Как списать товар в 1С Рознице: пошаговое руководство

Списание товара — стандартная операция в розничной торговле: продукция портится, повреждается при транспортировке, истекает срок годности, обнаруживается недостача. В 1С Розница для этого предусмотрен отдельный документ «Списание товаров», который уменьшает складские остатки и формирует проводки в учёте. Ошибка при списании приводит к расхождениям между фактическим и учётным остатком, поэтому важно понимать, какой документ использовать и как проверить результат.

Механика работы зависит от конфигурации: в 1С Розница 2.3 и 3.0 интерфейс близок, но расположение разделов может немного отличаться. Ниже описан универсальный порядок действий, подходящий для обеих версий, а также списание через инвентаризацию — более правильный путь, когда списывается недостача по итогам пересчёта.

Когда требуется списание и какой документ использовать

Списание оформляется, когда товар физически утрачен и не может быть продан или возвращён поставщику. Типичные ситуации: истёк срок годности, бой и повреждение упаковки, порча при хранении, недостача по итогам инвентаризации, использование товара на собственные нужды магазина (образцы, расходные материалы).

Важно различать списание и другие операции со схожим эффектом. Если товар бракованный, но поставщик готов его принять — оформляется «Возврат товаров поставщику», а не списание. Если товар перемещается между магазинами — используется «Перемещение товаров». Списание — это именно выбытие товара из оборота без возмещения.

Подготовка: что проверить перед списанием

Перед созданием документа убедитесь, что у пользователя есть права на создание и проведение документов склада. В типовых настройках прав кассир может не иметь доступа к списанию — операцию выполняет товаровед, администратор магазина или менеджер.

Проверьте текущий остаток товара через отчёт «Остатки товаров» или «Товары на складах». Если учётный остаток уже равен нулю, а физически товара нет — значит, расхождение возникло раньше, и простое списание не решит проблему: нужно разбираться с причиной расхождения (непроведённый документ, ошибка при оприходовании, продажа «в минус»).

Также определите причину списания заранее. В конфигурации может быть настроен справочник причин списания или аналитика, которая влияет на то, на какой счёт и статью расходов попадёт сумма при обмене с бухгалтерией. Согласуйте причину с бухгалтером, если учёт ведётся в связке с 1С Бухгалтерией.

Прямое списание через документ «Списание товаров»

Основной способ — ручное создание документа. Откройте раздел «Закупки» (в некоторых версиях — «Склад» или «Запасы и закупки») и выберите «Списания товаров». Нажмите «Создать».

В шапке документа укажите магазин (склад), с которого списывается товар, и организацию, если их несколько. В табличную часть добавьте товары: вручную через подбор, по штрихкоду сканером или через кнопку «Заполнить». Для каждой позиции укажите количество. Цена и сумма обычно подставляются автоматически по учётной стоимости.

Заполните причину списания, если поле присутствует в документе — это важно для корректного отражения расходов. Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения остаток товара уменьшится.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» → «Списания товаров» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите магазин (склад) и организацию
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть вручную, сканером или подбором
4. 4
   Проверьте количество и учётную стоимость каждой позиции
5. 5
   Заполните причину списания
6. 6
   Проведите документ и проверьте остаток отчётом

Списание по итогам инвентаризации

Если списывается недостача, выявленная при пересчёте, корректнее оформить полную цепочку документов инвентаризации. Это даёт документальное основание для списания и правильно отражает расхождения в учёте.

Создайте документ «Приказ на проведение инвентаризации» (в разделе «Закупки» или «Склад»), укажите магазин и период пересчёта. На его основании оформите «Пересчёт товаров», куда вносится фактическое количество — вручную, через сканер или с помощью терминала сбора данных. Программа сравнит факт с учётными остатками.

После проведения пересчёта недостача становится видна программе. На основании приказа или пересчёта создайте «Списание товаров» — табличная часть заполнится автоматически позициями с недостачей. Излишки при этом оформляются отдельным документом «Оприходование товаров».

Сравнение вариантов

Прямое списание

Подходит для разовых случаев: порча, бой, собственные нужды. Быстро, но без документального основания пересчёта.

Списание через инвентаризацию

Правильный путь при недостаче по итогам пересчёта. Дольше, но формирует полный пакет документов для бухгалтерии и контроля.

Возврат поставщику

Используйте вместо списания, если брак подлежит возврату — тогда вы не теряете стоимость товара.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров» по нужному магазину и убедитесь, что остаток списанной позиции уменьшился на указанное количество. Если остаток не изменился — документ не проведён или проведён по другому складу.

