Как списать прослеживаемый товар в 1С

Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, движение которых контролируется ФНС через систему прослеживаемости. Каждая единица такого товара привязана к регистрационному номеру партии товара (РНПТ), и обычное списание без указания РНПТ приведёт к расхождениям в отчётности перед налоговой.

Списание прослеживаемого товара в 1С требуется при браке, порче, недостаче, использовании товара для собственных нужд, передаче образцов и в других случаях выбытия без продажи. Принципиальное отличие от списания обычного товара — обязательное указание РНПТ в документе списания и формирование уведомления о выбытии для передачи в ФНС в установленных случаях.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 и 1С: Комплексная автоматизация / Управление торговлей. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика одинакова.

Проверьте, что товар действительно прослеживаемый

Перед списанием убедитесь, что номенклатура относится к прослеживаемым товарам. Откройте карточку номенклатуры и проверьте признак «Прослеживаемый товар» и заполненный код ТН ВЭД. Если товар числится как прослеживаемый, программа потребует указать РНПТ при любом движении, включая списание.

Также проверьте остатки по РНПТ. В 1С: Бухгалтерии это отчёт «Остатки товаров в разрезе номеров ГТД (РНПТ)» или аналогичный отчёт по прослеживаемости. Важно, чтобы списываемое количество было в наличии именно по тому РНПТ, который вы укажете, иначе документ не проведётся или создаст отрицательный остаток.

Выберите подходящий документ списания

Выбор документа зависит от причины выбытия. Для брака, порчи и недостачи используется документ «Списание товаров». Для передачи товара в производство или на хозяйственные нужды организации — «Требование-накладная». В торговых конфигурациях также применяется «Внутреннее потребление товаров».

Если товар передаётся безвозмездно третьему лицу, списание оформляется как реализация с нулевой ценой или через отдельный документ передачи — в этом случае действуют правила отражения прослеживаемости при реализации, включая УПД с РНПТ.

Сравнение документов списания

Списание товаров

Брак, порча, недостача. Сумма уходит на счёт 94 или на расходы. Требует инвентаризационного основания при недостаче.

Требование-накладная

Передача в производство или на собственные нужды. Списание на счета затрат (20, 25, 26, 44).

Реализация (передача)

Безвозмездная передача третьим лицам. Нужен УПД с РНПТ, есть налоговые последствия по НДС.

Оформите списание товара по шагам

Рассмотрим базовый сценарий — списание испорченного прослеживаемого товара в 1С: Бухгалтерии 3.0. Последовательность в других конфигурациях аналогична.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите склад, с которого списывается товар, и дату списания.
3. 3
   Добавьте в табличную часть номенклатуру и количество.
4. 4
   В колонке «РНПТ» выберите регистрационный номер партии из справочника — программа предложит номера с остатками.
5. 5
   Укажите счёт списания: 94 при недостаче до выяснения причин, 91.02 при порче без виновных, счёт затрат при производственном использовании.
6. 6
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт».

Обратите внимание на колонку РНПТ: она появляется в табличной части только для прослеживаемой номенклатуры. Если колонки нет — проверьте признак прослеживаемости в карточке товара и функциональность программы (должна быть включена опция учёта прослеживаемых товаров в настройках учёта).

При списании по результатам инвентаризации удобнее сначала оформить документ «Инвентаризация товаров», а затем на его основании создать «Списание товаров» — тогда количество и РНПТ подставятся автоматически по данным фактического пересчёта.

Списание на собственные нужды через требование-накладную

Если прослеживаемый товар используется внутри организации — например, оргтехника передаётся в эксплуатацию как основное средство или материалы уходят в производство, — оформляется «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»).

В табличной части укажите номенклатуру, количество и РНПТ, затем на закладке «Счёт затрат» выберите счёт и аналитику списания. При переводе товара в состав основных средств проверьте, чтобы стоимость и амортизационная группа были заданы корректно — ошибка здесь исказит и бухгалтерский, и налоговый учёт.

Сформируйте уведомление о выбытии при необходимости

Для отдельных операций выбытия прослеживаемых товаров в ФНС подаётся уведомление о вводе в оборот или выбытии. В 1С такие уведомления формируются из раздела «Операции» → «Уведомления о ввозе/выбытии прослеживаемых товаров» (точное название зависит от конфигурации) либо через подсистему обмена с контролирующими органами.

Заполните уведомление на основании документа списания, проверьте РНПТ и количество, подпишите электронной подписью и отправьте. Сохраните квитанцию о приёме — она подтверждает исполнение обязанности при проверке.

Проверьте результат списания

После проведения документа откройте его движения: должны сформироваться проводки по кредиту 41-го счёта и движения по регистру прослеживаемых товаров с минусом по указанному РНПТ. Отсутствие движений по регистру прослеживаемости — признак того, что РНПТ не заполнен или признак прослеживаемости не сработал.

Затем сформируйте отчёт по остаткам прослеживаемых товаров и убедитесь, что по списанному РНПТ нет отрицательного остатка, а общий остаток сошёлся с данными 41-го счёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа

Норма

Проводка Дт счёта списания — Кт 41 и движение по регистру прослеживаемых товаров

Тревожный признак

Проводки есть, а движения по РНПТ отсутствуют

Остаток по РНПТ

Норма

Нулевой или положительный остаток после списания

Тревожный признак

Отрицательный остаток по номеру партии

Сверка с 41 счётом

Норма

Количество по отчёту прослеживаемости совпадает с бухгалтерским учётом

Тревожный признак

Расхождения между регистром и счётом

Типичные ошибки и как их избежать

Если ошибка уже допущена, не удаляйте документы молча: исправьте РНПТ в исходном документе, перепроведите связанные документы и при необходимости подайте корректирующее уведомление в ФНС.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать прослеживаемый товар без РНПТ?

Нет. Для прослеживаемой номенклатуры указание РНПТ обязательно при любом движении. Если номер партии неизвестен (например, товар принят до введения прослеживаемости), используются специальные правила отражения остатков — оформите ввод остатков по прослеживаемым товарам и только после этого списание.

На какой счёт списывать испорченный прослеживаемый товар?

Если виновные не установлены — на счёт 91.02 как прочие расходы; если недостача выявлена инвентаризацией — сначала на счёт 94, затем на виновное лицо (73) или на расходы. Выбор счёта влияет на налоговый учёт, поэтому зафиксируйте причину приказом или актом.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании прослеживаемого товара?

Вопрос восстановления НДС при выбытии товара не по причине реализации зависит от основания списания и позиции по конкретной ситуации. Порча по независящим причинам и хищение оцениваются по-разному. При спорных случаях зафиксируйте документальное обоснование списания и проконсультируйтесь с налоговым специалистом.

Что делать, если документ списания не проводится из-за нехватки остатка по РНПТ?

Сформируйте отчёт по остаткам прослеживаемых товаров и найдите, по каким РНПТ числится нужное количество. Обычно причина — ошибка в номере партии в документе поступления. Исправьте исходный документ, а не подбирайте произвольный РНПТ в списании.

Чем списание в 1С: Управление торговлей отличается от Бухгалтерии?

В УТ и Комплексной автоматизации используются документы «Списание товаров» и «Внутреннее потребление», а учёт РНПТ ведётся в разрезе серий и номеров ГТД. Логика та же: обязательный РНПТ, контроль остатков и при необходимости уведомление в ФНС. Проводки формируются при обмене с бухгалтерской конфигурацией.