Как создать расходную накладную в 1С

Расходная накладная в 1С — это документ, которым оформляется отгрузка товаров покупателю: списание со склада, формирование задолженности контрагента и печать первичных документов (ТОРГ-12, УПД). В разных конфигурациях он называется по-разному: в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP это «Реализация товаров и услуг», в 1С:Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)», в старых версиях УТ 10 встречается именно название «Расходная накладная». Логика работы во всех случаях одинаковая.

Документ выполняет сразу несколько функций: списывает товар с остатков склада, формирует проводки по выручке и себестоимости, начисляет НДС и служит основанием для счёта-фактуры. Поэтому важно не только правильно заполнить поля, но и проверить результат проведения — остатки на складе и взаиморасчёты с покупателем.

Ниже разобран полный цикл: подготовка справочников, создание накладной с нуля и на основании заказа, заполнение табличной части, проведение, печать и типичные ошибки. Инструкции приведены для наиболее распространённых конфигураций — УТ 11 и БП 3.0; в других решениях названия кнопок могут отличаться, но последовательность сохраняется.

Что подготовить перед созданием накладной

Чтобы накладная провелась без ошибок, в базе должны быть корректно заполнены справочники. Проверьте контрагента-покупателя: у него должны быть указаны ИНН, КПП, адрес и, при работе по договору, сам договор с типом «С покупателем». Если договор отсутствует, многие конфигурации не дадут провести документ или заполнят взаиморасчёты некорректно.

Второй обязательный элемент — номенклатура. У каждой позиции должны быть заданы единица измерения, ставка НДС и тип (товар, а не услуга). Если товар вводится впервые, заполните карточку до создания накладной: исправлять номенклатуру после проведения документов сложнее, так как часть данных уже ушла в движения.

Третье — склад и остатки. Убедитесь, что отгружаемый товар числится на том складе, который вы укажете в накладной. Если остатков нет или они на другом складе, документ либо не проведётся (при запрете отрицательных остатков), либо создаст минус, который потом придётся разбирать в учёте.

Как создать накладную с нуля

В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии путь такой: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → выбор вида «Товары (накладная)». Откроется форма нового документа.

Заполните шапку документа: дату отгрузки, организацию (если их несколько), контрагента и договор. В УТ дополнительно укажите соглашение или условия продажи — из них подтянутся цены и условия оплаты. Склад указывается либо в шапке (для всех строк), либо в каждой строке табличной части, если товар отгружается с разных складов.

После заполнения шапки переходите к табличной части: добавьте товары, укажите количество и цены. Подробно этот шаг разобран в следующем разделе. Когда всё заполнено, нажмите «Провести» — только после этого документ спишет остатки и сформирует проводки.

1. 1
   Откройте список документов реализации и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и НДС
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»

Создание накладной на основании заказа или счёта

Если продажа оформлялась через заказ покупателя или счёт на оплату, не создавайте накладную вручную — используйте ввод на основании. Откройте заказ (или счёт) и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт в накладную контрагента, договор, список товаров, количество и цены.

Такой способ снижает риск расхождений: цены в накладной будут совпадать с согласованными в заказе, а взаиморасчёты корректно закроются. Кроме того, в УТ связь «заказ — реализация» позволяет контролировать неотгруженные остатки по заказам и строить отчёты по исполнению.

После создания на основании обязательно сверьте фактическую отгрузку с перенесёнными данными: покупатель мог забрать меньше, чем заказывал. Скорректируйте количество в строках до проведения — править проведённый документ сложнее, особенно если по нему уже выписан счёт-фактура.

Заполнение табличной части и цен

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (поштучно), «Подобрать» (подбор из справочника с остатками) или сканером штрихкодов. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически, но их можно скорректировать вручную — например, при округлении.

Цены подставляются из вида цен, заданного в соглашении или договоре. Если цена не подставилась, проверьте, что вид цен заполнен и цены установлены документом «Установка цен номенклатуры» на дату, не позднее даты накладной. Ручное изменение цены в строке возможно, но при больших отклонениях от прайса стоит выяснить причину, чтобы не отгрузить по ошибочной цене.

Обратите внимание на колонку «Склад», если в шапке он не указан: каждая строка должна ссылаться на склад, где товар реально числится. При работе с сериями и характеристиками (размеры, цвета, сроки годности) заполните эти реквизиты в строках — без них документ не проведётся, если учёт по сериям для товара включён.

