить номенклатуру и корректно оформлять документы поступления и реализации. Ошибки в настройке приводят к тому, что РНПТ не попадает в счета-фактуры и отчетность, а это грозит штрафами и отказом в вычете НДС у покупателей.
Ниже разобран практический порядок настройки на примере типовых конфигураций: от включения опции до проверки корректности заполнения документов и формирования отчетности.
Что нужно проверить до начала настройки
Перед включением механизма убедитесь, что конфигурация обновлена до релиза, поддерживающего прослеживаемость. Механизм появился в типовых решениях в связи с введением обязательной прослеживаемости, и в старых релизах нужных объектов просто нет. Проверить версию можно через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Результаты обновления» или через сведения о программе.
Второе условие — ведение партионного учета. Прослеживаемость работает через партии товаров, поэтому если учет ведется по средней без партий, потребуется включить партионный учет и, возможно, выполнить корректировку остатков. В УТ 11 и ERP партионный учет включен по умолчанию, в БП 3.0 проверьте настройки учетной политики.
Третье — определите, какие товары из вашего ассортимента подлежат прослеживаемости. Это товары с кодами ТН ВЭД из перечня постановления Правительства: холодильники, стиральные машины, мониторы, проекторы, коляски, отдельные виды одежды и другие категории. Перечень периодически расширяется, поэтому сверяйтесь с актуальной редакцией документа.
Шаг 1. Включение функциональности прослеживаемости
В Управлении торговлей 11 и ERP перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» (в ряде релизов — «Закупки») и установите флаг «Прослеживаемость импортных товаров». После включения в справочниках и документах появятся поля для работы с РНПТ: в номенклатуре, документах поступления, реализации, перемещения и списания.
В Бухгалтерии предприятия 3.0 путь другой: «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройка плана счетов» → «Учет товаров», где включается учет по партиям и прослеживаемость. Дополнительно в разделе «Главное» → «Функциональность» на закладке «Запасы» должен быть активен учет по партиям.
После включения опции проверьте, что в системе появился справочник «Номера прослеживаемости» (или «РНПТ») и что в документах поступления доступна колонка «РНПТ» в табличной части товаров. Если поля не появились — вероятно, релиз конфигурации устарел.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов»
- 2В разделе «Склад и доставка» включите флаг «Прослеживаемость импортных товаров»
- 3Проверьте появление справочника РНПТ и полей в документах
- 4Настройте номенклатуру: укажите код ТН ВЭД и признак прослеживаемости
- 5Выполните тестовое поступление с РНПТ и проверьте проводки
Шаг 2. Настройка номенклатуры и кодов ТН ВЭД
Для каждого прослеживаемого товара в карточке номенклатуры укажите код ТН ВЭД. В УТ 11 это делается на закладке, связанной с импортом и прослеживаемостью; код выбирается из классификатора ТН ВЭД, встроенного в конфигурацию. Если классификатор не заполнен, загрузите его штатной обработкой или добавьте нужные коды вручную.
После указания кода ТН ВЭД система определяет, подлежит ли товар прослеживаемости: если код входит в перечень, у номенклатуры автоматически устанавливается признак «Прослеживаемый товар». Для товаров с несколькими кодами ТН ВЭД (комплекты, наборы) настройка выполняется по каждой позиции отдельно.
Практический нюанс: не устанавливайте признак прослеживаемости вручную без привязки к коду ТН ВЭД. Система контролирует соответствие кода перечню, и ручная установка без корректного кода приведет к ошибкам при формировании отчетности и уведомлений о ввозе.
Шаг 3. Оформление поступления с указанием РНПТ
При поступлении импортного товара в документе «Приобретение товаров и услуг» (УТ 11, ERP) или «Поступление товаров» (БП 3.0) для каждой прослеживаемой позиции заполните поле «РНПТ». Регистрационный номер партии берется из декларации на товары или из документов поставщика, если товар куплен у российского посредника — в этом случае поставщик обязан передать вам РНПТ.
Один РНПТ может соответствовать нескольким строкам документа, и наоборот — одна позиция номенклатуры может поступать по нескольким РНПТ (разные партии). В этом случае строку товара разбивают на несколько, по количеству номеров партий, с указанием количества по каждому РНПТ. Это важно для корректного списания при продаже.
Если поставщик — иностранный контрагент и вы сами ввозите товар, дополнительно оформляется уведомление о ввозе прослеживаемых товаров в ФНС. В типовых конфигурациях есть механизм подготовки такого уведомления из документа поступления; отправка выполняется через сервисы сдачи отчетности или личный кабинет налогоплательщика.
Шаг 4. Продажа, перемещение и списание прослеживаемых товаров
При продаже в документе «Реализация товаров и услуг» РНПТ подставляется автоматически из остатков партий — система подбирает номера по методу списания партий (обычно ФИФО). Если по одной позиции есть остатки с разными РНПТ, программа может разбить строку автоматически либо потребовать ручного уточнения — зависит от настроек и релиза.
РНПТ из реализации автоматически попадает в счет-фактуру и УПД: в них предусмотрены специальные графы для регистрационного номера партии. Перед отправкой документа покупателю проверьте, что графы заполнены — пустые значения при прослеживаемом товаре являются нарушением.
Перемещения между складами и списания также оформляются с указанием РНПТ. При перемещении номер партии сохраняется, при списании на расходы — фиксируется выбытие. Это обеспечивает сквозную цепочку движения товара, которую контролирует ФНС через обмен данными между участниками оборота.