Для контроля движения используйте отчёт «Движение товара» или карточку складского учёта номенклатуры: там будет виден документ списания как расходная операция. Если ведётся обмен с 1С Бухгалтерией, проверьте после синхронизации, что списание выгрузилось и сформировало проводки на нужную статью расходов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара в отчёте «Остатки товаров»

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Не изменился или ушёл в минус

Документ в журнале списаний

Норма

Проведён (нет пометки «не проведён»), верный склад и дата

Тревожный признак

Документ только записан, не проведён

Проводки в бухгалтерии после обмена

Норма

Списание выгрузилось на правильную статью расходов

Тревожный признак

Документ не выгрузился или упал на неверную аналитику

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — отказ проведения с сообщением о недостатке товара. Это значит, что по данным учёта на складе меньше, чем вы пытаетесь списать. Причины: непроведённое оприходование, продажа в минус, неверно выбранный склад. Решение — проверить движение товара отчётом и исправить первичную ошибку, а не списывать «в минус».

Вторая ошибка — списание с неправильного склада или магазина. В 1С Рознице остатки ведутся в разрезе магазинов, и документ по другому магазину создаст расхождение: на одном складе минус, на другом лишний остаток. Всегда сверяйте поле «Магазин» в шапке.

Третья группа ошибок связана с обменом данными. Если списание создано в Рознице, но обмен с бухгалтерией настроен с фильтрами, документ может не выгрузиться. Проверяйте правила обмена и не редактируйте документ задним числом после выгрузки — это создаёт расхождения между базами.

Особые сценарии и нюансы

Списание маркированного товара

Для товаров, подлежащих маркировке (табак, обувь, молочная продукция и другие группы), простого списания недостаточно: нужно вывести коды маркировки из оборота в системе «Честный знак». В 1С Рознице это оформляется отдельным документом вывода из оборота с указанием причины. Списание в учёте и вывод кодов из оборота — две связанные, но разные операции, обе обязательны.

Списание алкогольной продукции

Алкоголь списывается через документ «Списание ЕГАИС» (в разделе обмена с ЕГАИС) с указанием причины — например, «Недостача» или «Порча». После этого оформляется обычное складское списание для выравнивания остатков в учёте. Обратите внимание: порядок действий и требования ЕГАИС могут меняться, сверяйтесь с актуальной документацией конфигурации.

Частичное списание и комиссия

Если списывается часть упаковки или товара по частям, создавайте отдельный документ на каждую дату списания — это упрощает проверку. Крупные списания (по сумме или по характеру, например хищение) оформляйте с актом списания, распечатанным из документа, и подписями комиссии — в 1С Рознице у документа есть печатные формы для этого.

Удобно завести в справочнике причин списания отдельные позиции «Порча», «Истёк срок годности», «Недостача по инвентаризации» и «Собственные нужды». Тогда по отчёту за месяц сразу видно, куда уходит товар, и проще контролировать потери.

Частые вопросы

Почему документ «Списание товаров» не проводится?

Чаще всего программа сообщает о нехватке товара на складе: учётный остаток меньше списываемого количества. Проверьте остаток отчётом, убедитесь, что выбран правильный магазин, и найдите причину расхождения по движению товара. Реже причина — незаполненные обязательные поля или отсутствие прав на проведение.

Можно ли списать товар задним числом?

Технически можно, если дата не закрыта запретом редактирования и период не закрыт в бухгалтерии. Но списание задним числом меняет остатки на прошлые даты и может сломать последовательность других документов. Безопаснее оформлять документ текущей датой с указанием фактической даты в комментарии или акте.

Чем списание отличается от оприходования?

Это зеркальные операции: списание уменьшает остаток (недостача, порча), оприходование увеличивает (излишки, неучтённый товар). По итогам инвентаризации обычно создаются оба документа: списание на недостачу и оприходование на излишки.

Как списать товар, проданный в минус?

Сначала исправьте причину отрицательного остатка: найдите непроведённое поступление или ошибочную продажу. Списание при отрицательном остатке либо не проведётся, либо усугубит минус. В типовых настройках контроль остатков обычно запрещает такие операции.

Нужно ли согласовывать списание с бухгалтерией?

Да, если учёт ведётся в связке с 1С Бухгалтерией. От причины списания зависит, на какую статью расходов попадёт сумма и принимается ли она в налоговом учёте. Крупные и регулярные списания лучше согласовать заранее, чтобы не переделывать документы после обмена.

Можно ли отменить проведённое списание?

Да, если период открыт и документ ещё не выгружен в бухгалтерию: откройте документ и нажмите «Отмена проведения», затем пометьте на удаление или откорректируйте. Если документ уже выгружен, согласуйте отмену с бухгалтером, чтобы не создать расхождения между базами.