Торговля и Склад · 11 мин
Как списать испорченный товар в 1С
Как списать испорченный товар в 1С: документ «Списание товаров», счета учета, инвентаризация, налоговый учет НДС и расходов, типичные ошибки бухгалтера.
Порча товара на складе или в торговом зале — штатная ситуация для розницы и опта: истек срок годности, нарушены условия хранения, повреждена упаковка. В 1С такие операции оформляются документом списания, но просто «удалить» остатки нельзя — нужно корректно выбрать статью расходов, счет учета и правильно отразить операцию в бухгалтерском и налоговом учете.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8 используется документ «Списание товаров», в 1С:Управление торговлей и ERP — «Списание товаров» или «Списание недостач товаров» с указанием причины и аналитики. Ниже разобраны оба сценария, а также вопросы НДС, налога на прибыль и документального оформления.
Прежде чем проводить списание, убедитесь, что факт порчи зафиксирован: составлен акт о порче (бое, ломе) товарно-материальных ценностей, определены виновные лица или их отсутствие. От этого зависит, на какой счет попадет стоимость товара — на расходы организации или на взыскание с сотрудника.
Подготовка: что оформить до списания в программе
Списание в 1С — это отражение уже свершившегося факта хозяйственной жизни, а не сама процедура. Сначала комиссия осматривает товар и составляет акт о порче, бое, ломе ТМЦ (можно использовать унифицированную форму ТОРГ-15, ТОРГ-16 для продовольственных товаров или собственную форму, закрепленную в учетной политике). В акте указывают наименование, количество, стоимость, причину порчи и предполагаемых виновных.
Если порча выявлена в ходе инвентаризации, оформляются инвентаризационная опись и сличительная ведомость. В 1С:Бухгалтерии для этого есть документ «Инвентаризация товаров», а в УТ и ERP — «Пересчет товаров» и приказ на инвентаризацию. Списание по результатам инвентаризации проходит проще при налоговой проверке, поэтому при крупных суммах порчи инвентаризацию лучше провести.
Также заранее проверьте учетную политику: какой метод оценки товаров применяется (ФИФО или по средней), как учитываются потери от порчи в налоговом учете, есть ли утвержденные нормы естественной убыли. Это влияет на выбор статьи расходов и признание затрат в налоговом учете.
Списание товара в 1С:Бухгалтерия 8
В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» → «Создать». Укажите склад, на котором числится испорченный товар, и дату документа — она должна совпадать с датой акта о порче или быть близкой к ней.
На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру и количество. Программа подставит счет учета (обычно 41.01 или 41.02) и себестоимость автоматически при проведении. Если товар учитывается по партиям, спишется стоимость по методу, заданному в учетной политике.
На вкладке «Счет списания» укажите счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — это универсальный вариант, когда решение о виновнике еще не принято. Если виновных нет и руководство приняло решение списать за счет организации, можно сразу указать 91.02 «Прочие расходы» со статьей прочих доходов и расходов «Списание испорченных товаров» (вид — «Прочие», не принимаемые к НУ — в зависимости от ситуации).
- 1Создайте документ «Списание товаров» в разделе «Склад»
- 2Заполните склад, дату и табличную часть с испорченной номенклатурой
- 3На вкладке «Счет списания» укажите счет 94 или 91.02 со статьей расходов
- 4В комментарии или поле основания укажите номер и дату акта о порче
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Распечатайте или приложите акт о порче к документу
Списание в 1С:Управление торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP используйте раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» (в ERP — «Списания недостач товаров»). При создании документа выберите склад, организацию и вид операции. В табличной части добавьте товары; в поле «Причина» или «Статья расходов» укажите причину списания — например, «Порча товара».
Ключевое отличие от Бухгалтерии: в УТ/ERP финансовый результат формируется через статьи расходов с указанием варианта распределения и аналитики. Создайте отдельную статью расходов «Потери от порчи товаров» с типом «Прочие расходы» и вариантом распределения «На финансовый результат», чтобы сумма корректно попала в регламентированный учет при обмене с бухгалтерией.
Если порча выявлена пересчетом, удобнее идти через цепочку «Приказ на проведение инвентаризации» → «Пересчет товаров» → «Списание недостач товаров» — документ списания создается на основании пересчета автоматически, с уже заполненным количеством недостачи.
В УТ и ERP не проводите списание «в минус»: если остатка на складе не хватает, сначала разберитесь с расхождением — возможно, товар числится на другом складе или не оприходован. Иначе получите отрицательные остатки и ошибки при расчете себестоимости.
Куда отнести стоимость: выбор счета и виновника
Бухгалтерский учет потерь от порчи строится в два этапа: сначала стоимость собирается на счете 94, затем распределяется в зависимости от причины. Если виновное лицо установлено (например, кладовщик нарушил условия хранения), сумма относится на счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и удерживается из зарплаты или возмещается добровольно.
