Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С 8.3 настроить учет по складам
Пошаговая настройка складского учета в 1С 8.3: справочник складов, ордерная схема, остатки, перемещения и инвентаризация. Практическая инструкция с проверкой результата.
Учет по складам в 1С 8.3 позволяет видеть, сколько товара лежит на каждом складе, контролировать перемещения и не продавать то, чего физически нет. Настройка сводится к трем вещам: включить нужные функциональные опции, завести склады в справочнике и правильно выбрать схему учета — простую или ордерную.
Инструкция подходит для типовых конфигураций «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2», «ERP» и частично «Бухгалтерия предприятия 3.0». Названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: сначала настройка, потом справочник, затем документы.
Перед началом проверьте, что у вашего пользователя есть права на изменение настроек учета и справочников. Обычно это роли «Администратор системы» и «Полные права» или специализированные роли склада.
Шаг 1. Включите учет по складам в настройках функциональности
В «Управлении торговлей 11» откройте раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Установите флажок «Склады и магазины». Если у вас несколько складов, дополнительно включите опцию «Несколько складов» — без нее в документах будет подставляться один склад по умолчанию, и аналитики по местам хранения не появится.
В «Бухгалтерии предприятия 3.0» путь другой: Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов → Учет запасов. Там включите «По складам (местам хранения)» и при необходимости «По партиям (документам поступления)». После этого на счетах 10, 41, 43 появится субконто «Склады», и все складские проводки начнут требовать указания склада.
Если складов несколько и товары хранятся по ячейкам, в УТ 11 дополнительно включите «Статусы приходных и расходных ордеров» и «Ячеистое хранение» — но только если реально готовы вести адресное хранение, иначе настройка превратится в лишнюю обязательную работу.
Шаг 2. Создайте склады в справочнике
Откройте НСИ и администрирование → Склады и магазины (в БП 3.0 — Справочники → Склады). Нажмите «Создать» и заполните карточку: наименование, тип склада, подразделение-владелец. В УТ 11 типы бывают «Оптовый склад», «Розничный магазин» и «Неавтоматизированная торговая точка» — от типа зависят доступные документы и схемы ценообразования.
Для розничного магазина укажите вид цен продажи и организацию. Для оптового склада важно правильно выбрать ордерную схему, если вы ее планируете. Не создавайте в справочнике «виртуальные» склады без необходимости: каждый лишний склад — это отдельная колонка в отчетах и дополнительная аналитика в документах.
- 1Включите функциональную опцию «Склады и магазины» и «Несколько складов»
- 2Создайте склады в справочнике, указав тип и подразделение
- 3Для каждого склада задайте ордерную схему или оставьте простую
- 4Заполните ответственных лиц (кладовщиков), если используете ордера
- 5Проверьте остатки отчетом «Остатки товаров на складах»
Шаг 3. Выберите схему учета: простая или ордерная
Простая схема означает: финансовый документ (поступление, реализация) сам двигает остатки. Провели реализацию — товар списался со склада сразу. Это удобно, когда документы вводит тот же человек, который отпускает товар, или когда расхождения между бумагой и фактом маловероятны.
Ордерная схема разделяет «бухгалтерское» и «фактическое» движение. Менеджер оформляет заказ или реализацию, а кладовщик на ее основании создает расходный ордер — и только ордер списывает товар физически. Расхождения между документами видны в специальных отчетах, что позволяет контролировать склад без постоянных инвентаризаций.
Сравнение вариантов
Подходит для 1–2 складов и небольшого документооборота. Ограничение: нет контроля фактической отгрузки, расхождения вскрываются только инвентаризацией.
Подходит при разделении ролей менеджер/кладовщик и больших объемах. Ограничение: удваивается число документов, требуется дисциплина при оформлении ордеров.
Для крупных складов с адресным хранением. Ограничение: требует настройки ячеек, зон и обучения персонала работе с ТСД или бумажными заданиями.
Ордерная схема включается в карточке склада: флажок «Ордерная схема при поступлении, отгрузке, перемещении». Можно включить ее только для части операций — например, ордера на отгрузку, но не на поступление.
