Торговля и Склад · 8 мин
Как списать товар в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по списанию товара в 1С:Розница: документ списания, инвентаризация, причины, проверка остатков и типичные ошибки при учёте.
Списание товара в 1С:Розница оформляется документом «Списание товаров» либо через инвентаризацию, когда недостача выявлена по факту пересчёта. Первый вариант подходит для порчи, брака, истёкшего срока годности и внутреннего потребления, второй — для регулярной сверки учётных остатков с фактическими.
Документ списания уменьшает остаток на выбранном складе и формирует проводки по счёту 41 с отнесением стоимости на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или сразу на расходы — в зависимости от настроек и причины. Поэтому перед списанием важно определить, на какой склад писать товар и какая причина будет указана: от этого зависит дальнейший учёт в бухгалтерии.
Ниже разобраны подготовка, создание документа вручную и через инвентаризацию, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в остатках.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед созданием документа убедитесь, что у пользователя есть права на работу со складскими документами. Если кнопка создания недоступна или документ не проводится, причина почти всегда в ролях пользователя — это настраивает администратор в разделе «Администрирование → Пользователи и права».
Определите склад списания. В 1С:Розница остатки ведутся в разрезе магазинов и складов, поэтому товар нужно списывать именно с того склада, где он числится. Проверить текущий остаток можно отчётом «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» из раздела «Отчёты».
Зафиксируйте причину списания: порча, истёкший срок годности, бой, недостача по инвентаризации, использование для собственных нужд. Причина понадобится при заполнении документа и при последующей передаче данных в бухгалтерскую программу — от неё зависит, на какие затраты отнесётся стоимость списанного товара.
Списание товара вручную: пошаговая инструкция
Ручное списание используют, когда известна конкретная причина и состав списываемого товара: разбитая упаковка, просроченная продукция, брак. Это самый частый сценарий в розничной торговле.
- 1Откройте раздел «Склад» и выберите «Списания товаров»
- 2Нажмите «Создать» и укажите магазин и склад списания
- 3На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру через «Добавить» или подбор
- 4Укажите количество — не больше фактического остатка на складе
- 5Заполните причину списания в шапке или комментарий
- 6Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
После проведения программа уменьшит остаток и сформирует движения по регистрам. Если включён обмен с бухгалтерией, документ выгрузится туда при очередной синхронизации и создаст соответствующие проводки.
Количество можно вводить с учётом упаковок, если для номенклатуры они настроены. При работе со штрихкодами удобно использовать сканер: программа сама подставит товар и единицу измерения.
Списание по результатам инвентаризации
Если недостача выявлена при пересчёте, списание создают на основании инвентаризации. Это правильный путь для регулярных ревизий: он документально связывает факт недостачи с актом пересчёта.
Порядок такой: создайте документ «Приказ на проведение инвентаризации», затем «Инвентаризация товаров», заполните фактические количества (вручную, через ТСД или по отчёту) и проведите. После этого на основании инвентаризации кнопкой «Создать на основании» формируется «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки.
Преимущество этого способа — программа сама рассчитает расхождения между учётным и фактическим количеством. Ручной ввод списания после инвентаризации приведёт к двойному уменьшению остатков, если документы продублировать.
Выбор склада и причины списания
Склад в документе определяет, откуда уйдёт остаток. Если в магазине несколько складов (торговый зал, подсобное помещение), списывать нужно с того, где товар фактически хранился. Ошибка в складе не меняет общий остаток организации, но искажает картину по конкретному помещению и мешает последующим инвентаризациям.
Причина списания влияет на бухгалтерский учёт. Потери в пределах норм естественной убыли, порча по вине сотрудника и списание на собственные нужды отражаются по-разному. Если в конфигурации причина не выбирается отдельным полем, её фиксируют в комментарии к документу — этого достаточно для пояснений при проверке.
Сравнение вариантов
Подходит для разовых случаев: порча, бой, просрочка. Требует точного знания состава и количества.
Подходит для ревизий и плановых пересчётов. Автоматически считает расхождения, но требует полного пересчёта склада или группы товаров.
Проверка результата после списания
Сразу после проведения документа откройте отчёт «Остатки товаров» по нужному складу и убедитесь, что количество уменьшилось ровно на списанное значение. Отрицательный остаток после списания — признак того, что товара на складе учётно не было, и нужно искать причину: неоприходованную поставку или ошибку в ранее проведённых документах.
Если настроен обмен с 1С:Бухгалтерией, проверьте, что документ выгрузился и там создал проводки. Расхождение между розницей и бухгалтерией по стоимости списаний — частая причина проблем при закрытии месяца.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество, остаток неотрицательный
Появился минус или остаток не изменился
Проведён, склад и количество верные
Документ не проведён или проведён дважды
Списание выгружено, стоимость совпадает с розницей
Документа нет в бухгалтерии или сумма отличается
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая проблема — попытка списать больше, чем числится на складе. При включённом контроле остатков документ не проведётся; при отключённом — образуется минус, который потом придётся разбирать. Контроль остатков настраивается в разделе «Администрирование → Настройка номенклатуры».
Вторая ошибка — списание не с того склада. Остаток уйдёт с одного помещения, а фактически товар числился в другом, и при следующей инвентаризации появятся фиктивные излишки и недостачи одновременно.
Ограничение типовой конфигурации: списание всегда происходит по учётной себестоимости, изменить цену списания в документе нельзя. Если нужно зафиксировать уценку перед списанием, сначала оформляют переоценку, а затем списывают товар уже по новой стоимости.
Что важно запомнить
Списание оформляют документом «Списание товаров» вручную или на основании инвентаризации. Ключевые контрольные точки: правильный склад, количество не больше остатка, указанная причина и сверка остатков после проведения.
Частые вопросы
Можно ли списать товар, если его нет в остатках?
Технически — только при отключённом контроле остатков, но это создаст отрицательный остаток. Правильнее сначала разобраться, почему товар не числится: возможно, не проведено оприходование или поставка оформлена на другой склад.
Как списать товар с истёкшим сроком годности?
Через обычный документ «Списание товаров» с указанием причины «истёк срок годности» в поле причины или комментарии. Если сроки годности учитываются в характеристиках или сериях, выбирайте конкретную серию с нужным сроком.
Чем списание отличается от перемещения и возврата поставщику?
Списание выводит товар из учёта безвозвратно. Если товар возвращается поставщику, оформляется «Возврат товаров поставщику», а при передаче в другой магазин — «Перемещение товаров». Использование списания вместо этих документов искажает взаиморасчёты и остатки.
Почему документ не проводится с ошибкой по остаткам?
Срабатывает контроль: списываемое количество превышает учётный остаток на выбранном складе. Проверьте отчёт по остаткам с отбором по складу и номенклатуре — часто товар числится на другом складе или в другой характеристике.
Нужно ли списывать товар, использованный на собственные нужды магазина?
Да, иначе он будет числиться в остатках, которых фактически нет. Оформляется обычное списание с соответствующей причиной — в бухгалтерии стоимость отнесётся на расходы организации.
Как найти все списания за период?
Откройте журнал «Списания товаров» в разделе «Склад» и установите отбор по периоду. Для анализа по причинам и товарам удобнее отчёт «Движения товаров» или универсальный отчёт по регистрам с отбором по виду документа.