Если виновных нет или суд отказал во взыскании, потери списываются на 91.02 как прочие расходы. Потери в пределах норм естественной убыли при хранении могут относиться на счета учета затрат (44 для торговли). Решение о направлении списания оформляется приказом руководителя.
| Ситуация | Проводка | Основание |
|---|---|---|
| Порча выявлена, виновник не определен | Дт 94 — Кт 41 | Акт о порче |
| Виновник установлен | Дт 73.02 — Кт 94 | Приказ, согласие работника |
| Виновных нет, списание за счет организации | Дт 91.02 — Кт 94 | Приказ руководителя |
| Потери в пределах норм естественной убыли | Дт 44 — Кт 94 | Расчет по нормам, акт |
Как выбрать счет списания
НДС и налог на прибыль при списании порчи
Вопрос восстановления НДС по испорченному товару — спорный. Позиция Минфина традиционно требует восстановить ранее принятый к вычету НДС, так как товар не использован в облагаемых операциях. Суды нередко встают на сторону налогоплательщиков, особенно если порча связана с пожаром, аварией или иными событиями, не зависящими от организации. Безопасный вариант — восстановить НДС документом «Восстановление НДС» (или через «Формирование записей книги продаж») на стоимость списанного товара.
В налоговом учете потери от порчи при отсутствии виновных лиц можно учесть во внереализационных расходах, но придется подтвердить отсутствие виновных документально (например, постановлением о приостановлении уголовного дела — на практике этот критерий вызывает споры). Потери в пределах норм естественной убыли признаются материальными расходами без дополнительных условий. Суммы, взысканные с виновного сотрудника, в расходы не включаются.
В 1С:Бухгалтерии принятие или непринятие расходов к НУ настраивается в статье прочих доходов и расходов: флаг «Принимается к налоговому учету» в карточке статьи. Для спорных ситуаций удобно создать две статьи — «Списание испорченных товаров (НУ)» и «Списание испорченных товаров (не НУ)», чтобы разделить суммы.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте проводки (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь: списана правильная себестоимость, счет кредита соответствует счету учета товара, счет дебета — выбранной причине. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 по складу: остаток испорченной номенклатуры должен обнулиться.
Проверьте также отчет «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) на отсутствие отрицательных остатков и убедитесь, что в регистре НДС при необходимости сформирована запись восстановления. Если списание делалось через счет 94, контролируйте его закрытие — «зависшие» суммы на 94-м счете в конце отчетного периода привлекают внимание аудиторов.
Как проверить результат
Дт 94/91.02 — Кт 41 на сумму себестоимости
Пустые проводки или счет кредита не совпадает со счетом учета товара
Остаток испорченного товара равен нулю
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Сальдо закрыто распределением на 73.02 или 91.02
Сумма «висит» на 94-м счете без движения
Есть запись восстановления по списанному товару
Записи нет при принятом решении восстанавливать НДС
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать товар без инвентаризации?
Да, если порча выявлена вне инвентаризации (например, разбита тара при приемке), достаточно акта о порче, составленного комиссией. Инвентаризация обязательна в случаях, установленных законом (перед годовой отчетностью, при смене материально ответственного лица), и желательна при крупных суммах порчи.
Что делать, если испорченный товар нужно еще и утилизировать?
Утилизация оформляется отдельно: актом на уничтожение, а расходы на услуги утилизатора отражаются как прочие расходы (Дт 91.02 — Кт 60). Само списание товара с учета в 1С от этого не меняется — сначала списание стоимости, затем услуги по утилизации.
Как списать товар, если он учитывается в продажных ценах?
При учете в продажных ценах (счет 41 с торговой наценкой на 42-м) документ списания в 1С:Бухгалтерии автоматически сторнирует наценку: формируется проводка Дт 94 — Кт 41 и сторно Дт 41 — Кт 42. Проверьте, что в настройках учетной политики указан розничный склад с учетом по продажной стоимости.
Нужно ли уведомлять кого-либо о порче маркированного товара?
Да. Для товаров, подлежащих маркировке (обувь, лекарства, молочная продукция и др.), выбытие по причине порчи нужно отразить в системе маркировки «Честный знак» с соответствующим кодом причины выбытия. В 1С это делается через документы обмена с маркировкой после проведения списания.
Можно ли списать порчу прошлого периода, если ее обнаружили позже?
Списание отражается в периоде выявления и подписания акта, а не задним числом. Если порча относится к прошлому году и обнаружена после утверждения отчетности, убыток прошлых лет признается в текущем периоде. Проводить документ датой закрытого периода не следует.
Как удержать стоимость испорченного товара из зарплаты сотрудника?
Оформите списание через счет 94, затем проводкой Дт 73.02 — Кт 94 отнесите сумму на работника. В 1С:ЗУП или в зарплатном блоке Бухгалтерии создайте удержание «Прочие удержания» на сумму ущерба с учетом ограничений по размеру удержаний из заработной платы, установленных трудовым законодательством.
Что важно запомнить
Испорченный товар списывается документом «Списание товаров» на основании акта о порче. Стоимость проходит через счет 94 и распределяется на виновника (73.02) или на прочие расходы (91.02). Проверьте проводки, остатки и закрытие 94-го счета, отдельно решите вопрос с НДС и налоговым учетом, а для маркированных товаров отразите выбытие в системе маркировки.