Как списывать накладные в 1С

Списание накладных в 1С — это оформление выбытия товаров или материалов со склада: порча, недостача, использование на собственные нужды, возврат некачественной поставки. В зависимости от конфигурации (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) используются разные документы, но логика одна: основание → документ списания → проводки → проверка остатков.

Главная ошибка новичков — пытаться «удалить» приходную накладную, чтобы скорректировать остатки. Так делать нельзя: удаление документа искажает историю учёта, ломает взаиморасчёты с поставщиком и вызывает расхождения в отчётах. Правильный путь — создать отдельный документ списания, который уменьшит остаток на складе и сформирует корректные бухгалтерские записи.

Ниже разобраны основные сценарии списания, порядок действий в популярных конфигурациях, проверка результата и типичные проблемы.

Когда требуется списание накладных

Списание оформляется, когда товар физически выбывает, но продажа не происходит. Типичные ситуации: порча при хранении, истёкший срок годности, бой при транспортировке, недостача по результатам инвентаризации, передача материалов в производство или на хозяйственные нужды, списание образцов для тестирования.

Важно различать списание и сторнирование. Если приходная накладная была введена ошибочно (неверное количество, не тот поставщик, дубль документа), нужна корректировка поступления или сторно, а не списание. Списание применяется только тогда, когда поступление было корректным, а товар выбыл позже по объективным причинам.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар испорчен, недостача, передача на нужды компанииСоздайте документ списания товаров

Приходная накладная введена ошибочно (дубль, неверные данные)Используйте корректировку поступления или пометьте документ на удаление до закрытия периода

Товар возвращается поставщикуОформите возврат поставщику, а не списание

Недостача выявлена инвентаризациейСписывайте на основании документа инвентаризации

Подготовка перед списанием

Перед созданием документа списания убедитесь в трёх вещах. Во-первых, проверьте фактические остатки: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) или «Остатки по складу» (в Бухгалтерии) и убедитесь, что списываемое количество есть в наличии на нужном складе. Списание «в минус» при отключённом контроле остатков приведёт к отрицательным остаткам и проблемам при расчёте себестоимости.

Во-вторых, подготовьте основание: акт о порче, приказ руководителя, инвентаризационную опись. Эти документы понадобятся для налогового учёта — расходы на списание должны быть экономически обоснованы. В-третьих, определите статью расходов (счёт затрат), на которую будет отнесена стоимость списанного товара: это влияет на проводки и налог на прибыль.

Списание в 1С:Управление торговлей и ERP

В 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP используется документ «Списание товаров» (в ряде версий — «Списание недостач товаров»). Найдите его в разделе «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации» или через «Все документы».

Порядок действий: создайте новый документ, укажите склад, организацию и статью расходов. Добавьте товары вручную, по подбору или кнопкой «Заполнить» на основании приходной накладной — тогда программа подставит номенклатуру и количество из исходного документа. Укажите количество к списанию — оно может быть меньше, чем в накладной, если списывается часть партии.

Если списание следует по итогам инвентаризации, удобнее создать документ «Пересчёт товаров» (инвентаризация), зафиксировать фактические остатки, а затем на его основании автоматически сформировать списание недостач — программа сама рассчитает расхождения.

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списание товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и статью расходов
3. 3
   Добавьте товары вручную или заполните на основании приходной накладной
4. 4
   Проверьте количество и серии (если ведётся серийный учёт)
5. 5
   Проведите документ и откройте движения по кнопке «Проводки»
6. 6
   Сверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»

Списание в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 для списания товаров используется документ «Списание товаров» из раздела «Склад», а для передачи материалов в производство или на хозяйственные нужды — «Требование-накладная» (раздел «Производство» или «Склад»). Создать документ можно на основании поступления: откройте приходную накладную и нажмите «Создать на основании».

