Торговля и Склад · 12 мин
Как работать в 1С 8 «Управление торговлей»: настройка и ежедневные операции
Как настроить и вести учёт в 1С 8 Управление торговлей: справочники, документы закупок и продаж, складской учёт, ценообразование, отчёты и типичные ошибки.
«1С:Управление торговлей» (редакция 11) — конфигурация для автоматизации оптовой и розничной торговли: закупки, продажи, складской учёт, ценообразование, взаиморасчёты и CRM-функции. Программа строится вокруг документов: каждая хозяйственная операция оформляется документом, который делает движения по регистрам, а отчёты показывают итоговую картину. Понимание этой цепочки «справочник → документ → регистр → отчёт» — ключ к уверенной работе.
Главная ошибка новичков — пытаться вести учёт «напрямую», минуя настройку справочников и видов цен. В результате документы не проводятся, остатки уходят в минус, а отчёты показывают непонятные цифры. Правильный порядок: сначала заполнить нормативно-справочную информацию, затем настроить учётную политику и только потом вводить оперативные документы.
Ниже разобраны практические сценарии: начальная настройка, оформление закупки и продажи, складские операции, работа с ценами, контроль взаиморасчётов и анализ результатов через отчёты. Инструкции ориентированы на управляемый интерфейс «Такси» редакции 11, но логика справедлива и для более ранних релизов.
Начальная настройка: справочники и учётная политика
Первый блок работы — раздел «НСИ и администрирование». Здесь задаются организации, склады, валюты, единицы измерения и параметры учёта. Откройте настройку учётной политики организации и проверьте метод оценки стоимости товаров (обычно FIFO или средняя), порядок расчёта себестоимости и признаки ведения учёта по характеристикам и сериям, если они нужны.
Справочник «Номенклатура» — основа всего учёта. Для каждой позиции укажите вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС и, при необходимости, характеристики (размер, цвет). Вид номенклатуры определяет шаблон наименования и набор обязательных реквизитов, поэтому сначала создайте виды, а потом заводите товары. Заполнять номенклатуру удобно загрузкой из Excel через типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа».
Справочник «Контрагенты» заполняется с указанием ИНН, КПП, банковских реквизитов и договоров. Договор важен: в нём задаются валюта расчётов, порядок оплаты и условия, которые подставляются в документы автоматически. Если работаете с соглашениями с клиентами, настройте типовые соглашения — они определяют вид цен, скидки и условия продажи по умолчанию.
Оформление закупки товаров у поставщика
Закупка оформляется документом «Приобретение товаров и услуг» (в ранних версиях — «Поступление товаров и услуг»). Документ находится в разделе «Закупки». Заполните поставщика, договор, склад поступления и табличную часть с товарами: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма документа рассчитывается автоматически.
При проведении документ делает движения сразу по нескольким регистрам: увеличивает товары на складах, формирует задолженность перед поставщиком и фиксирует себестоимость поступивших партий. Проверить движения можно кнопкой «Дт/Кт» или через отчёт по движениям документа — это полезная привычка при освоении программы.
Если поставщик прислал счёт-фактуру, зарегистрируйте её на основании поступления — кнопка «Создать на основании». Для заказов поставщикам используйте документ «Заказ поставщику»: он резервирует потребность и позволяет контролировать исполнение по статусам. Оплата поставщику оформляется «Списанием безналичных денежных средств» или «Приходным кассовым ордером».
- 1Создайте документ «Приобретение товаров и услуг» в разделе «Закупки»
- 2Заполните поставщика, договор и склад поступления
- 3Добавьте товары с количеством, ценой и ставкой НДС
- 4Проведите документ и проверьте движения по регистрам
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру на основании поступления
- 6Оформите оплату и сверьте задолженность отчётом «Взаиморасчёты с поставщиками»
Продажа товаров: от заказа до отгрузки
Типовая цепочка продажи: «Заказ клиента» → «Реализация товаров и услуг» → оплата. Заказ фиксирует договорённость с клиентом, резервирует товар на складе и позволяет контролировать отгрузку и оплату по статусам. Если резервирование не нужно, можно работать сразу реализацией — это допустимо при отгрузке «день в день».
