Торговля и Склад · 13 мин
Как сделать возврат маркированного товара поставщику в 1С
Как оформить возврат маркированного товара поставщику в 1С: документы, коды маркировки, Честный ЗНАК, УПД, проверка ошибок и типичные сложности.
Возврат маркированного товара поставщику отличается от обычного возврата тем, что помимо стандартного документа в 1С нужно передать сведения о кодах маркировки в систему «Честный ЗНАК». Если этого не сделать или сделать с ошибками, товар у поставщика «зависнет» — он не сможет его принять и повторно ввести в оборот, а у вас в учёте останутся расхождения.
Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С: «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2», ERP и «Розница» с подключённым обменом с ГИС МТ через 1С-ЭДО. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика действий одинакова: основание возврата → документ возврата с кодами маркировки → УПД с кодами → передача сведений в «Честный ЗНАК».
Перед началом убедитесь, что в программе включён учёт маркированной продукции по нужной товарной группе, настроен обмен с «Честным ЗНАКом» (действующая подпись, актуальный токен) и у поставщика есть возможность принимать электронные УПД. Без рабочего ЭДО вернуть маркированный товар корректно не получится.
Проверьте предварительные условия перед возвратом
Первое, что нужно сделать, — убедиться, что основание для возврата существует в базе. Откройте документ «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров»), по которому товар был принят, и проверьте, что в нём указаны коды маркировки. Если приёмка оформлялась без сканирования кодов и штрихкоды в документе отсутствуют, возврат «по документу» будет затруднён — коды придётся подбирать вручную из остатков.
Второе условие — коды маркировки должны числиться в обороте за вашей организацией в «Честном ЗНАКе». Проверить это можно через отчёт по кодам маркировки в 1С или в личном кабинете ГИС МТ. Если код находится в статусе «выбыл» (например, товар уже частично продан или списан), вернуть его поставщику нельзя — сначала нужно разобраться, почему код выбыл.
Третье — договоритесь с поставщиком. Возврат маркированного товара требует, чтобы поставщик принял УПД с кодами маркировки и подписал его. Если у поставщика нет ЭДО или он не работает с УПД по маркированной продукции, сведения в «Честный ЗНАК» не передадутся корректно, и товар юридически останется на вас.
Откройте поступление и убедитесь, что табличная часть содержит коды по возвращаемым позициям
Сверьте статусы через отчёт по кодам маркировки или личный кабинет Честного ЗНАКа
Проверьте, что контрагент принимает электронные документы и подписывает УПД с кодами маркировки
От причины зависит выбор основания и хозяйственная операция в документе
Создайте документ «Возврат товаров поставщику»
Самый надёжный способ — создать возврат на основании документа поступления. Откройте нужное поступление и используйте команду «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит поставщика, договор, склад, цены и номенклатуру из исходного документа, что исключает расхождения по стоимости.
В документе возврата откорректируйте количество: по умолчанию подставляется весь объём поступления, а возвращать нужно только фактически возвращаемое количество. Удалите лишние строки или измените количество в нужных позициях. Сумма документа должна соответствовать согласованной с поставщиком сумме возврата.
Если документа поступления в базе нет (например, товар принят давно или в другой программе), создайте возврат вручную через раздел «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». В этом случае особенно важно указать цены, согласованные с поставщиком, и правильную хозяйственную операцию.
Подберите коды маркировки в документ возврата
Это ключевой этап, отличающий возврат маркированного товара от обычного. В табличной части документа для маркированных позиций должны быть заполнены коды маркировки — по одному коду на каждую единицу товара. Если возврат создан на основании поступления с кодами, программа может подставить их автоматически, но при частичном возврате коды нужно выбрать вручную.
Практический порядок такой: отсканируйте DataMatrix-коды с физически возвращаемых упаковок сканером 2D. В документе используйте кнопку подбора или проверки кодов маркировки (в УТ 11 это обычно команда со значком штрихкода в табличной части). Каждый отсканированный код должен сопоставиться с номенклатурой строки — программа проверит соответствие по GTIN.
