Торговля и Склад · 9 мин
Как списывать товары в 1С: пошаговое руководство
Как правильно списывать товары в 1С: документ «Списание товаров», счета учета, инвентаризация, комиссия и типичные ошибки. Подробная инструкция для 1С:Управление торговлей и ERP.
Списание товаров — стандартная складская операция, которая нужна, когда товар испорчен, просрочен, утерян, использован для собственных нужд или подарен клиенту. В 1С для этого предусмотрен отдельный документ «Списание товаров», который уменьшает складские остатки и формирует проводки по отнесению стоимости на расходы.
Главная сложность не в самом документе, а в правильном выборе причины списания, счета учета затрат и аналитики. От этого зависит, как операция отразится в бухгалтерском и налоговом учете: часть списаний признается расходами, а часть — нет, и ошибка приведет к искажению отчетности и вопросам при проверке.
Ниже разобран порядок списания в типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация, а также особенности списания через инвентаризацию, на комиссию и по причине порчи.
Когда требуется списание товаров и какие есть основания
Списание оформляется, когда товар физически покидает склад без продажи и без перемещения на другой склад. Типичные ситуации: истек срок годности, товар поврежден при хранении или транспортировке, обнаружена недостача по итогам инвентаризации, образцы переданы покупателям бесплатно, материалы израсходованы на собственные нужды компании.
Каждая причина влияет на учет по-разному. Порча и недостача обычно относятся на прочие расходы или на виновное лицо, бесплатная передача образцов — на расходы на продажу, использование для собственных нужд — на соответствующую статью затрат. Поэтому перед созданием документа определите экономическую причину списания и подготовьте подтверждающие документы: акт о порче, служебную записку, приказ руководителя.
Подготовка: инвентаризация перед списанием
Если списание связано с недостачей или порчей, правильная последовательность — сначала инвентаризация, потом списание. Инвентаризация документально фиксирует расхождение между учетным и фактическим остатком, и это основание для списания как в программе, так и для налогового учета.
В 1С:УТ 11 перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров» и создайте документ «Пересчет товаров». Укажите склад, заполните табличную часть по остаткам, внесите фактическое количество. По итогам пересчета программа покажет излишки и недостачи.
На основании пересчета кнопкой «Создать на основании» формируется документ «Списание недостач товаров» — он уже заполнен расхождениями, и вам остается указать причину и статью расходов. Это самый безопасный путь: количество списывается ровно в размере зафиксированной недостачи.
- 1Создайте «Пересчет товаров» и зафиксируйте фактические остатки
- 2Проверьте расхождения: программа покажет недостачи и излишки
- 3На основании пересчета создайте «Списание недостач товаров»
- 4Укажите статью расходов и аналитику (причину, виновное лицо)
- 5Проведите документ и проверьте остатки отчетом по складу
Создание документа «Списание товаров» вручную
Если списание разовое и не связано с инвентаризацией, документ создается напрямую. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания, излишки и порчи товаров» (в УТ 11) или «Склад» → «Списание товаров» (в других конфигурациях) и нажмите «Создать».
Заполните ключевые поля: организация, склад, с которого списывается товар, и дата операции. В табличную часть добавьте номенклатуру и количество — вручную, через подбор или сканер штрихкодов. Количество не может превышать доступный остаток: если программа ругается на отрицательные остатки, сначала разберитесь с учетными данными.
Затем укажите причину списания. В зависимости от конфигурации это поле «Статья расходов», «Приходуемые расходы» или хозяйственная операция. Для порчи выбирайте статью с видом «Прочие расходы», для недостачи с виновником — отнесение на расчеты с персоналом, для рекламных образцов — расходы на продажу.
Настройка счетов учета и статей расходов
Именно статья расходов определяет, куда в бухгалтерском учете попадет стоимость списанного товара. В карточке статьи расходов задается правило распределения: на какое подразделение и по какой аналитике относить затраты, а также вариант признания в налоговом учете.
Обратите внимание на налоговый учет. Не все списания уменьшают налогооблагаемую прибыль: потери сверх норм естественной убыли без виновного лица, бесплатная передача товаров в ряде случаев расходами не признаются. Настройте статью так, чтобы такие суммы попадали в расходы, не принимаемые для налогового учета, — иначе декларация по прибыли будет искажена.
