Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С изменить статус счета на «Не отгружен»
Пошаговая инструкция, как в 1С изменить статус счета на «Не отгружен»: ручная смена статуса, настройка статусной схемы, массовая обработка и типичные ошибки.
Статус счета на оплату в 1С показывает, на каком этапе находится сделка: выставлен, оплачен частично или полностью, отгружен, закрыт. Ситуация, когда счет нужно вернуть в состояние «Не отгружен», возникает регулярно: отгрузку отменили, документ реализации провели ошибочно, заказ сорвался после частичной оплаты. Действия зависят от конфигурации — в «Управлении торговлей 11», «Комплексной автоматизации 2» и «ERP» механика статусов схожа, а в «Бухгалтерии предприятия» статусы счетов устроены иначе.
Ключевой момент: статус счета в типовых конфигурациях чаще всего рассчитывается автоматически на основании связанных документов — оплат и отгрузок. Поэтому просто «переключить галочку» получается не всегда: сначала нужно разобраться, какие документы сформировали текущий статус, и при необходимости отменить или исправить их. Ниже разобраны оба сценария — ручная смена статуса и корректная отмена отгрузки.
Как устроены статусы счета в 1С
В конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» счет на оплату имеет жизненный цикл из нескольких состояний: «Ожидается оплата», «Оплачен частично», «Оплачен», «Готов к отгрузке», «Отгружен частично», «Отгружен», «Закрыт». Состав статусов зависит от того, используются ли заказы клиентов и как настроено согласование.
Важно понимать, что статус — это отображение фактического состояния расчетов и отгрузок, а не самостоятельный реквизит, который можно произвольно переписать. Если по счету проведена реализация товаров, программа честно покажет «Отгружен», и попытка вручную вернуть «Не отгружен» без отмены реализации приведет к расхождению данных: в отчетах счет будет «не отгружен», а складские и бухгалтерские документы скажут обратное.
В «1С:Бухгалтерии 8» у счета на оплату покупателю есть собственное поле «Статус оплаты» (не оплачен, оплачен частично, оплачен) и признак отгрузки через связанные документы. Там логика проще, но принцип тот же: статус выводится из документов-оснований.
Способ 1: изменить статус вручную в карточке счета
Если в вашей конфигурации статус счета доступен для ручного редактирования, порядок действий простой. Откройте раздел «Продажи» (или «CRM и маркетинг» — зависит от конфигурации), перейдите в журнал «Счета на оплату» и откройте нужный документ двойным щелчком.
Найдите поле «Статус» или «Состояние» — обычно оно расположено в шапке документа рядом с номером и датой либо на отдельной закладке. Нажмите на текущее значение и в выпадающем списке выберите «Не отгружен» или ближайший эквивалент («Ожидается отгрузка», «Готов к отгрузке» — в зависимости от настроенной схемы). Запишите документ кнопкой «Записать» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте журнал «Счета на оплату» в разделе «Продажи»
- 2Найдите нужный счет через поиск по номеру или контрагенту
- 3Откройте документ и найдите поле «Статус» / «Состояние»
- 4Выберите значение «Не отгружен» из списка
- 5Запишите документ и проверьте отображение статуса в списке
После записи вернитесь в журнал документов и убедитесь, что в колонке статуса отображается новое значение. Если статус визуально не изменился — обновите список клавишей F5: журналы документов в 1С не всегда перерисовываются автоматически.
Способ 2: отменить отгрузку и пересчитать статус автоматически
Правильный с точки зрения учета способ вернуть счет в состояние «Не отгружен» — устранить причину, по которой он стал отгруженным. Откройте счет и перейдите по ссылке «Отчеты — Связанные документы» (или откройте дерево подчиненных документов). Найдите документ «Реализация товаров и услуг», созданный на основании счета.
Дальше два варианта. Если отгрузка была ошибочной — отмените проведение реализации (кнопка «Еще — Отменить проведение») или пометьте документ на удаление. Если товар физически уехал, но потом вернулся — оформите документ «Возврат товаров от клиента» на основании реализации, а не трогайте саму реализацию: это сохранит корректную историю движений.
После отмены проведения реализации откройте счет заново — статус пересчитается и вернется к «Не отгружен» или «Оплачен, ожидает отгрузки», если оплата была. В некоторых конфигурациях пересчет состояний выполняется регламентным заданием, и статус обновится не мгновенно, а в течение нескольких минут.
Почему статус не меняется: проверка настроек и прав
Если поле статуса недоступно для редактирования или нужного значения нет в списке, причины обычно три. Первая — права пользователя: роли «Менеджер по продажам» может не хватать для смены состояний документов. Проверьте, есть ли у вашей учетной записи право изменения статусов, или попросите администратора выполнить операцию.
