Торговля и Склад · 11 мин
Как провести инвентаризацию в 1С: полная инструкция
Как сделать инвентаризацию в 1С: создание приказа, заполнение инвентаризационной опись, ввод фактических остатков, оприходование излишков и списание недостач.
Инвентаризация в 1С — это сверка данных учёта с фактическими остатками товаров на складе. Программа позволяет зафиксировать учётные остатки, ввести результаты пересчёта и автоматически оформить оприходование излишков и списание недостач. Порядок действий во всех типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Розница) построен по одной схеме: приказ → опись → пересчёт → отражение расхождений.
Чаще всего работа ведётся в разделе «Склад и доставка» (в УТ 11) или «Склад» (в Рознице и КА). Документы инвентаризации связаны между собой: расчётные документы создаются на основании приказа, и система сама сравнивает учётные и фактические количества. Если нарушить последовательность — например, провести списание до ввода пересчёта — остатки «разъедутся», и придётся искать ошибку вручную.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, а по проверяемому складу проведены все поступления и реализации. Непроведённые документы или документы с датой «в будущем» — самая частая причина неверных учётных остатков в описи.
Подготовка к инвентаризации: что сделать до создания документов
Первое действие — добиться корректности учётных данных. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») по проверяемому складу и сверьте его с документами: все накладные должны быть проведены, а перемещения — отражены с обеих сторон. Если используется ордерная схема склада, проверьте, нет ли «зависших» ордеров: расхождение между товарами «к отгрузке» и «к поступлению» исказит результат инвентаризации.
Второе — организационная остановка склада. На время пересчёта не должно быть физических движений товара: приёмка и отгрузка приостанавливаются, либо товары, поступившие во время инвентаризации, принимаются отдельно и в опись не включаются. В программе при этом можно продолжать работать с другими складами — ограничение носит организационный, а не технический характер.
Третье — определите состав комиссии и ответственных. В документе «Приказ на проведение инвентаризации» указываются члены комиссии, эти данные попадут в печатные формы ИНВ-22. Если инвентаризация внеплановая (смена материально ответственного лица, факт хищения), зафиксируйте основание в комментарии приказа — это потребуется при разборе недостач.
Создание приказа на проведение инвентаризации
Перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации» и создайте новый документ. Заполните обязательные поля: организация, склад, даты начала и окончания инвентаризации. Дата начала важна технически: именно на неё программа будет получать учётные остатки при заполнении описи.
На вкладке с комиссией укажите председателя и членов комиссии — список выбирается из справочника сотрудников. Если нужного сотрудника нет, добавьте его заранее, иначе печатная форма приказа будет неполной. Проведите документ: без проведения на его основании нельзя создать опись.
Один приказ может охватывать один склад. Если проверяете несколько складов, создавайте отдельный приказ и отдельную опись на каждый — так проще контролировать статусы и не смешивать расхождения разных материально ответственных лиц.
Формирование инвентаризационной описи
На основании приказа создайте документ «Инвентаризационная опись товаров» (команда «Создать на основании» из формы приказа). Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»: программа подставит номенклатуру и учётное количество на дату начала инвентаризации. Колонка «Количество фактическое» по умолчанию заполняется равной учётному — это сделано для ускорения ввода, но требует внимательности: если фактический пересчёт ещё не выполнен, не проводите документ «как есть».
Если пересчитывается не весь склад, а часть товаров, используйте отбор при заполнении: по группе номенклатуры, по ячейкам или вручную удалите строки, которые в эту инвентаризацию не входят. Частичная инвентаризация полностью легитимна, но товары вне описи не должны попасть в оприходование и списание.
Проверьте, из какого регистра программа берёт остатки. В УТ 11 учётное количество берётся из регистра «Товары на складах». Если вы ведёте партионный учёт и видите в отчёте «Остатки и доступность» другие цифры, ориентируйтесь именно на складской регистр — расхождение между регистрами лечится закрытием месяца и перепроведением, а не инвентаризацией.
Ввод результатов пересчёта
Фактический пересчёт выполняется комиссией на складе, результаты вносятся в колонку «Факт» табличной части описи. Вводить данные можно вручную по бумажной описи (печатная форма ИНВ-3 доступна из документа) или сразу в программе с ноутбука/планшета.
Если используется терминал сбора данных (ТСД), пересчёт выполняется сканированием штрихкодов, затем данные загружаются в опись через обработку обмена с ТСД. Это резко снижает количество ошибок ручного ввода, особенно на больших ассортиментах. Убедитесь, что штрихкоды в карточках номенклатуры актуальны — иначе часть товара не распознается.
Товары, которых нет в описи, но есть физически (неучтённые излишки), добавляйте вручную новыми строками с нулевым учётным и фактическим количеством. После ввода всех данных программа автоматически рассчитает колонку «Отклонение»: положительное — излишек, отрицательное — недостача.
