Как установить закупочные цены в 1С

Закупочная цена в 1С — это цена, по которой компания приобретает товар у поставщика. Она используется для расчёта себестоимости, формирования отпускных цен, анализа маржинальности и контроля условий закупок. Если закупочные цены не зафиксированы в системе, отчёты по валовой прибыли и оценке склада будут показывать искажённые данные, а менеджеры не смогут сравнивать условия разных поставщиков.

Порядок установки цен зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP используется документ «Установка цен номенклатуры» и механизм видов цен. В 1С:Комплексная автоматизация логика аналогична. В старых конфигурациях (например, Управление торговлей 10.3) применяется документ «Установка цен номенклатуры» с похожим принципом, но другим интерфейсом. Ниже описан универсальный порядок для современных конфигураций на управляемых формах.

Что нужно подготовить перед установкой цен

Прежде чем вводить цены, проверьте три вещи. Во-первых, в карточке номенклатуры должны быть заполнены базовые реквизиты: единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры. Цена в 1С всегда привязана к конкретной единице измерения — если товар хранится в упаковках, а закупается в штуках, цена будет рассчитываться неверно.

Во-вторых, убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение цен. В типовых конфигурациях это роли «Добавление и изменение цен номенклатуры» или профиль группы доступа «Менеджер по закупкам». Если документ «Установка цен номенклатуры» недоступен, обратитесь к администратору 1С.

В-третьих, определите, какие виды цен вам нужны. Обычно достаточно одного вида «Закупочная», но если вы работаете с несколькими поставщиками в разных валютах, может понадобиться отдельный вид цены для каждой валюты или для каждого крупного поставщика.

Настройка вида цен «Закупочная»

Откройте раздел «CRM и маркетинг» (в УТ 11) или «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и перейдите в справочник «Виды цен». Создайте новый элемент с наименованием «Закупочная».

Ключевые параметры вида цены:

• Способ задания цены — «Ввод вручную» для фиксированных цен или «Расчет по другим видам цен» / «Произвольная формула», если закупочная цена должна вычисляться автоматически (например, как цена поставщика минус скидка).
• Валюта — рубли или валюта договора с поставщиком. При использовании валютных цен 1С будет пересчитывать их по курсу на дату документа.
• Цена включает НДС — установите флажок, если поставщик указывает цены с НДС. Это важно для корректного расчёта себестоимости.
• Порядок округления — например, до копеек или до рублей в большую сторону.
• Порог срабатывания — процент изменения цены, при котором система предложит пересчитать зависимые цены.

Если закупочная цена должна формироваться от цены поставщика автоматически, выберите способ задания «Наценка на другой вид цен» и укажите базовый вид цены и процент наценки (для закупки это обычно отрицательная наценка — скидка от прайса).

Установка цен документом «Установка цен номенклатуры»

Основной инструмент — документ «Установка цен номенклатуры». В УТ 11 он находится в разделе «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки» → «Установка цен номенклатуры», либо в разделе «Закупки». Создайте новый документ и укажите дату, с которой цены начинают действовать.

Порядок заполнения:

1. В шапке документа выберите виды цен, которые будут устанавливаться (например, «Закупочная»).
2. Добавьте товары в табличную часть — вручную через кнопку «Добавить», подбором или командой «Заполнить» → «Заполнить по виду цен» / «Заполнить по поступлению».
3. Введите цены вручную или используйте кнопку «Изменить цены» для групповых операций: прибавить процент, установить цену из другого вида цен, округлить.
4. Проверьте колонку «Старая цена» — она показывает действующее значение, что помогает контролировать величину изменения.
5. Проведите документ. Цены вступят в силу с указанной даты.

1. 1
   Создайте или проверьте вид цены «Закупочная» в справочнике «Виды цен»
2. 2
   Откройте «Установка цен номенклатуры» и укажите дату начала действия цен
3. 3
   Заполните табличную часть товарами и введите или рассчитайте цены
4. 4
   Проверьте колонки «Старая цена» и «Изменение» на предмет ошибочных значений
5. 5
   Проведите документ и проверьте цены в отчёте «Цены номенклатуры»

Автоматическая регистрация цен поставщиков

Если нужно хранить цены конкретных поставщиков, используйте механизм «Цены поставщиков» вместо общих закупочных цен. В карточке соглашения с поставщиком (раздел «Закупки» → «Соглашения с поставщиками») укажите вид цены поставщика. Тогда при проведении документа «Поступление товаров и услуг» цены из документа автоматически регистрируются как цены данного поставщика — вводить их отдельно не потребуется.

Для этого в соглашении должен стоять флажок «Регистрировать цены поставщика автоматически» (в некоторых версиях — «Фиксировать цены в соглашении»). При поступлении товара система запишет цену из документа в регистр цен поставщика, и при следующем заказе этому контрагенту цена подставится автоматически.

Также цены поставщиков можно загружать из прайс-листов через обработку «Загрузка цен поставщика из файлов» (в УТ 11: «Закупки» → «Сервис»). Обработка позволяет сопоставить колонки Excel-файла с полями номенклатуры и массово обновить цены без ручного ввода.

Сравнение вариантов

Ручная установка цен

Подходит при небольшом ассортименте и редкой смене цен. Полный контроль, но высокий риск опечаток.

