Как указать продавца в 1С

Реквизит «продавец» в 1С встречается в разных контекстах: это может быть организация-продавец в документе поступления, менеджер, ответственный за продажу, кассир на чеке ККТ или контрагент в справочнике. Прежде чем что-то менять, определите, где именно требуется указать продавца — от этого зависит и объект настройки, и последствия ошибки.

Чаще всего под «указать продавца» понимают одну из четырёх задач: заполнить контрагента-поставщика в документе поступления, назначить менеджера (ответственного) в заказе или реализации, вывести ФИО кассира на кассовый чек или указать организацию-продавца в счёте, накладной и УПД. Каждая задача решается своим способом, и ниже разобраны все варианты.

Определяем, какой именно «продавец» нужен

В типовых конфигурациях (УТ 11, КА 2, ERP, Розница, Бухгалтерия) термин «продавец» не является отдельным объектом. Вместо него используются роли: контрагент, организация, пользователь, физическое лицо, ответственный менеджер. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что данные вводят не туда, и печатные формы или чеки выходят с неверными реквизитами.

Признак правильного выбора объекта простой: если речь о внешней стороне сделки — это контрагент; если о вашей компании — организация; если о конкретном сотруднике — пользователь или физлицо. Проверьте, что именно требует документ или касса, прежде чем приступать к настройке.

Указываем продавца-контрагента в документах поступления

Если ваша компания покупает товар, продавец для вас — поставщик. Откройте документ «Поступление товаров и услуг» (в Бухгалтерии) или «Приобретение товаров и услуг» (в УТ 11) и заполните поле «Поставщик» в шапке. Если контрагента нет в базе, создайте его прямо из документа: нажмите на поле, выберите «Создать», укажите наименование, ИНН и КПП.

При вводе ИНН типовые конфигурации могут автоматически подтянуть наименование и адрес из сервиса проверки контрагентов — это снижает риск опечатки в реквизитах. После создания контрагента добавьте договор: без него часть отчётов по взаиморасчётам будет строиться некорректно.

Для корректной нуменклатуры поставщика в УТ 11 используется справочник «Номенклатура поставщиков» — там привязывается артикул продавца к вашей номенклатуре. Это удобно, когда один и тот же товар у разных продавцов имеет разные артикулы.

Указываем менеджера-продавца в заказах и реализации

В торговых конфигурациях за продажу отвечает менеджер. В документах «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг», «Коммерческое предложение» есть поле «Менеджер» или «Ответственный». По умолчанию туда подставляется текущий пользователь — настройка хранится в разделе «НСИ и администрирование → Персональные настройки».

Чтобы продавец подставлялся автоматически, откройте карточку пользователя и проверьте заполнение поля «Физическое лицо» — именно оно выводится в печатные формы и отчёты по продажам. Если в отчёте «Валовая прибыль по менеджерам» продавец пустой, причина почти всегда в незаполненном поле «Менеджер» в документах.

1. 1
   Откройте карточку пользователя в разделе «НСИ и администрирование → Пользователи».
2. 2
   Проверьте, что заполнено поле «Физическое лицо»; при отсутствии создайте физлицо.
3. 3
   В документе продажи заполните поле «Менеджер» или включите автоподстановку в персональных настройках.
4. 4
   Проведите документ и откройте отчёт по продажам — менеджер должен отображаться.

Настраиваем продавца (кассира) для чека ККТ

На кассовом чеке обязательно указываются ФИО и должность кассира — это требование формата фискальных документов. В 1С:Рознице и УТ эти данные берутся из карточки пользователя, под которым пробивается чек. Откройте «Администрирование → Пользователи», выберите кассира и убедитесь, что заполнены физическое лицо и должность.

Должность указывается в карточке физического лица или в кадровых данных (в конфигурациях с подсистемой кадров). Если чек выходит без ФИО кассира или со значением «Кассир» по умолчанию, проверьте именно эти поля, а также права пользователя на работу с РМК.

Указываем организацию-продавца в документах продажи

Когда ваша компания продаёт, продавцом в счёте, накладной и УПД выступает организация из справочника «Организации». Откройте «НСИ и администрирование → Организации» (в Бухгалтерии — «Главное → Реквизиты организации») и проверьте полноту реквизитов: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счёт.

В документе продажи организация подставляется из настроек пользователя или выбирается вручную в шапке. Если в базе несколько юрлиц, убедитесь, что в документе выбрана та организация, с расчётного счёта которой пойдёт сделка — иначе платёж не закроется автоматически, а в акте сверки появятся расхождения.

Подписант в печатных формах (директор, главбух) берётся из ответственных лиц организации. Заполните их в карточке организации на вкладке «Ответственные лица» с указанием периода действия — тогда старые документы сохранят подписанта, актуального на дату документа.

Проверяем результат и типовые ошибки

После настройки проверьте результат на тестовом документе: создайте реализацию, сформируйте печатную форму и сверьте реквизиты продавца. Для кассы пробейте тестовый чек (или чек с последующим возвратом) и посмотрите строку кассира.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма реализации или УПД

Норма

В блоке «Продавец» указаны корректные наименование, ИНН, адрес организации

Тревожный признак

Пустые реквизиты или данные другого юрлица

Кассовый чек

Норма

Указаны ФИО и должность кассира

Тревожный признак

Строка кассира пустая или содержит служебное значение

Отчёт по продажам

Норма

Продажи распределены по менеджерам

Тревожный признак

Вся выручка висит на пустом менеджере

Частые вопросы

Как изменить продавца в уже проведённом документе?

Отмените проведение документа, измените поле (контрагент, организация или менеджер) и проведите заново. Если по документу уже выдан чек или отправлен УПД контрагенту, действуйте через документы коррекции, а не прямое редактирование.

Почему на чеке не выводится ФИО кассира?

Чаще всего у пользователя не заполнено физическое лицо или должность. Проверьте карточку пользователя и карточку физлица, затем пробейте новый чек — настройка действует только на последующие чеки.

Можно ли, чтобы менеджер подставлялся автоматически?

Да. В персональных настройках пользователя задаётся значение ответственного по умолчанию, и оно подставляется во все новые документы. В некоторых конфигурациях менеджера можно также закрепить за клиентом в карточке партнёра.

Как указать продавца, если у нас комиссионная торговля?

При продаже комиссионного товара продавцом в документах и чеке остаётся ваша организация, а данные комитента (фактического владельца товара) передаются отдельными реквизитами — в чеке это теги агента. Настройка выполняется в договоре с комитентом и в карточке номенклатуры.

Нашли двух одинаковых продавцов в справочнике — что делать?

Используйте штатную обработку поиска и удаления дублей (в разделе администрирования): она заменит ссылки на дубль во всех документах на основной элемент. Перед объединением сделайте резервную копию и проверьте, какой из элементов участвует в большем числе документов.