Если виновное лицо установлено, стоимость недостачи относится не на расходы, а на расчеты с сотрудником. Для этого используется отдельный вариант отражения в документе списания недостач — проверьте, что в документе указан сотрудник и сумма взыскания.
Списание в особых сценариях
Списание по причине порчи и истечения срока годности
Для просроченного и испорченного товара используйте документ «Порча товаров» или «Списание товаров» с соответствующей причиной. Обязательно оформите акт о порче (вне 1С или печатной формой) — без него расходы рискуют не быть признанными. Если товар с сериями и сроками годности, программа поможет выбрать именно просроченную серию через отчет по остаткам с датами истечения.
Списание товаров, переданных на комиссию
Товар, переданный комиссионеру, не списывается — он продолжает числиться в вашей собственности на отдельном учете (в 1С это операция «Передача на комиссию»). Списывать такой товар документом «Списание товаров» нельзя: вы потеряете контроль над задолженностью комиссионера. Если комиссионер сообщил об утрате товара, оформляется возврат или отражение недостачи через отчет комиссионера, а не прямое списание.
Списание образцов и подарков клиентам
Бесплатная передача образцов оформляется тем же документом списания, но со статьей расходов на продажу или рекламу. Учтите, что безвозмездная передача может облагаться НДС — в документе предусмотрено начисление налога, проверьте этот момент до проведения.
Проверка результата после списания
После проведения документа убедитесь, что операция отразилась корректно. Откройте отчет «Ведомость по товарам на складах» (или «Остатки товаров на складах») и проверьте, что остаток по списанной позиции уменьшился на нужное количество и не стал отрицательным.
Затем проверьте финансовый результат: стоимость списанного должна появиться в отчете «Доходы и расходы» по нужной статье. Если конфигурация работает с регламентированным учетом, сформируйте проводки документа и убедитесь, что дебет идет на правильный счет затрат, а кредит — на счет товаров.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество, остаток неотрицательный
Остаток не изменился или ушел в минус
Дт счета затрат — Кт 41 (или счета товаров), верная аналитика
Проводок нет или счета не соответствуют причине списания
Сумма видна по нужной статье расходов
Сумма отсутствует или висит на неправильной статье
Частые вопросы о списании товаров в 1С
Можно ли отменить проведенное списание?
Да. Найдите документ в журнале списаний и воспользуйтесь кнопкой «Отмена проведения» или пометьте его на удаление. Если списание создано на основании пересчета, сначала отмените списание, затем при необходимости скорректируйте сам пересчет.
Почему программа не дает провести списание из-за нехватки остатков?
Значит, по данным учета на выбранном складе товара меньше, чем вы списываете. Проверьте, не числится ли товар на другом складе, проведены ли все поступления и нет ли резервов под заказы. Отчет «Ведомость по товарам на складах» покажет, где числится остаток.
Нужно ли списывать товар, если он просто перемещается в брак?
Нет. Перевод товара в статус брака — это не списание, а изменение качества. Используйте документ изменения качества или ордерную схему с отдельным статусом: товар останется в учете, но будет недоступен для продажи до принятия решения о его судьбе.
Как списать товар, если виновник недостачи — сотрудник?
В документе списания недостач укажите вариант отнесения на виновное лицо и выберите сотрудника. Стоимость попадет в расчеты с персоналом, а не в расходы компании. Основанием служат приказ и согласие сотрудника либо решение суда.
Чем списание отличается от реализации с нулевой ценой?
Реализация с нулевой ценой — это продажа, она оформляется документом реализации и имеет другие налоговые последствия (в частности, по НДС база может определяться иначе). Списание — снятие товара с учета без контрагента. Для подарков и образцов чаще корректнее именно списание со статьей расходов на продажу.
Что важно запомнить
Списание товаров в 1С выполняется документом «Списание товаров» из раздела склада. Ключевые моменты: провести инвентаризацию при недостаче, выбрать правильную статью расходов и причину, не списывать товары на комиссии обычным списанием, проверить остатки и проводки после проведения. Подтверждающие документы (акты, приказы) обязательны для признания расходов.