Как проверить результат настройки
Отчет по прослеживаемым товарам показывает остатки в разрезе номеров партий без отрицательных значений
Есть строки без РНПТ или отрицательные остатки по номерам
Графа с РНПТ заполнена по каждой прослеживаемой позиции
Графа пустая или содержит прочерк при прослеживаемом товаре
Количество по РНПТ совпадает с количеством в документе поставщика
Расхождения количества, объединение разных партий в одну строку
Шаг 5. Ввод начальных остатков по РНПТ
Если прослеживаемость включается не с нуля, а в работающей базе, остатки прослеживаемых товаров на складах нужно распределить по РНПТ. Для этого используется документ ввода начальных остатков (в УТ 11 — «Ввод остатков», в БП 3.0 — «Ввод остатков» через помощник) с указанием номеров партий по каждой позиции.
Источник данных для распределения — первичные документы поступления: декларации на товары, счета-фактуры поставщиков. Если история закупок в базе велась корректно, РНПТ можно собрать из ранее введенных поступлений. Если документов нет или они неполные, потребуется инвентаризация с поднятием бумажного архива.
Ситуация, когда точно распределить остатки по РНПТ невозможно (смешанные партии, утерянные документы), требует отдельного решения: обычно остатки вводят по данным последних подтвержденных поставок, а разницу оформляют через инвентаризацию. Консультация с аудитором здесь оправданна, так как ошибки напрямую попадут в отчетность.
Как выбрать действие с остатками
Отчетность и контроль прослеживаемости
Основные формы отчетности по прослеживаемости — уведомление о ввозе (при импорте) и уведомление о перемещении (при отдельных операциях), а также сведения о РНПТ в счетах-фактурах, которые ФНС сопоставляет между продавцом и покупателем. В 1С подготовка уведомлений выполняется из раздела отчетности или непосредственно из документов.
Для внутреннего контроля используйте отчеты по прослеживаемым товарам: они показывают остатки и движение в разрезе РНПТ. Регулярная сверка этих отчетов с оборотами по складу позволяет поймать ошибки до сдачи отчетности — например, продажу без указания РНПТ или зависшие остатки по списанным партиям.
При получении требований от ФНС о расхождениях по РНПТ (обычно это значит, что ваши данные не сошлись с данными контрагента) первым делом выгрузите из 1С цепочку документов по спорному номеру партии: поступление, реализацию, счета-фактуры. Чаще всего причина — опечатка в номере или расхождение количества, и пояснения с корректирующими документами решают вопрос.
Полезно назначить ответственного за сверку РНПТ при приемке: складской работник сверяет номер в документах поставщика с фактической поставкой до проведения поступления. Исправить РНПТ на этапе приемки в разы проще, чем корректировать цепочку документов после реализации.
Ограничения и частые проблемы
Штатный механизм прослеживаемости в типовых конфигурациях покрывает стандартные операции, но не всё. Сложности возникают при комиссионной торговле, переработке давальческого сырья, сборке комплектов из прослеживаемых компонентов — часть этих сценариев требует доработок или ручного контроля. Перед автоматизацией нестандартных операций проверьте их на тестовой базе.
Вторая группа проблем — производительность. Учет остатков в разрезе РНПТ увеличивает количество партий и замедляет проведение документов на больших объемах. Если номенклатура исчисляется десятками тысяч позиций, а складской оборот высокий, заранее оцените нагрузку и при необходимости настройте регламентные задания и индексацию.
Третий момент — обмены с другими системами (интернет-магазин, WMS, EDI). При обмене данные о РНПТ должны передаваться корректно, иначе в одной из систем остатки разойдутся. Проверьте, что используемые планы обмена и форматы поддерживают передачу номеров партий прослеживаемости.
Что важно запомнить
Прослеживаемость в 1С настраивается в четыре шага: включение опции, настройка номенклатуры с кодами ТН ВЭД, корректное заполнение РНПТ в поступлениях и контроль автоматического переноса номеров в реализацию и счета-фактуры. Ввод остатков по РНПТ и регулярная сверка отчетов — обязательные условия корректной отчетности.
Частые вопросы
Обязательна ли прослеживаемость для ИП на УСН и патенте?
Да. Система прослеживаемости распространяется на всех участников оборота прослеживаемых товаров независимо от режима налогообложения. Разница только в составе отчетности: плательщики НДС передают сведения через счета-фактуры, остальные — через уведомления в установленных случаях.
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?
Запросите у поставщика исправленные документы — передача РНПТ является его обязанностью. Принимать прослеживаемый товар без номера партии нельзя: вы не сможете корректно оформить дальнейшую реализацию, а ваш покупатель не примет товар к учету. До получения корректных данных товар можно оприходовать на забалансовый учет или оформить как неподтвержденный.
Можно ли продавать прослеживаемый товар в розницу физлицам без РНПТ?
При розничной продаже конечному потребителю счет-фактура не выставляется, поэтому передавать РНПТ покупателю не требуется. Однако внутренний учет по РНПТ вести обязательно: списание остатков по номерам партий должно корректно отражаться в системе, чтобы отчетность и остатки сходились.
Как исправить ошибку в РНПТ в уже проведенном документе?
Если документ в закрытом периоде или по нему уже выставлены счета-фактуры, исправление оформляется корректировочными документами: корректировкой поступления или реализации с правильным номером. Прямое редактирование проведенного документа допустимо только в открытом периоде и при условии, что связанные документы (счета-фактуры, уведомления) будут перевыставлены.
Нужно ли указывать РНПТ при возврате товара от покупателя?
Да. Возврат прослеживаемого товара оформляется с указанием того РНПТ, по которому товар был реализован — это сохраняет непрерывность цепочки прослеживаемости. В документе возврата номер партии обычно подставляется из исходной реализации автоматически, но значение стоит проверить вручную, особенно если продажа была по нескольким РНПТ.