Проведение документа и проверка результата

Кнопка «Провести» запускает формирование движений: списание товара со склада, отражение задолженности покупателя, проводки по выручке, себестоимости и НДС. Если программа выдала сообщение об ошибке — чаще всего это нехватка остатков, незаполненный договор или склад — исправьте причину и проведите снова.

Проверить результат можно несколькими способами. Откройте из документа движения (кнопка «Проводки» или «Показать движения») и убедитесь, что списание прошло по правильному складу. Затем сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» — количество по отгруженным позициям должно уменьшиться ровно на отгруженное. Взаиморасчёты проверяются отчётом «Задолженность покупателей» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» в бухгалтерской конфигурации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Уменьшились ровно на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Задолженность покупателя

Норма

Появился долг на сумму накладной по нужному договору

Тревожный признак

Задолженность не отражена или зависла на другом договоре

Проводки

Норма

Дт 62 Кт 90.01 на выручку, Дт 90.02 Кт 41 на себестоимость

Тревожный признак

Проводки отсутствуют или счета не соответствуют настройкам учёта

Печать ТОРГ-12, УПД и счёта-фактуры

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» или «Накладная на отпуск материалов (М-15)» для внутренних перемещений. Печатная форма формируется автоматически из данных документа.

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру и используется большинством организаций как единый документ отгрузки. Если выставляете отдельный счёт-фактуру, создайте его кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу формы накладной — реквизиты подтянутся автоматически.

Перед подписанием сверьте печатную форму с первичными данными: номер и дату документа, наименования грузоотправителя и грузополучателя, итоговые суммы и НДС. Ошибка в адресе или реквизитах покупателя может стать основанием для отказа в вычете НДС у контрагента и претензий с его стороны.

Исправление и отмена накладной

Если ошибка обнаружена до передачи документов покупателю, откройте накладную, исправьте данные и перепроведите. Если накладная уже подписана и учтена у контрагента, вносите изменения через документ «Корректировка реализации» — он создаётся на основании исходной накладной и корректно отражает изменения в учёте и НДС.

Полная отмена отгрузки оформляется пометкой на удаление (если документ ещё не участвовал в обменах и отчётности) либо корректировкой на сторнирующую сумму. Помните: удаление накладной из закрытого периода ломает сданную отчётность, поэтому в закрытых периодах используйте только корректировочные документы.

Частые вопросы

Документ не проводится с ошибкой «Не хватает товара на складе». Что делать?

Сформируйте отчёт по остаткам с отбором по складу и номенклатуре из накладной. Если товар числится на другом складе — измените склад в документе или оформите перемещение. Если остатков нет вообще, проверьте, была ли проведена приходная накладная, и не отгружен ли товар другим документом. Как временная мера в некоторых конфигурациях допускается отключение контроля остатков, но это создаёт минуса, которые затем придётся исправлять.

Можно ли создать расходную накладную без договора с покупателем?

В 1С:Бухгалтерии договор обязателен — без него документ не проведётся. В УТ 11 при отключённом использовании договоров накладную можно провести по соглашению, но для корректных взаиморасчётов и печати реквизитов в ТОРГ-12 договор лучше завести. Создание занимает пару минут: в карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и добавьте договор с видом «С покупателем».

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что печатать?

ТОРГ-12 — это только товарная накладная, счёт-фактура к ней оформляется отдельно. УПД объединяет оба документа и со статусом «1» полностью заменяет пару «накладная + счёт-фактура». Большинство организаций используют УПД: меньше документов на подпись и проще обмен с контрагентами. Уточните у покупателя, какой формат он принимает, особенно при работе через ЭДО.

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте реализацию на основании заказа и отредактируйте количество в строках до фактически отгружаемого, лишние строки удалите. Заказ останется частично исполненным, и по нему можно будет создать следующую накладную на остаток. Отчёт «Состояние исполнения заказов» покажет, что ещё не отгружено.

Нужно ли создавать накладную при отгрузке по безналичному расчёту, если счёт уже оплачен?

Да. Оплата и отгрузка — разные хозяйственные операции. Накладная списывает товар со склада и отражает выручку, а поступление оплаты лишь закрывает задолженность. Без накладной товар зависнет в остатках, а выручка не попадёт в учёт. При этом связь с оплатой обеспечивается через общий договор и заказ.

Как вернуть товар от покупателя — редактировать накладную?

Нет, возврат оформляется отдельным документом «Возврат товаров от покупателя», который создаётся на основании исходной реализации. Он вернёт товар на склад, скорректирует задолженность и НДС. Редактирование исходной накладной не отразит факт возврата и создаст расхождения с документами покупателя.