Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С:Бухгалтерии сделать пересортицу товара
Как оформить пересортицу товара в 1С:Бухгалтерии 8.3: инвентаризация, документ «Пересортица товаров», проводки, списание и оприходование, типичные ошибки.
Пересортица — ситуация, когда на складе числится один товар, а фактически лежит другой: например, вместо кефира 1% жирности завезли и оприходовали кефир 3,2%. В учёте это выглядит как одновременная недостача одной номенклатурной позиции и излишек другой. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для таких случаев есть отдельный документ «Пересортица товаров», который одним движением списывает недостающий товар и оприходует обнаруженный.
Документ доступен в типовой конфигурации начиная с релизов, где реализован расширенный складской учёт, и работает как в паре с инвентаризацией, так и самостоятельно. Перед оформлением важно понять причину расхождения: если это ошибка при оприходовании поставки, корректнее исправить поступление, а не маскировать проблему пересортицей.
Ниже разобраны условия применения документа, пошаговое оформление, проводки, налоговые последствия и типичные ошибки, из-за которых пересортица «не проводится» или искажает учёт.
Когда применяется документ «Пересортица товаров»
Пересортица оформляется, когда выполняются два условия одновременно: по одной позиции выявлена недостача, а по другой — излишек, и обе позиции относятся к одному виду товара (например, один и тот же продукт разной жирности, цвета, фасовки). Классический пример — поставщик отгрузил сахар в пачках по 1 кг вместо 900 г, а накладную оформили по документам.
Документ не подходит, если расхождение возникло из-за ошибочного ввода приходной накладной. Если поставщик привёз правильный товар, а кладовщик оприходовал не ту номенклатуру, корректнее отсторнировать и заново ввести поступление — иначе исказятся взаиморасчёты и входной НДС. Пересортица — это именно фактическая замена одного товара другим.
Также документ не предназначен для списания порчи, боя и естественной убыли. Для этих операций используются «Списание товаров» и «Оприходование товаров» с соответствующими статьями доходов и расходов.
Как выбрать действие
Подготовка: инвентаризация товаров
Хотя «Пересортицу товаров» можно создать и вручную, правильная технология начинается с инвентаризации. Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. Укажите склад, при необходимости — ответственное лицо и период.
Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет учётные остатки. Затем в колонке «Количество фактическое» введите данные реального пересчёта. Программа автоматически рассчитает отклонение: отрицательное — недостача, положительное — излишек.
Проверьте, что на момент инвентаризации все складские документы по этому складу проведены, а движения товаров приостановлены. Если во время пересчёта кто-то оформит реализацию задним числом, остатки «поплывут», и пересортица будет рассчитана неверно.
Оформление документа «Пересортица товаров»
Самый удобный путь — создать пересортицу на основании инвентаризации: откройте проведённый документ «Инвентаризация товаров» и нажмите «Создать на основании» → «Пересортица товаров». Альтернативно документ доступен напрямую в разделе «Склад» → «Пересортица товаров».
В шапке укажите склад и, если требуется, организацию (при ведении нескольких организаций в одной базе). В табличной части заполняются пары строк: номенклатура, по которой выявлена недостача, и номенклатура, по которой выявлен излишек. Количество по обеим позициям должно совпадать — пересортица предполагает замену единицы на единицу.
- 1Проведите все складские документы и зафиксируйте движения товаров на складе
- 2Создайте «Инвентаризацию товаров», заполните по остаткам и введите фактические количества
- 3Проведите инвентаризацию и создайте на её основании «Пересортицу товаров»
- 4Проверьте пары номенклатуры: списываемая и оприходуемая позиции, равные количества
- 5Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»)
- 6Сверьте остатки по складу отчётом «Остатки товаров на складах» — расхождения должны закрыться
Если стоимость списываемого и оприходуемого товара различается, программа отразит разницу: при превышении стоимости излишка — прочий доход, при превышении стоимости недостачи — прочий расход. Счета учёта подставляются автоматически из настроек номенклатуры, но их можно скорректировать вручную.
Проводки и отражение в учёте
Типовые движения документа выглядят так: списание недостающего товара — Дт 91.02 (или счёт, указанный в документе) Кт 41 с аналитикой по списываемой номенклатуре; оприходование излишка — Дт 41 Кт 91.01. При равной стоимости обороты по 91 счёту закрываются друг другом, и финансовый результат не возникает.