Вторая причина — настройка статусной схемы. В разделе «Настройки и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Продажи» проверьте, какие статусы заказов и счетов включены. Если статус «Не отгружен» отключен в схеме, он не появится в списке выбора. Третья причина — счет создан на основании заказа клиента, и его состояние жестко управляется заказом: менять нужно статус заказа, а не счета.
Как выбрать действие
Массовое изменение статусов нескольких счетов
Когда вернуть в «Не отгружен» нужно не один документ, а десятки — например, после ошибочной загрузки реализаций из обмена — ручная правка каждого счета нерациональна. В журнале счетов выделите нужные документы (с Ctrl или Shift), затем используйте команду изменения статуса из меню «Еще», если она предусмотрено конфигурацией.
Если штатной групповой команды нет, администратор может воспользоваться типовой обработкой «Групповое изменение реквизитов» (в «Управление торговлей 11» она находится в разделе «Поддержка и обслуживание» или «Администрирование — Обслуживание»). В ней выбирается тип документа «Счет на оплату», задается отбор и новое значение реквизита статуса. Перед массовой обработкой обязательно сделайте резервную копию базы или сначала выполните изменение на тестовой копии.
Как проверить результат после смены статуса
После изменения статуса убедитесь, что данные согласованы. Откройте журнал счетов и отфильтруйте список по статусу «Не отгружен» — документ должен попасть в эту выборку. Затем проверьте отчет «Состояние исполнения заказов» или «Анализ причин отмены заказов» (в УТ 11): счет не должен числиться отгруженным.
Дополнительно сверьте складские отчеты: если вы отменяли реализацию, товар должен вернуться в остатки на складе. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что количество по отмененной позиции восстановилось. Если остатки не изменились — реализация, скорее всего, все еще проведена, и статус счета противоречит фактическим движениям.
Как проверить результат
Отображается «Не отгружен» после обновления списка
Статус остался прежним или вернулся обратно после перепроведения
Реализация отменена или оформлен возврат
Реализация проведена, а статус счета «Не отгружен» — расхождение
Товар вернулся в остатки после отмены реализации
Остатки не изменились — документ отгрузки все еще активен
Типичные ошибки при работе со статусами счетов
Отдельная частая ситуация — пользователь меняет статус, а через некоторое время он «сам» возвращается обратно. Это нормальное поведение: при перепроведении счета, заказа или связанных документов 1С пересчитывает состояние заново по фактическим данным. Чтобы статус «прижился», нужно привести в соответствие сами документы, а не только отображаемое значение.
Что важно запомнить
Статус «Не отгружен» корректно получить двумя путями: вручную в карточке счета (если поле доступно) или отменив документ отгрузки — тогда статус пересчитается автоматически. Не меняйте статус при проведенной реализации после сдачи отчетности: оформляйте возврат или корректировку. После изменения сверьте журнал счетов, связанные документы и складские остатки.
Частые вопросы
Можно ли изменить статус счета, не отменяя реализацию?
Технически — да, если поле статуса доступно для редактирования. Но это создаст расхождение: в учете товар отгружен, а счет показывает обратное. Такой прием допустим только как временная мера, например для корректного отображения в печатных формах, с обязательным последующим приведением документов в порядок.
Почему в списке статусов нет варианта «Не отгружен»?
Состав статусов определяется настройками конфигурации: включенными состояниями заказов и счетов в разделе настройки продаж. Если нужного значения нет, проверьте статусную схему в настройках НСИ или выберите ближайшее по смыслу состояние — «Ожидается отгрузка» или «Готов к отгрузке».
Статус изменился, но потом вернулся обратно. Что делать?
Это значит, что состояние пересчитывается автоматически при перепроведении документов. Найдите связанную реализацию или заказ клиента, который управляет статусом, и измените данные там. Ручная правка статуса без исправления документов-оснований не сохранится.
Чем отличается отмена проведения реализации от пометки на удаление?
Отмена проведения убирает движения документа по регистрам, но сам документ остается в базе и его можно провести снова. Пометка на удаление дополнительно исключает документ из большинства отчетов и готовит его к физическому удалению. Для временной отмены отгрузки достаточно отмены проведения.
Как изменить статус счета в 1С:Бухгалтерии 8?
В БП 8 у счета на оплату нет развернутой статусной схемы как в УТ. Состояние оплаты отображается в журнале счетов автоматически по поступлениям на расчетный счет, а факт отгрузки определяется наличием связанной реализации. Чтобы счет перестал считаться отгруженным, отмените проведение или удалите связь с документом реализации.
Нужны ли особые права для смены статуса?
Да, в типовых конфигурациях изменение состояний документов контролируется ролями. Если поле статуса недоступно, обратитесь к администратору 1С: ему нужно проверить ваш профиль группы доступа и при необходимости добавить право на изменение статусов счетов и заказов.