В документе укажите склад, счёт списания (например, 91.02 для порчи и недостач сверх норм, 44 для торговых расходов, 26 для общехозяйственных нужд) и при необходимости субконто — статью затрат или прочих доходов и расходов. После проведения программа сформирует проводки в дебет выбранного счёта с кредита 41 (товары) или 10 (материалы) по средней стоимости.

Проверка результата после списания

После проведения документа обязательно убедитесь, что списание отразилось корректно. Откройте движения документа: в УТ/ERP — кнопка «Отчёты» → «Проводки» или регистр «Товары на складах», в Бухгалтерии — кнопка «Дт/Кт». Должна быть запись о выбытии товара с нужного склада и проводка на выбранный счёт расходов.

Затем сформируйте отчёт по остаткам и проверьте, что количество уменьшилось ровно на списанное значение, а по позиции не возникло отрицательного остатка. Если ведётся партионный учёт, дополнительно сверьте себестоимость списания: она должна соответствовать стоимости партии, из которой товар выбыл.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по складу в отчёте

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Проводки документа

Норма

Дт счёта расходов — Кт 41/10 с корректной суммой

Тревожный признак

Проводок нет или неверный счёт/сумма

Себестоимость списания

Норма

Соответствует стоимости партии поступления

Тревожный признак

Сумма нулевая или сильно отличается

Партионный учёт

Норма

Списана именно нужная партия/накладная

Тревожный признак

Списалась другая партия или «пустая» партия

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая ошибка — удаление приходной накладной вместо списания. Это нарушает хронологию учёта, обнуляет задолженность перед поставщиком и делает невозможным объяснить происхождение расходов при проверке. Вторая распространённая проблема — списание без указания статьи расходов или с неверным счётом: затраты попадают не туда, искажается финансовый результат и налоговая база.

Ещё одна ошибка — списание при отключённом контроле отрицательных остатков без последующей сверки. В результате по складу висят минуса, себестоимость последующих продаж считается неверно, а закрытие месяца выдаёт ошибки. Также нельзя забывать про серии и характеристики: если номенклатура учитывается по сериям, списание без указания серии не проведётся или спишет «не ту» партию.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать только часть товара из накладной?

Да. В документе списания укажите фактически выбывшее количество — оно не обязано совпадать с количеством в приходной накладной. Остаток партии продолжит числиться на складе и будет доступен для продажи или последующих списаний.

Что делать, если документ списания не проводится?

Чаще всего причины: недостаточно товара на складе (включён контроль остатков), не заполнены обязательные поля (статья расходов, счёт, серия), либо установлена дата запрета редактирования. Текст ошибки в сообщении программы обычно прямо указывает причину — исправьте указанное поле и проведите снова.

Как списать недостачу по итогам инвентаризации?

Создайте документ инвентаризации («Пересчёт товаров» в УТ/ERP, «Инвентаризация товаров» в Бухгалтерии), заполните фактические остатки, проведите документ. Затем на его основании сформируйте списание — программа автоматически перенесёт в него только расхождения (недостающие позиции).

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?

Однозначной нормы нет: Минфин в ряде разъяснений требует восстановления НДС при выбытии имущества не по причинам реализации, но судебная практика часто на стороне налогоплательщиков. Закрепите выбранный подход в учётной политике и сохраняйте документы, подтверждающие причину списания (акты, заключения комиссии).

Как отменить ошибочно проведённое списание?

Если период открыт, распроведите и пометьте документ списания на удаление — остатки и проводки восстановятся. Если период закрыт, создайте корректирующий документ: оприходование товара на ту же сумму с аналитикой, зеркальной ошибочному списанию, либо сторнирующую операцию через «Операции, введённые вручную» в Бухгалтерии.

Чем списание отличается от возврата поставщику?

Возврат поставщику — это выбытие товара с уменьшением задолженности перед контрагентом и корректировкой НДС по счёту-фактуре поставщика. Списание — выбытие без контрагента, стоимость относится на расходы компании. Если товар бракованный, но поставщик принимает его обратно, оформляйте именно возврат.