Если учёт ведётся по продажным ценам (розница с использованием счёта 42), движения дополняются корректировкой торговой наценки. В этом случае перед проведением проверьте настройки склада и счета учёта номенклатуры — ошибка в настройках приведёт к некорректной наценке.
По налогу на прибыль пересортица в пределах одного материально ответственного лица, как правило, засчитывается взаимно. Если стоимость излишка выше, разница включается во внереализационные доходы; если недостача превышает излишек и виновник не установлен, расход принимается в пределах норм и при наличии подтверждающих документов. Порядок налогового учёта зависит от учётной политики — при значимых суммах согласуйте отражение с главным бухгалтером.
Перед проведением пересортицы откройте карточки обеих номенклатур и сравните счета учёта и ставки НДС. Если у позиций разные ставки НДС, дополнительно проверьте, не нарушит ли замена регистрацию в книге покупок по ранее принятому к вычету налогу.
Ограничения и частые ошибки
Главное ограничение документа — равенство количеств в паре «недостача–излишек». Если фактически списать нужно 10 единиц, а оприходовать 8, оформляется пересортица на 8, а оставшиеся 2 закрываются отдельным списанием. Попытка провести разные количества в одной строке приведёт к ошибке или неверным остаткам.
Вторая типичная проблема — отрицательные остатки. Если списываемой номенклатуры на складе не хватает по учёту (например, её уже продали «в минус»), документ не проведётся при включённом контроле остатков. Сначала найдите и исправьте причину минуса: непроведённое поступление, лишняя реализация, ошибочное списание.
Третья ошибка — использование пересортицы для «переброски» стоимости между товарами с разной маржинальностью ради корректировки себестоимости. Это искажает отчётность и при проверке трактуется как недостоверные данные учёта.
Проверка результата после проведения
После проведения откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты») по нужному складу. Учётные остатки по обеим позициям должны совпасть с фактическими данными инвентаризации. Если по какой-то позиции осталось отклонение — ищите неучтённые документы за тот же период.
Дополнительно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 в разрезе номенклатуры и движения самого документа пересортицы. Убедитесь, что разница стоимости (если была) попала на 91 счёт и попадёт в отчёт о финансовых результатах.
Как проверить результат
Учётные остатки равны фактическим по инвентаризации
Остались отклонения — есть непроведённые или лишние документы
Списание и оприходование по 41 счёту, разница на 91 счёте
Проводки на неожиданных счетах — проверьте настройки номенклатуры
Нет отрицательных остатков по позициям пересортицы
Минус по номенклатуре — нарушена последовательность документов
Частые вопросы
Можно ли оформить пересортицу без инвентаризации?
Да, документ «Пересортица товаров» создаётся и самостоятельно, без основания. Но инвентаризация даёт документальное подтверждение факта расхождения, что важно для налогового учёта и внутреннего контроля, поэтому пропускать её не рекомендуется.
Что делать, если недостача и излишек на разных складах?
Документ «Пересортица товаров» работает в пределах одного склада. Если товары на разных складах, сначала оформите «Перемещение товаров» на один склад, затем пересортицу, либо используйте отдельные документы списания и оприходования по каждому складу.
Как быть, если стоимость товаров различается?
Программа автоматически отразит разницу: превышение стоимости излишка — прочий доход (91.01), превышение стоимости недостачи — прочий расход (91.02). Проверьте корректность счетов в проводках документа после проведения.
Документ не проводится с ошибкой об отрицательных остатках. Что делать?
Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату документа и найдите позицию с нехваткой. Обычно причина — непроведённое поступление или реализация, проведённая более поздней датой. Исправьте последовательность документов и повторите проведение.
Влияет ли пересортица на НДС?
Сама по себе операция не является реализацией, поэтому начисления НДС не возникает. Но если у заменяемых позиций разные ставки НДС и первоначально налог был принят к вычету по поступлению, следует проверить корректность вычета и при необходимости оформить корректировку.
Можно ли отменить проведённую пересортицу?
Да, пометьте документ на удаление или распроведите его. Если на его основании созданы связанные документы или период закрыт, сначала устраните зависимости. После отмены повторно сверьте остатки по складу.
Что важно запомнить
Пересортица оформляется документом «Пересортица товаров» на основании инвентаризации, в пределах одного склада и с равными количествами в паре. Ошибки ввода поступления исправляются корректировкой накладной, а не пересортицей. После проведения обязательно сверьте остатки и проводки.