Автоматическая регистрация из поступлений

Оптимально при регулярных закупках: цены всегда актуальны. Ограничение — цены привязаны к конкретному поставщику.

Загрузка из прайс-листов

Подходит при большом ассортименте и регулярных прайсах поставщиков. Требует настройки сопоставления колонок и контроля соответствия номенклатуры.

Расчётные виды цен

Подходит, когда закупочная цена выводится формулой от базовой. Ограничение — зависит от актуальности базового вида цен.

Проверка результата и контроль цен

После установки цен обязательно проверьте результат. Откройте отчёт «Цены номенклатуры» (в УТ 11: «CRM и маркетинг» → «Отчеты по CRM и маркетингу» или через поиск). Установите отбор по виду цены «Закупочная» и нужной дате — отчёт покажет все действующие цены, дату последнего изменения и документ, которым цена установлена.

Дополнительные способы контроля:

• Карточка номенклатуры → ссылка «Цены» — показывает историю изменения цен по всем видам.
• Отчёт «Динамика изменения цен» — позволяет отследить, как менялась закупочная цена за период.
• Отчёт «Валовая прибыль» — если закупочные цены установлены корректно, маржа по продажам будет соответствовать ожиданиям.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Цены номенклатуры» по виду цены «Закупочная»

Норма

Цены отображаются на нужную дату, документ-источник указан

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые цены или устаревшая дата установки

Карточка номенклатуры → «Цены»

Норма

Видна история изменений с датами и документами

Тревожный признак

Цена отсутствует или установлена в другой валюте

Подстановка цены в документ закупки

Норма

При создании заказа поставщику цена подставляется автоматически

Тревожный признак

Поле цены пустое — проверьте соглашение и вид цены поставщика

Типичные ошибки при установке закупочных цен

Самая частая проблема — цена установлена, но в документы не подставляется. Причины: в карточке соглашения с поставщиком не указан вид цены, дата документа раньше даты установки цены, либо цена установлена в валюте, отличной от валюты документа, без настроенного курса пересчёта.

Вторая распространённая ошибка — дублирование видов цен. Пользователи создают «Закупочная», «Закупка», «Цена поставщика» как отдельные виды и устанавливают цены то в один, то в другой. В результате отчёты показывают разные значения, а расчёт себестоимости становится непредсказуемым. Определите один основной вид закупочной цены и используйте только его.

Третья ошибка — установка цен задним числом без понимания последствий. Если провести «Установку цен» прошлой датой, изменятся цены в отчётах за весь период с этой даты, что может исказить уже сданную управленческую отчётность.

Ограничения и когда нужен специалист

Описанные действия безопасны для самостоятельного выполнения: установка цен не влияет на регламентированный учёт и бухгалтерскую отчётность напрямую. Однако есть ситуации, где лучше привлечь специалиста по 1С.

Это настройка сложных формул расчёта цен (зависимость от курсов валют, ступенчатые наценки по группам товаров), доработка загрузки прайсов нестандартного формата и массовое исправление исторических цен за длительный период. Также не пытайтесь исправлять цены прямой записью в регистры через «Групповое изменение реквизитов» без понимания структуры данных — это может нарушить целостность информационной базы.

Часто задаваемые вопросы

Чем закупочная цена отличается от цены поставщика в 1С?

Закупочная цена — это единый внутренний вид цены компании, используемый для расчёта себестоимости и отпускных цен. Цена поставщика привязана к конкретному контрагенту и хранится в отдельном регистре; у одного товара может быть несколько цен разных поставщиков. На практике закупочную цену часто формируют как минимальную или среднюю из цен поставщиков.

Можно ли установить разные закупочные цены для разных складов?

В типовых конфигурациях вид цены не привязан к складу — цена действует для всей организации. Если нужна дифференциация, создают отдельные виды цен для каждого склада или филиала и настраивают подстановку нужного вида в документы через соглашения или настройки рабочего места.

Почему закупочная цена не подставляется в заказ поставщику?

Проверьте три момента: указан ли вид цены в соглашении с поставщиком, установлена ли цена на дату документа (документ «Установка цен» должен быть проведён более ранней или той же датой) и совпадает ли валюта цены с валютой документа либо настроен ли пересчёт по курсу.

Как массово изменить закупочные цены на определённый процент?

Создайте документ «Установка цен номенклатуры», заполните его товарами командой «Заполнить по виду цен» — подтянутся текущие цены. Затем выделите строки, нажмите «Изменить цены» и выберите операцию «Изменить на процент» с нужным значением. Проверьте результат и проведите документ.

Влияет ли изменение закупочной цены на бухгалтерский учёт?

Нет, справочная закупочная цена не влияет на регламентированный учёт: себестоимость в бухгалтерии формируется из фактических цен документов поступления. Закупочный вид цены используется в управленческих отчётах, планировании и как основа для расчёта продажных цен.

Как узнать, кто и когда изменил закупочную цену?

Откройте отчёт «Цены номенклатуры» или историю цен в карточке товара — там указан документ, которым установлена цена. Открыв этот документ, вы увидите автора в поле «Ответственный». Если включён версионирование объектов, доступна и полная история изменений самого документа.