- 1Распечатайте опись ИНВ-3 без учётных количеств (слепой пересчёт надёжнее) или подготовьте ТСД
- 2Пересчитайте товар по складам/зонам, зафиксируйте фактические количества
- 3Введите фактические количества в табличную часть описи в 1С
- 4Проверьте колонку отклонений: аномально большие расхождения пересчитайте повторно
- 5Проведите документ описи
Оформление расхождений: оприходование и списание
После проведения описи расхождения оформляются отдельными документами. Из формы описи по кнопке «Создать на основании» доступны «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Программа сама перенесёт в них только строки с отклонениями: в оприходование — положительные, в списание — отрицательные.
В документе списания укажите статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача за счёт материально ответственного лица или порча. От выбранной аналитики зависит, на какой счёт и с какой аналитикой уйдёт сумма в бухгалтерском учёте при синхронизации с 1С:Бухгалтерией. В оприходовании аналогично укажите статью доходов.
Проведите оба документа и сверьте результат: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату после инвентаризации — учётные остатки должны совпасть с фактическими данными пересчёта. Это главный контрольный признак корректно завершённой инвентаризации.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчёта
Есть расхождения — ищите непроведённые документы или движения задним числом
Все расхождения распределены в оприходование и списание
Часть строк с отклонениями без расчётных документов
Отсутствуют
Минус по позициям — признак непроведённых поступлений или ошибок ввода
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11» и ERP вся цепочка документов находится в разделе «Склад и доставка», поддерживаются статусы инвентаризации и пересчёты по ячейкам. В «1С:Рознице» документы называются «Приказ на проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная опись», находятся в разделе «Склад», а оприходование и списание создаются тем же способом — на основании описи.
В «1С:Бухгалтерии 8» инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»): программа заполняет учётные остатки из бухгалтерских счетов 41/10, а после ввода фактических данных из документа создаются «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Здесь расхождения сразу формируют бухгалтерские проводки, поэтому важно корректно указать счета и статьи в создаваемых документах.
Сравнение вариантов
Полная цепочка: приказ → опись → оприходование/списание; поддержка ордерного склада, ячеек, статусов. Подходит для товарного учёта
Упрощённая схема для магазина, удобная работа с ТСД и штрихкодами. Ограничение — меньше аналитики по складам
Один документ инвентаризации с формированием проводок. Подходит, когда складской оперативный учёт не ведётся
Типичные проблемы и их решение
Если опись заполняется неверными остатками, проверьте дату начала инвентаризации в приказе и наличие документов, проведённых более поздней датой, но относящихся к периоду инвентаризации. Помогает отчёт «Ведомость по товарам на складах» с детализацией до документа — по нему видно, какие движения попали в остаток.
Если после списания появились отрицательные остатки, значит фактическое количество ввели больше учётного там, где товара физически не было, либо поступление проведено позже списания. Отмените списание, исправьте опись, проведите документы в правильной хронологии.
Если расхождения подозрительно велики по позициям с разными единицами измерения (штуки и упаковки), проверьте коэффициенты упаковок в карточках номенклатуры — пересчёт в упаковках при неверном коэффициенте даёт системную ошибку.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С строится по цепочке: приказ → опись с учётными остатками → ввод фактических количеств → оприходование излишков и списание недостач. Успех определяется подготовкой: проведённые документы, остановленные движения по складу и повторный пересчёт аномальных отклонений.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе товаров?
Да. При заполнении описи используйте отбор по группе номенклатуры или удалите лишние строки вручную. Оприходование и списание затронут только позиции из описи, остальные остатки не изменятся.
Что делать, если во время инвентаризации нужно отгрузить товар?
Оптимально отгрузить до начала пересчёта и провести документы. Если отгрузка неизбежна, зафиксируйте её отдельно и скорректируйте фактическое количество в описи с учётом отгруженного, иначе получите ложную недостачу.
Почему в описи учётное количество не совпадает с отчётом по остаткам?
Чаще всего причина в разных датах: опись берёт остатки на дату начала инвентаризации из приказа, а отчёт — на текущую дату. Также проверьте непроведённые документы и расхождения между складским и партионным учётом.
Как оформить недостачу за счёт материально ответственного лица?
В документе «Списание недостач товаров» укажите статью расходов с соответствующим типом и аналитику по сотруднику. В бухгалтерской программе недостача отразится на счёте 94 с последующим отнесением на виновное лицо.
Нужен ли ТСД для инвентаризации в 1С?
Нет, пересчёт можно вводить вручную по бумажной описи. ТСД ускоряет работу и снижает ошибки на больших ассортиментах, но требует актуальных штрихкодов в карточках номенклатуры и настроенного обмена с 1С.
Можно ли отменить проведённую инвентаризацию?
Да: сначала отмените проведение оприходования и списания, затем самой описи. Исправьте данные и проведите документы заново в правильной хронологии, чтобы не нарушить последовательность остатков.