Торговля и Склад · 13 мин
Как списать весь товар со склада в 1С
Как списать весь товар со склада в 1С: документ списания, инвентаризация, проверка остатков, типичные ошибки и настройка счетов учета.
Списание всего товара со склада в 1С — типовая операция, которая требуется при закрытии магазина, ликвидации торговой точки, порче всей партии, переводе склада в неактивный статус или при подготовке к свёртыванию деятельности. Задача решается штатными документами конфигурации, без обработок и программирования, но требует аккуратности: ошибка в количестве или счёте списания сразу искажает остатки, себестоимость и налоговый учёт.
Порядок действий зависит от причины списания. Если товар физически отсутствует или испорчен — оформляется инвентаризация и списание по её результатам. Если склад закрывается, а товар перемещается — правильнее использовать документ перемещения, а не списание. Если списывается весь остаток «в ноль» по техническим причинам (например, перенос учёта в другую базу), понадобится документ списания с подбором всех позиций.
Инструкция ниже написана на примере 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация — самых распространённых конфигураций для складского учёта. В 1С:Бухгалтерии логика та же, отличаются названия документов и счета учёта, что отмечено в отдельном разделе.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед массовым списанием убедитесь, что склад действительно нужно обнулить, а не перенести. Если товар переезжает на другой склад вашей организации, списание создаст лишние расходы и исказит себестоимость: правильный документ в этом случае — «Перемещение товаров». Списание применяется только когда товар выбывает из учёта: порча, недостача, утилизация, безвозмездная передача.
Проверьте текущие остатки отчётом «Остатки и доступность товаров» (в УТ 11) или «Остатки товаров на складах». Сформируйте его по конкретному складу и сохраните: этот снимок пригодится для сверки после списания и для проверки, что все позиции попали в документ. Заодно вы увидите отрицательные остатки, если они есть — их списывать нельзя, сначала нужно разобраться с причиной минуса.
Уточните, какой тип цен и себестоимость используются в учёте. При списании 1С рассчитает стоимость по методу оценки запасов (обычно средняя или ФИФО), и сумма списания попадёт в расходы. Если учётная политика требует списания на конкретную статью расходов (например, «Потери от порчи ценностей» или «Недостачи»), подготовьте её заранее в справочнике статей расходов с правильным вариантом распределения.
Способ 1: списание через документ «Списание товаров»
Основной инструмент — документ «Списание товаров» (в УТ 11: раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров»). Создайте новый документ, укажите организацию и склад, с которого списывается весь товар. Дата документа определяет период, в котором расходы попадут в учёт, — обычно это текущая дата или дата фактического выбытия товара.
Чтобы не вносить позиции вручную, используйте подбор: кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» (в некоторых версиях — «Подобрать товары» с отбором по складу). Программа загрузит в табличную часть все позиции с положительными остатками на указанном складе вместе с количеством. Проверьте результат: количество строк должно совпадать с количеством позиций в отчёте по остаткам, который вы сформировали на подготовительном этапе.
Далее укажите статью расходов и аналитику — от этого зависит, на какой счёт и субконто уйдёт сумма списания в бухгалтерском и управленческом учёте. Для порчи товара типичная статья — потери от порчи, для недостачи — недостачи и потери от порчи ценностей (счёт 94 в бухучёте). После заполнения нажмите «Провести и закрыть».
- 1Сформируйте отчёт по остаткам склада и сохраните его для сверки
- 2Проведите или удалите все черновые документы по складу
- 3Создайте документ «Списание товаров», укажите склад и организацию
- 4Заполните табличную часть по остаткам через кнопку «Заполнить»
- 5Укажите статью расходов и аналитику списания
- 6Проведите документ и проверьте нулевые остатки отчётом
Способ 2: списание по результатам инвентаризации
Если причина списания — недостача, выявленная при ревизии, корректная цепочка документов другая: «Пересчет товаров» (приказ на инвентаризацию) → «Списание недостач товаров». Этот вариант предпочтителен при закрытии склада с предварительной ревизией: он оставляет в базе документальное подтверждение факта инвентаризации, что важно для налогового и бухгалтерского учёта.
Создайте документ «Пересчет товаров», укажите склад и заполните его по остаткам. В колонке фактического количества проставьте нули по всем позициям, если товара физически нет, либо фактические значения, если часть осталась. После проведения пересчёта на его основании введите «Списание недостач товаров» — программа сама перенесёт расхождения между учётным и фактическим количеством.
Излишки, если они вдруг обнаружатся (например, при пересортице), оформляются отдельным документом «Оприходование излишков товаров» из того же пересчёта. Не пытайтесь «закрыть» пересортицу одним списанием: в учёте останется минус по одной позиции и плюс по другой.
Сравнение вариантов списания
Быстро, подходит для порчи, утилизации и технического обнуления склада. Не фиксирует факт инвентаризации.
Документально подтверждает ревизию, корректен для недостач. Занимает больше времени из-за двух документов.
Не списание, а перенос на другой склад. Используйте, если товар не выбывает, а переезжает.
Особенности для 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 документ называется «Списание товаров» и находится в разделе «Склад» → «Списание товаров». Логика та же: шапка с организацией и складом, табличная часть с номенклатурой, счёт списания. Заполнение по остаткам выполняется через кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — программа подставит все позиции с количеством и счетами учёта из регистра.
Ключевое отличие — явное указание счёта списания в документе: 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 91.02 «Прочие расходы» или 44 «Расходы на продажу» в зависимости от причины. Неверный счёт — самая частая ошибка в Бухгалтерии: сумма уйдёт не туда, и при закрытии месяца придётся исправлять проводки вручную. Проверьте дебет проводок сразу после проведения через кнопку «Дт/Кт».