В документе «Реализация товаров и услуг» укажите клиента, соглашение, склад отгрузки и табличную часть. Цены подставляются из соглашения автоматически, но их можно изменить вручную при наличии прав. При проведении программа списывает товар со склада, рассчитывает себестоимость продажи и формирует дебиторскую задолженность клиента.
На основании реализации создаются счёт-фактура, УПД, доверенность и печатные формы ТОРГ-12. Если клиент возвращает товар, оформляйте «Возврат товаров от клиента» на основании реализации — тогда программа корректно сторнирует себестоимость и задолженность, а не создаст «висящие» остатки.
Складские операции и инвентаризация
Перемещение товара между складами оформляется документом «Перемещение товаров» в разделе «Склад и доставка». Укажите склад-отправитель, склад-получатель и список товаров. Если используется ордерная схема склада, дополнительно создаются «Расходный ордер на товары» и «Приходный ордер» — статусы ордеров показывают, что фактически отгружено и принято кладовщиком.
Оприходование излишков и списание недостач оформляются отдельными документами «Оприходование товаров» и «Списание товаров». В списании обязательно укажите статью расходов — от неё зависит, куда попадёт сумма в управленческом учёте. Сборка (комплектация) товаров используется, когда из нескольких позиций формируется комплект или наоборот.
Инвентаризация проводится документом «Пересчёт товаров»: создайте документ по складу, заполните фактические остатки (вручную или с ТСД), проведите — программа сформирует расхождения. На основании пересчёта автоматически создаются оприходование излишков и списание недостач. Не корректируйте остатки ручными оприходованиями без пересчёта: это размывает причины расхождений и мешает анализу.
Как проверить результат
Отчёт «Остатки товаров на складах» без отрицательных позиций
Минусовые остатки — признак отгрузки без поступления или ошибки склада
Валовая прибыль в отчёте по продажам положительная и правдоподобная
Нулевая или отрицательная себестоимость — товар списан без партии
Все ордера в статусе «Проверен» или «Отгружен»
Накопление ордеров «К проверке» — склад не подтверждает операции
Ценообразование и скидки
Цены хранятся в регистре и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки» в зависимости от релиза). Сначала создайте виды цен: закупочная, оптовая, розничная. Вид цены может рассчитываться формулой — например, «закупочная + 30%» — тогда при обновлении базовой цены зависимые пересчитаются автоматически.
Документ установки цен можно заполнить на основании поступления: программа подтянет товары и цены поставщика, а вы зададите наценку. После проведения новые цены действуют с даты документа. Важно: цена действует до следующей установки, поэтому история цен сохраняется и доступна в карточке номенклатуры.
Скидки и наценки настраиваются в разделе «CRM и маркетинг — Скидки (наценки)». Доступны процентные скидки, подарки, скидки по картам лояльности и по объёму закупки. Задайте условия предоставления и получателей (сегменты клиентов). Проверяйте приоритеты: при совместном действии нескольких скидок результат зависит от настроенного порядка применения.
Перед массовой установкой цен выгружайте документ в Excel и проверяйте наценку формулой на нескольких позициях: ошибка в формуле вида цены (например, наценка на цену с НДС вместо цены без НДС) применяется ко всему ассортименту и обнаруживается только по жалобам клиентов.
Взаиморасчёты и контроль задолженности
Взаиморасчёты ведутся в разрезе партнёров, договоров и документов расчётов. Основные отчёты — «Взаиморасчёты с клиентами» и «Взаиморасчёты с поставщиками» в разделе «Продажи» и «Закупки». Они показывают долг на начало периода, обороты и конечное сальдо. Для контроля просрочки используйте отчёт «Задолженность клиентов по срокам долга» с настройкой интервалов.
Оплаты от клиентов оформляются «Поступлением безналичных денежных средств» или «Приходным кассовым ордером». В документе укажите документ расчётов (заказ или реализацию), чтобы оплата зачлась точно. Если оставить зачёт «автоматически», программа распределит сумму по FIFO, что не всегда соответствует назначению платежа.
