Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать списание в 1С: инструкция для разных ситуаций
Как оформить списание товаров, материалов и основных средств в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей. Документы, счета, проверка проводок и типичные ошибки.
Списание в 1С — это операция, при которой имущество организации (товары, материалы, основные средства) убирается из учёта: в производство, на расходы, из-за порчи, недостачи или окончания срока службы. В зависимости от причины используются разные документы и счета, поэтому важно сначала определить, что именно списывается и почему.
Ошибка в документе списания приводит к расхождениям складского и бухгалтерского учёта, неверной себестоимости и вопросам при инвентаризации. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, а также способы проверить результат и исправить типичные ошибки.
Перед любым списанием убедитесь, что у вас есть основание: акт на списание, приказ руководителя, результаты инвентаризации. Документ в программе не заменяет первичный документ — он только отражает операцию в учёте.
Определите, что и почему списывается
От причины списания зависят документ, счёт и налоговые последствия. Списание материалов в производство — обычная хозяйственная операция, отражается на счетах затрат (20, 25, 26, 44). Списание из-за порчи или недостачи — событие, которое требует документального подтверждения и может повлиять на НДС и налог на прибыль.
Также различается списание по объектам учёта. Товары и материалы списываются со счёта 10 или 41, основные средства — со счёта 01 с одновременным списанием амортизации, нематериальные активы — со счёта 04. Использовать один и тот же документ для разных объектов нельзя.
Как выбрать документ
Списание материалов через «Требование-накладную»
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Склад» (или «Производство») → «Требования-накладные» → «Создать». Укажите склад, с которого списываются материалы, и счёт затрат — например, 20.01 для основного производства, 26 для общехозяйственных расходов, 44 для торговых расходов.
На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество. Программа подставит счёт учёта (обычно 10.01) автоматически по настройкам счетов учёта номенклатуры. Проверьте, что остатка на складе достаточно: если количества не хватает, документ либо не проведётся, либо уйдёт в минус в зависимости от настроек учётной политики.
На вкладке «Счёт затрат» заполните аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат. От этого зависит корректное закрытие месяца и формирование себестоимости. После проведения проверьте кнопкой «Дт/Кт» сформированные проводки: Дт счёта затрат — Кт 10.01.
Списание товаров при порче и недостаче
В 1С:Бухгалтерии используется документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров»). Укажите склад, добавьте товары и количество. В поле «Статья расходов» выберите статью с видом «Прочие расходы» или специальную статью для недостач — от неё зависит, попадёт ли сумма в расходы, уменьшающие налог на прибыль.
В 1С:Управление торговлей 11 списание оформляется документом «Списание излишков, недостач и порчи товаров» (раздел «Склад и доставка»). Если недостача выявлена инвентаризацией, сначала создайте «Пересчёт товаров», зафиксируйте фактические остатки, а списание сформируйте на его основании — тогда количество подставится автоматически.
Недостачу в пределах норм естественной убыли относят на расходы, сверх норм — на виновных лиц (счёт 73.02) или на прочие расходы, если виновник не установлен. Это разделение делается вручную: либо отдельными документами на разные количества, либо корректировкой проводок.
Списание основных средств
Для выбытия основного средства в 1С:Бухгалтерии используется документ «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА»). Укажите основное средство, статью расходов и причину списания. При проведении программа автоматически спишет первоначальную стоимость с кредита 01 и накопленную амортизацию с дебета 02, а остаточная стоимость уйдёт на счёт 91.02.
Если при демонтаже остаются материалы или запчасти, которые будут оприходованы, оформите их приход отдельным документом «Оприходование товаров» с корреспонденцией со счётом 91.01. Часто этот шаг забывают, и ценные остатки «теряются» в учёте.
Перед списанием проверьте, что амортизация начислена по месяц списания включительно: выполните регламентную операцию закрытия месяца или убедитесь, что документ «Амортизация и износ основных средств» проведён. Иначе остаточная стоимость будет искажена.
Проверка результата после списания
После проведения документа откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (10, 41 или 01) и убедитесь, что остаток уменьшился на списанное количество и сумму. Отрицательные остатки (красные суммы) — признак того, что списано больше, чем числилось, или нарушена последовательность документов.
Для складской проверки используйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» с детализацией по номенклатуре (в Бухгалтерии). Сверьте данные с фактическим наличием, если списание связано с инвентаризацией.
Как проверить результат
Корректные счета Дт и Кт, заполнена аналитика затрат
Пустая аналитика, неверный счёт затрат, проводки отсутствуют
Остаток уменьшился, отрицательных сумм нет
Остаток ушёл в минус или не изменился
Регламентные операции выполняются без ошибок
Ошибки при расчёте себестоимости или закрытии счетов затрат
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — списание при недостаточном остатке. Если учётная политика разрешает отрицательные остатки, документ проведётся, но себестоимость посчитается неверно. Решение: восстановите последовательность документов («Операции» → «Проведение документов») и проверьте, не оприходован ли товар более поздней датой, чем списание.
Вторая ошибка — неверная статья расходов. Если для недостачи выбрана статья с неправильным видом расхода, сумма попадёт не в тот раздел декларации по налогу на прибыль. Исправляется редактированием документа: отмените проведение, измените статью, проведите заново и перезакройте месяц.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Описанные действия безопасны в рамках текущего периода и при наличии резервной копии базы. Исправление документов в закрытых периодах, массовое перепроведение и изменение учётной политики затрагивают уже сданную отчётность — такие операции стоит выполнять совместно с бухгалтером и после создания архивной копии.
Если конфигурация доработана, названия документов и разделов могут отличаться от типовых. В этом случае ориентируйтесь на смысл операции: найти документ списания, указать объект, причину и счёт затрат, проверить проводки.
Частые вопросы
Чем списание отличается от перемещения?
Перемещение меняет только склад или подразделение хранения — имущество остаётся в учёте организации. Списание выводит объект из учёта полностью: он уходит в расходы, на виновных лиц или в состав затрат на производство. После списания остаток по этой позиции уменьшается безвозвратно.
Можно ли списать товар задним числом?
Технически можно, если период не закрыт для редактирования. Но документ задним числом нарушает последовательность: последующие документы могли рассчитать себестоимость по старым остаткам. После такого списания перепроведите документы за период и повторите закрытие месяца.
Почему документ списания не проводится?
Чаще всего причины: недостаточно остатка на складе при запрете отрицательных остатков, не заполнен обязательный реквизит (счёт затрат, статья расходов), дата документа попадает в закрытый период или у пользователя нет прав на проведение. Текст ошибки в сообщении программы указывает конкретную причину.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Вопрос зависит от причины списания и позиции организации: при порче сверх норм естественной убыли налоговые органы нередко требуют восстановления НДС, но судебная практика неоднозначна. Решение принимает бухгалтер с учётом конкретной ситуации и готовности отстаивать позицию.
Как списать несколько позиций одним документом?
В табличную часть документа списания можно добавить неограниченное количество строк. В УТ 11 удобно использовать кнопку «Заполнить» → «По остаткам» или подбор номенклатуры. Если у позиций разные счета затрат или статьи расходов, лучше сформировать отдельные документы, чтобы не путать аналитику.
Что важно запомнить
Выбирайте документ по причине списания: требование-накладная для материалов в расходы, списание товаров — при порче и недостаче, списание ОС — при выбытии основных средств. Всегда проверяйте остатки, счета и аналитику, а после проведения — проводки и ОСВ. Недостачу списывайте только на основании инвентаризации, а перед работой в прошлых периодах делайте резервную копию.