Если сканера под рукой нет, коды можно выбрать из остатков кодов маркировки в базе. Но этот способ рискован: вы можете указать код, который физически находится на другой упаковке. Тогда поставщик при приёмке отсканирует реальный код, не найдёт его в УПД и откажет в приёмке. Поэтому правило простое: сканируйте именно те упаковки, которые уезжают поставщику.
Оформите УПД и передайте сведения в «Честный ЗНАК»
После проведения возврата создайте на его основании УПД (универсальный передаточный документ). В УПД по маркированным позициям обязательно указываются коды маркировки — именно через УПД сведения о выбытии товара при возврате передаются в ГИС МТ. В 1С УПД обычно создаётся из документа возврата командой формирования электронного документа.
Проверьте статус электронного документа: УПД должен быть подписан вашей электронной подписью и отправлен поставщику через оператора ЭДО. Дальше цепочка такая — оператор передаёт сведения в «Честный ЗНАК», коды маркировки выбывают из оборота у вашей организации, а поставщик, подписав УПД, принимает товар и коды на свой баланс в ГИС МТ.
Контролируйте завершение обмена. Документ должен пройти полный цикл: «Отправлен» → «Доставлен» → «Подписан получателем». Если поставщик не подписывает УПД, коды останутся на вас, хотя физически товар уже уехал. Это создаст проблему при инвентаризации маркированной продукции и при повторной продаже этих кодов поставщиком.
- 1Найдите документ поступления и проверьте наличие кодов маркировки
- 2Согласуйте возврат с поставщиком и убедитесь, что он принимает УПД
- 3Создайте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления
- 4Откорректируйте количество и суммы по факту возврата
- 5Отсканируйте коды DataMatrix с реально возвращаемых упаковок
- 6Проведите документ и создайте УПД
- 7Подпишите и отправьте УПД через ЭДО
- 8Дождитесь подписания УПД поставщиком и проверьте выбытие кодов в Честном ЗНАКе
Отдельные сценарии возврата
Частичный возврат по документу поступления
Когда возвращается только часть товара из одного поступления, создавайте возврат на основании поступления и удаляйте лишние строки. По маркированным позициям оставьте ровно столько кодов, сколько единиц возвращается. Проверьте, что количество товара в строке совпадает с количеством кодов маркировки — расхождение не даст корректно сформировать УПД.
Возврат брака или некачественного товара
Для брака в документе укажите соответствующую причину возврата — это важно для претензионной работы и для корректного отражения в учёте. Коды маркировки при возврате брака передаются так же, как при обычном возврате: товар выбывает у вас и возвращается поставщику, который дальше решает его судьбу (списание, утилизация с выводом из оборота по соответствующей причине).
Возврат товара, принятого без кодов маркировки
Если поступление было оформлено без сканирования кодов (агрегированная приёмка, приёмка «по накладной»), коды для возврата придётся подбирать из остатков. Отсканируйте физические упаковки и проверьте статусы кодов. Если кодов в базе нет вообще, а товар маркирован, сначала приведите учёт в порядок — иначе УПД сформировать не получится.
Как выбрать способ оформления
Проверьте результат и закройте взаиморасчёты
После подписания УПД поставщиком выполните три контрольные проверки. Первая — статусы кодов маркировки: в отчёте по кодам или в личном кабинете «Честного ЗНАКа» возвращённые коды должны выбыть из оборота вашей организации. Вторая — складские остатки: количество товара по возвращённым позициям должно уменьшиться на возвращённый объём. Третья — взаиморасчёты: долг поставщика перед вами (или задолженность по оплате) должен уменьшиться на сумму возврата.
Если возврат оплаченного товара предполагает возврат денег, дождитесь платежа от поставщика и свяжите его с документом возврата, чтобы закрыть взаиморасчёты. Если возврат зачитывается в счёт будущих поставок, зафиксируйте это в переписке и при сверке взаиморасчётов.