Периодически делайте сверку с контрагентами через документ «Сверка взаиморасчётов» — он формирует акт сверки по данным базы. Расхождения с контрагентом чаще всего вызваны незарегистрированными оплатами или возвратами, оформленными не на основании реализации.
Отчёты для анализа продаж и закупок
Ключевые отчёты для руководителя и менеджера: «Валовая прибыль предприятия», «Продажи по группам номенклатуры», «ABC/XYZ-анализ продаж», «Остатки товаров на складах» и «Товары с низкой оборачиваемостью». Все они доступны в разделах «Продажи», «Закупки» и «Склад». Отчёты строятся по регистрам, поэтому корректность цифр напрямую зависит от своевременного ввода документов.
Любой отчёт гибко настраивается: кнопка «Настройки» позволяет менять группировки, отборы и показатели. Сохраняйте удачные варианты как пользовательские настройки — это избавляет от повторной настройки. Для регулярного контроля настройте рассылку отчётов на почту через «Администрирование — Рассылка отчётов».
Закрытие месяца и регламентные операции
В конце периода выполните «Закрытие месяца» (раздел «Финансовый результат и контроллинг»). Обработка последовательно рассчитывает себестоимость, распределяет расходы и формирует финансовый результат. Перед закрытием убедитесь, что все документы периода введены и проведены, а отрицательные остатки устранены.
Если после закрытия месяца кто-то перепровёл документы задним числом, себестоимость потребуется пересчитать — повторите закрытие месяца. Чтобы защитить данные, установите дату запрета изменения данных в разделе «Администрирование — Поддержка и обслуживание».
Что важно запомнить
Сначала справочники и учётная политика, затем документы. Контролируйте остатки, оформляйте оплаты с указанием документа расчётов, проводите инвентаризации через пересчёт товаров и закрывайте месяц для корректной себестоимости. Результат проверяйте отчётами по остаткам, валовой прибыли и взаиморасчётам.
Частые вопросы по работе в УТ 11
Можно ли загрузить номенклатуру из Excel, а не вводить вручную?
Да. Используйте типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» (доступна в разделе «НСИ и администрирование» или через «Все функции»). Подготовьте файл с колонками наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, сопоставьте колонки полям справочника и выполните загрузку. Предварительно создайте виды номенклатуры — иначе позиции попадут в неподходящий шаблон.
Почему в отчёте по валовой прибыли нулевая себестоимость?
Чаще всего товар был продан при отрицательном остатке: реализация проведена раньше поступления или поступление оформлено на другой склад. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по отрицательным остаткам, восстановите хронологию документов и повторите закрытие месяца.
Как организовать работу с несколькими складами?
Создайте каждый склад в справочнике «Склады и магазины», укажите тип склада (оптовый, розничный) и при необходимости включите ордерную схему. Движения между складами оформляйте только документом «Перемещение товаров» — тогда остатки по каждому складу будут достоверными в отчётах.
Чем отличается заказ клиента от реализации?
Заказ фиксирует намерение: резервирует товар, позволяет контролировать оплату и отгрузку по статусам, но не списывает остатки и не формирует выручку. Реализация — факт отгрузки: списывает товар, считает себестоимость и создаёт задолженность. Если отгрузка происходит сразу, заказ можно не использовать.
Как ограничить менеджеру возможность менять цены в реализации?
Настройте профили групп доступа в разделе «НСИ и администрирование — Настройка прав и пользователей». Уберите у профиля менеджера право изменения цен продажи или установите предельный процент отклонения от цены соглашения. Дополнительно можно включить контроль отклонения цен в настройках соглашений с клиентами.
Нужно ли закрывать месяц, если компания на УСН и не ведёт бухучёт в УТ?
Да, если нужны корректные себестоимость и валовая прибыль. Именно закрытие месяца рассчитывает стоимость списанных партий по выбранному методу. Без него отчёты по прибыли будут показывать предварительные или искажённые данные, особенно при частых закупках по разным ценам.