Шаг 4. Настройте документы движения товара
Основные документы складского учета: «Приобретение товаров и услуг» (поступление), «Реализация товаров и услуг» (отгрузка), «Перемещение товаров» (между складами), «Оприходование излишков» и «Списание недостач». В каждом документе обязательно указывайте склад — в УТ 11 он задается в шапке, в табличной части можно переопределить для отдельных строк, если включена соответствующая опция.
Перемещение между складами оформляется одним документом: товар списывается со склада-отправителя и приходуется на склад-получатель. Если склады работают по ордерной схеме, появятся два ордера — расходный на отправителе и приходный на получателе, и остатки изменятся только после их проведения.
Шаг 5. Проверьте остатки и настройте отчеты
Главный отчет для проверки — Склад → Отчеты → Остатки товаров на складах (в БП 3.0 — оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 с группировкой по складам). Отчет показывает количество и стоимость по каждому складу. Если включена ордерная схема, дополнительно смотрите «Товары к отгрузке» и «Товары к поступлению» — они показывают разрыв между финансовыми документами и ордерами.
Признак правильной настройки: суммарный остаток по всем складам сходится с остатком по организации в целом, нет отрицательных остатков по складам, а неоформленные ордера либо отсутствуют, либо объяснимы текущими отгрузками.
Как проверить результат
Остатки разложены по складам, отрицательных значений нет
Есть минусы или весь товар висит на одном складе при нескольких фактических
Отчет «Оформление накладных и ордеров» пуст или содержит только текущие операции
Накопились старые неоформленные ордера — склад не закрывает документы
Каждый склад имеет корректный остаток, нет строк с пустым складом
Есть обороты с незаполненным субконто «Склады»
Шаг 6. Проведите инвентаризацию и закрепите регламент
После настройки выполните инвентаризацию, чтобы синхронизировать учетные и фактические остатки. В УТ 11 это документы «Пересчет товаров» (или «Инвентаризационная опись» в БП 3.0): заполняете учетными остатками, вводите факт, программа автоматически создает оприходование излишков и списание недостач.
Закрепите регламент: кто создает накладные, кто оформляет ордера, в какой срок закрываются отгрузки, как часто проводится инвентаризация. Большинство проблем складского учета — не технические, а организационные: ордера не проводятся, перемещения оформляются задним числом, склады указываются «какой попало».
Частые вопросы
Можно ли вести учет по складам, если склад физически один?
Да, и часто это полезно: можно завести «виртуальные» склады для брака, товара на реализации или резерва. Но если деления нет даже логически, достаточно одного склада — аналитика появится автоматически при включении опции.
Чем ордерная схема отличается от адресного (ячеистого) хранения?
Ордерная схема разделяет финансовые и фактические документы. Ячеистое хранение дополнительно фиксирует, в какой именно ячейке лежит товар. Ячейки работают только поверх ордерной схемы, но ордерная схема без ячеек — вполне самостоятельный вариант.
Как посмотреть, какой товар «завис» между складами при перемещении?
В УТ 11 используйте отчет «Оформление накладных и ордеров» — он покажет документы-основания, по которым не созданы или не проведены ордера. Также проверьте статус самого перемещения: при ордерной схеме товар считается перемещенным только после проведения обоих ордеров.
Нужно ли перенастраивать отчеты после включения учета по складам?
Типовые отчеты подхватывают складскую аналитику автоматически. В старых сохраненных вариантах отчетов может потребоваться вручную добавить группировку «Склад» в настройках. Самописные отчеты и обработки, которые не учитывают склад, придется дорабатывать.
Можно ли отключить учет по складам, если он оказался не нужен?
Штатно отключить опцию можно только пока в базе нет документов с заполненными складами. Если документы уже есть, потребуется очистка склада во всех движениях — обычно через обработку. Проще оставить один склад и не заморачиваться отключением.
Что важно запомнить
Включите опцию складов, создайте склады в справочнике, выберите схему по реальному разделению ролей, а не «на вырост». Проверяйте результат отчетом по остаткам и контролируйте неоформленные ордера — именно там чаще всего копятся расхождения.