Как проверить результат
Коды выбыли из оборота вашей организации в Честном ЗНАКе
Коды числятся за вами — УПД не подписан поставщиком или сведения не ушли в ГИС МТ
УПД подписан обеими сторонами
УПД завис в статусе «Отправлен» — поставщик не подписал
Остаток уменьшился на количество возвращённого товара
Остаток не изменился — документ возврата не проведён
Задолженность скорректирована на сумму возврата
Сумма возврата не отразилась — проверьте проведение и зачёт оплат
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — несовпадение кодов в УПД с реально отгруженными упаковками. Возникает, когда коды выбирают «из списка» вместо сканирования. Поставщик при приёмке сканирует фактические коды, не находит их в УПД и отклоняет документ. Решение: всегда сканировать упаковки, которые физически загружаются в машину поставщика.
Вторая ошибка — возврат без УПД или с УПД, где не заполнены коды маркировки. В этом случае сведения в «Честный ЗНАК» не передаются, коды остаются на вашем балансе, а при продаже этого товара поставщиком возникнет конфликт в ГИС МТ. Третья типичная проблема — попытка вернуть товар с уже выбывшими кодами (например, по нему ранее прошла розничная продажа). Такой возврат невозможен: сначала нужно разобраться, почему код выбыл, и при необходимости корректировать учёт.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуть маркированный товар без УПД, только по товарной накладной?
Юридически и по логике «Честного ЗНАКа» — нет. Передача сведений о выбытии маркированного товара при возврате поставщику выполняется через УПД с кодами маркировки. Бумажная накладная не передаёт данные в ГИС МТ, поэтому коды останутся числиться за вашей организацией, а поставщик не сможет легально принять товар в оборот.
Что делать, если поставщик отклонил УПД из-за несовпадения кодов?
Запросите у поставщика список кодов, которые он фактически отсканировал при приёмке, и сравните с кодами в вашем УПД. Затем исправьте документ возврата: замените коды на фактические и сформируйте корректировочный или новый УПД. Перед повторной отправкой убедитесь, что новые коды имеют статус «в обороте» за вашей организацией.
Как вернуть товар, если коды маркировки повреждены и не сканируются?
Если DataMatrix-код физически не читается, но упаковка и товар целы, попробуйте найти код в базе 1С по GTIN и серии, сверившись с остатками, и вручную указать его в документе. Если восстановить код невозможно, согласуйте с поставщиком порядок приёмки: ему может потребоваться перемаркировка товара с нанесением нового кода через «Честный ЗНАК».
Нужно ли что-то отражать в «Честном ЗНАКе» вручную после отправки УПД?
Обычно нет: при обмене УПД через ЭДО сведения в ГИС МТ передаются автоматически оператором. Ручные действия в личном кабинете требуются только в нештатных ситуациях — например, при возврате без ЭДО через отдельный документ выбытия, если такой сценарий предусмотрен для вашей товарной группы. Уточняйте порядок для вашей товарной группы в документации «Честного ЗНАКа».
Как оформить возврат части товара из одной строки поступления?
Создайте возврат на основании поступления, в нужной строке измените количество на возвращаемое, а лишние строки удалите. Затем в табличной части оставьте ровно столько кодов маркировки, сколько единиц возвращается, отсканировав конкретные упаковки. Программа проверит соответствие количества товара и числа кодов при проведении.
Что делать с НДС при возврате товара поставщику?
При возврате товара, принятого на учёт, покупатель выставляет поставщику документ реализации — как правило, это тот же УПД с НДС, и у покупателя возникает обязанность начислить налог. Если возврат оформляется в рамках того же периода и по согласованию сторон как корректировка, возможны другие варианты документального оформления. Точный порядок зависит от условий договора и статуса сторон по НДС — при сомнениях согласуйте схему с бухгалтером.
Что важно запомнить
Возврат маркированного товара = документ возврата на основании поступления + отсканированные коды с реальных упаковок + УПД через ЭДО + контроль подписания поставщиком и выбытия кодов в Честном ЗНАКе. Не выбирайте коды «из списка» и не оставляйте УПД неподписанным — это главные причины расхождений.