Как в 1С сделать списание товаров

Списание товаров в 1С оформляется специальным документом, который уменьшает складские остатки и относит стоимость списанного на расходы или на конкретную статью затрат. Причины списания бывают разные: порча, бой, истёкший срок годности, недостача по итогам инвентаризации, использование товара на собственные нужды. От причины зависит, какой документ использовать и какие счета учёта указывать.

В большинстве конфигураций — 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP — применяется документ «Списание товаров» или «Списание недостач товаров». В 1С:Бухгалтерии 8.3 используется документ «Списание товаров» из раздела «Склад». Ниже разобраны оба варианта, а также списание по результатам инвентаризации.

Что подготовить перед списанием

Прежде чем оформлять документ, убедитесь, что у вас есть основание для списания: акт о порче, приказ руководителя, результаты инвентаризации или служебная записка. В учётной системе списание без документального основания создаёт риски при налоговой проверке — расходы могут не признать.

Проверьте фактические остатки по отчёту «Остатки товаров на складах» (в УТ 11: раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу»). Списывать можно только то количество, которое числится в учёте, иначе по складу образуются отрицательные остатки, а это мешает закрытию месяца и искажает себестоимость.

Уточните, на какую статью расходов будет отнесено списание. Для естественной убыли в пределах норм, порчи и недостачи применяются разные статьи и разная аналитика — от этого зависит налоговый учёт.

Списание товаров в 1С:Управление торговлей 11

Откройте раздел «Склад и доставка» и выберите «Списания недостач товаров» (в некоторых версиях — «Списания товаров»). Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и при необходимости подразделение.

На вкладке «Товары» добавьте позиции вручную через «Добавить» или подберите через «Подобрать товары». Укажите количество и, если ведётся серийный учёт, серии. Цена и себестоимость подставятся автоматически при проведении — по методу оценки запасов, заданному в учётной политике (обычно «Средняя за месяц» или ФИФО).

На вкладке «Дополнительно» или в поле «Статья расходов» укажите статью, куда отнести стоимость списанного: например, «Потери от порчи товаров» или «Недостачи и потери от порчи ценностей». Заполните аналитику расходов, если она требуется для статьи. После этого нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания недостач товаров»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары и количество на вкладке «Товары»
4. 4
   Укажите статью расходов и аналитику
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Проверьте остатки отчётом по складу

Списание товаров в 1С:Бухгалтерии 8.3

Перейдите в раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ. В шапке укажите склад и, если требуется, инвентаризацию, на основании которой выполняется списание.

На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру и количество. Программа автоматически подставит счёт учёта (обычно 41.01 «Товары на складах»). На вкладке «Счета учёта» или в поле «Счёт списания» укажите счёт затрат: чаще всего 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или 91.02 «Прочие расходы», если порча признана прочим расходом. Для счёта 94 укажите статью прочих доходов и расходов с соответствующим видом.

Проведите документ и откройте кнопку «Дт/Кт», чтобы посмотреть сформированные проводки. Типичная запись: Дт 94 (или 91.02) — Кт 41.01 на себестоимость списанного товара. Если недостача относится на виновное лицо, дополнительно оформляется проводка Дт 73.02 — Кт 94.

Списание по результатам инвентаризации

Если списание следует за инвентаризацией, правильный путь — сначала оформить документ «Пересчет товаров» (в УТ 11) или «Инвентаризация товаров на складе» (в Бухгалтерии). В нём фиксируется учётное и фактическое количество, и программа сама рассчитывает недостачу.

В УТ 11 на основании пересчёта со статусом «Выполнено» создайте «Списание недостач товаров» через кнопку «Создать на основании» — табличная часть заполнится автоматически только расхождениями. В Бухгалтерии в документе инвентаризации есть команда создания списания по недостачам.

Такой порядок даёт полную документальную цепочку: приказ на инвентаризацию → пересчёт → списание. Это важно при спорах с проверяющими и при удержании недостачи с материально ответственного лица.

Сравнение вариантов списания

Прямое списание документом

Быстро, подходит для разовой порчи или боя. Требует отдельного основания (акт, служебная записка).

Списание на основании инвентаризации

Дольше, но документально надёжнее. Обязателен при недостачах и плановых ревизиях.

Списание через отчёт о розничных продажах

Только для автоматизированных розничных точек при передаче товара в продажу — не для порчи и недостач.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что количество по списанным позициям уменьшилось на нужную величину и не появилось отрицательных остатков. В Бухгалтерии дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 и проверьте проводки документа через «Дт/Кт».

Если себестоимость списанного равна нулю или явно занижена, проверьте, не было ли отрицательных остатков на момент проведения и выполнено ли закрытие месяца (регламентная операция «Расчёт себестоимости»). При средней оценке итоговая себестоимость окончательно рассчитывается именно при закрытии месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчёте

Норма

Количество уменьшилось ровно на списанное, минусов нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или стал отрицательным

Проводки документа

Норма

Дт 94/91.02 — Кт 41 на сумму себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет или сумма равна нулю

Статья расходов

Норма

Статья и аналитика заполнены, расход виден в отчётах по затратам

Тревожный признак

Пустая аналитика, расход не попадает в отчёты

Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельное списание безопасно при небольших суммах, понятной причине и корректных остатках. Обратитесь к бухгалтеру или внедренцу, если речь идёт о крупной недостаче с удержанием из зарплаты, о списании в закрытом периоде, о товарах с акцизами или прослеживаемых товарах — там есть дополнительные требования к отчётности.

Помните, что документ списания изменяет регламентированный учёт. Перед массовыми списаниями сделайте резервную копию информационной базы или сначала отработайте операцию на копии базы.

Частые вопросы

Можно ли списать товар без инвентаризации?

Да, при порче, бое или использовании на собственные нужды достаточно акта или приказа руководителя. Инвентаризация обязательна для оформления недостач и при плановых ревизиях.

Почему документ списания не проводится?

Чаще всего не заполнена статья расходов или её аналитика, не хватает остатка на складе либо у пользователя нет прав на проведение. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину.

Как списать товар с истёкшим сроком годности?

Оформите обычное списание со статьёй расходов «Потери от порчи товаров» или аналогичной, приложив акт об утилизации. Если ведётся учёт по сериям и срокам годности, укажите серию с истёкшим сроком.

Чем списание отличается от перемещения и реализации?

Перемещение только переносит товар между складами без расхода, реализация — это продажа с выручкой. Списание выводит товар из учёта с отнесением стоимости на расходы.

Как исправить ошибочно проведённое списание?

Если период открыт — отмените проведение документа или пометьте его на удаление, остатки восстановятся автоматически. В закрытом периоде вносите корректировку текущей датой, не изменяя прошлые документы.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?

По общей позиции Минфина и судов НДС не восстанавливается, если порча связана с хозяйственной деятельностью и подтверждена документами. По значительным суммам и спорным ситуациям решение принимайте с бухгалтером.