Как оформить реализацию в 1С

Документ «Реализация (акты, накладные)» — основной инструмент отражения отгрузки товаров и оказания услуг в 1С:Бухгалтерии, 1С:Управление торговлей и других конфигурациях. Он одновременно списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя, начисляет НДС и создает счет-фактуру, поэтому ошибка в нем отражается сразу в нескольких разделах учета.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки справочников до проверки проводок и печати документов. Ориентир — 1С:Бухгалтерия 8, но логика в УТ и ERP практически та же, отличаются только названия разделов меню.

Что нужно подготовить до оформления реализации

Документ не проведется или сформирует неверные проводки, если не заполнены базовые данные. Проверьте четыре вещи: карточку контрагента с актуальными ИНН и адресом, договор с правильным видом (с покупателем), номенклатуру с корректным типом (товар или услуга) и наличие остатков на складе, с которого будет отгрузка.

Для товаров важно, чтобы поступление было оприходовано до момента продажи — иначе при проведении появится отрицательный остаток. Если учет по складам ведется, убедитесь, что в документе поступления указан тот же склад, что планируется в реализации.

Где находится документ и как его создать

В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вид операции: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия» — если отгружаете и то, и другое одним документом.

В Управлении торговлей документ называется «Реализация товаров и услуг» и чаще всего создается на основании заказа клиента — тогда позиции, цены и скидки подтягиваются автоматически, остается только проверить количество. Создание на основании также сохраняет связь документов для отчетов по взаиморасчетам.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и создайте документ нужного вида
2. 2
   Заполните контрагента, договор, склад и дату отгрузки
3. 3
   Добавьте номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и счета учета по ссылке над табличной частью
5. 5
   Нажмите «Провести» и посмотрите проводки по кнопке «Дт/Кт»
6. 6
   Выпишите счет-фактуру кнопкой «Выписать счет-фактуру» внизу документа

Как заполнить шапку и табличную часть

В шапке укажите контрагента — после выбора программа подставит договор по умолчанию. Если договоров несколько, выберите нужный вручную: от него зависят валюта расчетов и условия оплаты. Поле «Склад» обязательно для товаров; для услуг склад не требуется.

В табличную часть добавляйте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор» — подбор удобнее при большом количестве позиций, так как показывает остатки и цены. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и счета учета (счет номенклатуры, счет доходов, счет НДС). Цены могут подставляться из типа цен, указанного в договоре, либо вводиться вручную.

Если реализация в валюте, убедитесь, что договор создан в этой валюте, а курс на дату документа загружен в программу. Пересчет в рубли выполняется автоматически, но при отсутствии курса документ не проведется.

Проведение и проверка проводок

После заполнения нажмите «Провести». Стандартный набор проводок при продаже товаров: Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка с НДС, Дт 90.03 Кт 68.02 — начисленный НДС, Дт 90.02.1 Кт 41.01 — списание себестоимости. Для услуг счета списания будут другими (например, 20 или 26 вместо 41).

Откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» и сверьте суммы с итогами документа. Если себестоимость равна нулю — почти наверняка товара не было на остатке на дату проведения, и документ списал его «в минус» или не списал вовсе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по складу после проведения

Норма

Количество уменьшилось на отгруженное, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Отрицательный остаток — товар продан без оприходования

Проводка Дт 90.02 Кт 41

Норма

Себестоимость сформирована и больше нуля

Тревожный признак

Сумма нулевая или проводки нет

Счет-фактура

Норма

Записан в книге продаж, номер и дата проставлены

Тревожный признак

Счет-фактура не создан или не проведен

Счет-фактура и печатные формы

Счет-фактура создается кнопкой «Выписать счет-фактуру» в нижней части документа реализации. Программа присвоит номер автоматически. Если работаете с УПД, в настройках документа выберите соответствующий вариант — тогда один документ закроет и накладную, и счет-фактуру.

Для печати доступны формы ТОРГ-12, акт оказания услуг, счет на оплату (создается отдельным документом), УПД и транспортная накладная. Комплект печатных форм настраивается в меню «Печать» документа. При обмене через ЭДО проверьте, что у контрагента настроен обмен и выбран корректный формат документа.

Типичные ошибки и как их избежать

Ещё одна частая ситуация — изменение документа задним числом в закрытом периоде. Если месяц закрыт, корректировку реализации оформляйте специальным документом «Корректировка реализации», а не редактированием исходного: иначе придется перезакрывать месяц и сдавать уточненную отчетность.

Возвраты и корректировки реализации

Если покупатель вернул товар, оформите документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации — программа подставит позиции и цены из исходного документа. При изменении цены или количества по согласованию сторон используйте «Корректировку реализации», которая автоматически создаст корректировочный счет-фактуру.

Оба документа создаются через кнопку «Создать на основании» в исходной реализации — это сохраняет связь и упрощает сверку с покупателем.

Частые вопросы

Чем реализация отличается от счета на оплату?

Счет на оплату — только предложение оплатить, он не формирует проводок и не двигает остатки. Реализация — факт отгрузки: списывает товар, начисляет выручку и НДС, создает задолженность покупателя. Обычно сначала выставляют счет, а после оплаты или отгрузки оформляют реализацию.

Почему документ не проводится с ошибкой по остаткам?

Программа сообщает, что товара не хватает на складе. Проверьте отчет «Остатки товаров на складах» на дату документа: возможно, поступление не проведено, оформлено на другой склад или более поздней датой. Услуги этой проверке не подлежат.

Как оформить реализацию без НДС?

В строке табличной части выберите ставку «Без НДС» вместо процентной. Убедитесь, что это соответствует вашей системе налогообложения и виду операции — для плательщиков УСН ставка подставляется автоматически, но при совмещении режимов проверяйте каждую строку.

Можно ли оформить одну реализацию по нескольким заказам?

В 1С:Управление торговлей — да: в документе реализации доступен подбор по нескольким заказам клиента. В 1С:Бухгалтерии типовой механизм заказов отсутствует, реализация создается напрямую или на основании счета на оплату.

Что делать, если в реализации ошиблись ценой после отправки документов покупателю?

Оформите документ «Корректировка реализации» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» на основании исходного документа. Программа создаст корректировочный счет-фактуру, а исходную реализацию менять не нужно.

Как посмотреть все реализации по конкретному покупателю?

Откройте журнал «Реализация (акты, накладные)» и установите отбор по контрагенту, либо сформируйте отчет «Анализ субконто» или «Обороты по счету 62» с детализацией по документам расчета. Для сверки сумм удобнее акт сверки взаиморасчетов из раздела «Продажи».