Если склад ведётся в разрезе партий и серий, при списании программа сама подберёт партии по методу оценки запасов из учётной политики. Вмешиваться в подбор партий вручную не стоит без необходимости — это нарушит последовательность расчёта себестоимости.
Проверка результата после списания
После проведения документа сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Остатки и доступность») по списанному складу. Ожидаемый результат — пустой отчёт или нулевые количества по всем строкам. Если остались позиции с остатком, значит, они появились на складе после формирования снимка на подготовительном этапе: проверьте журнал документов склада за период.
Отдельно проверьте отсутствие отрицательных остатков. Минус после списания означает, что в момент проведения какого-то товара на складе не хватило — например, был позднее проведённый расходный документ задним числом. Отрицательные остатки недопустимы: они ломают расчёт себестоимости по всей базе, а не только по этому складу.
В управленческом учёте проверьте отчёт «Движения товаров» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41: оборот по кредиту должен соответствовать сумме списания, а сальдо по складу — стать нулевым. Расхождение суммы с ожидаемой обычно объясняется пересчётом себестоимости при закрытии месяца — это нормально, финальная сумма выравняется регламентной операцией.
Как проверить результат
Нулевые количества по всем позициям или пустой отчёт
Остались позиции с количеством больше нуля
Минусов нет ни по одной позиции
Есть отрицательные остатки — ищите расходные документы задним числом
Дебет — корректный счёт расходов (94, 91.02, 44), кредит — 41
Неверный счёт дебета или пустые проводки
Нулевое сальдо после списания
Остаток по сумме при нулевом количестве — ошибка себестоимости
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — списание при наличии товара «в резерве» под заказы клиентов. Документ спишет свободный остаток, а резерв останется висеть, и склад не обнулится. Снимите резервы: отмените или закройте заказы клиентов, либо используйте обработку снятия резервов, после чего повторите заполнение списания по остаткам.
Вторая частая проблема — списание в закрытом периоде. Если дата документа попадает в период, закрытый для редактирования, или за дату запрета изменения данных, провести документ не получится. Либо списывайте текущей датой, либо временно сдвигайте дату запрета — второе делайте только с пониманием последствий для уже сданной отчётности.
Ещё одна ошибка — попытка списать товар, по которому есть незакрытые ордерные документы (приходные или расходные ордера в статусе «к отбору» или «к оформлению»). В конфигурациях с ордерной схемой склада сначала завершите или удалите все ордера, иначе статусы остатков не позволят провести списание или оставят «висящие» количества в регистрах.
Когда списывать всё не нужно: альтернативы
Если цель — просто перестать видеть склад в документах, списывать товар не обязательно. В УТ 11 склад можно пометить на удаление или исключить из использования (снять признак активности в настройках), предварительно обнулив остатки. Но пометка на удаление при ненулевых остатках недопустима — сначала всё равно придётся вывести товар списанием или перемещением.
При переносе учёта в другую базу не списывайте товар в старой базе расходным документом: корректнее ввести остатки в новой базе и просто прекратить работу в старой. Списание создаст фиктивные расходы, которые исказят финансовый результат, если старая база ещё используется для отчётности.
Если списывается не весь склад, а конкретная группа товаров (например, просроченная продукция), используйте отбор в подборе: заполните документ по остаткам, затем удалите лишние строки или отфильтруйте по группе номенклатуры до заполнения. Это быстрее, чем ручной подбор сотен позиций.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему кнопка «Заполнить по остаткам» не добавляет часть товаров?
Чаще всего причина в резервах: под заказы клиентов зарезервировано количество, и в свободный остаток оно не входит. Снимите резервы через закрытие заказов или обработку снятия резервов. Вторая возможная причина — отбор по группе или виду номенклатуры в параметрах заполнения, который ограничивает список позиций.
Можно ли списать товар задним числом?
Технически да, если дата не попадает в закрытый период и за дату запрета редактирования. Но учтите: списание задним числом изменит себестоимость и остатки прошлого периода, потребуется перепроведение последующих документов и повторное закрытие месяца. Если отчётность за тот период уже сдана, корректнее списать текущей датой с пояснением в комментарии документа.
Что делать, если после списания остались отрицательные остатки?
Минус означает, что расход по позиции превысил остаток на момент списания — обычно из-за документов, проведённых задним числом после вашего снимка остатков. Найдите такие документы журналом склада, скорректируйте их количество или дату, затем перепроведите списание. Оставлять минуса нельзя: они искажают расчёт себестоимости по всей базе.
На какой счёт списывать товар при порче?
В бухгалтерском учёте порча сначала отражается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем, после установления причин, списывается на виновных лиц (73) или на прочие расходы (91.02), если виновные не установлены. На счёт 44 списывают потери в пределах норм естественной убыли. Конкретную схему определяет учётная политика организации.
Как списать товар, если склад работает по ордерной схеме?
Сначала завершите все незакрытые приходные и расходные ордера по складу: проведите их до финального статуса или удалите. Затем создайте документ списания — при ордерной схеме после него может потребоваться расходный ордер на фактическую отгрузку товара со склада. Проверьте соответствие учётных и складских остатков отчётом по товарам к отгрузке.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании товара?
При списании недостачи или порчи налоговые органы нередко требуют восстановления ранее принятого к вычету НДС, хотя судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Безопасный вариант — восстановить НДС по списанным ценностям и отразить это в книге продаж. Окончательное решение принимайте с бухгалтером с учётом позиции вашей организации и суммы списания.
Что важно запомнить
Весь товар со склада списывается документом «Списание товаров» с заполнением по остаткам или через цепочку «пересчет → списание недостач». Перед списанием закройте черновики, резервы и ордера, после — проверьте нулевые остатки, отсутствие минусов и корректность счёта списания. Если товар не выбывает, а перемещается, используйте перемещение вместо списания.