Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товар в 1С 8.2: подробная инструкция
Как списать товар в 1С 8.2: документ «Списание товаров», счета учета, проводки, порча и недостача. Пошаговая инструкция, ошибки и проверка результата.
Списание товара в 1С 8.2 выполняется документом «Списание товаров» в конфигурациях «Управление торговлей 10.3» и «Бухгалтерия предприятия 2.0». Документ снимает товар с остатков склада, формирует проводки по дебету счета затрат (например, 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или 91.02) и кредиту счета 41 «Товары». Перед списанием важно определить причину — порча, недостача по инвентаризации, истечение срока годности или использование на собственные нужды, — потому что от этого зависят счета учета и налоговые последствия.
Инструкция ниже ориентирована на «Управление торговлей 10.3» как наиболее распространенную конфигурацию для складского учета на платформе 8.2. В «Бухгалтерии 2.0» логика аналогична, отличается только расположение документа в меню. Если у вас другая конфигурация, уточните название документа в разделе складских операций.
Когда оформляется списание товара
Списание применяется не всякий раз, когда товар убыл со склада. Продажа оформляется реализацией, передача между складами — перемещением, возврат поставщику — соответствующим документом возврата. Списание нужно, когда товар выбывает без выручки: испортился, просрочен, утерян, выявлена недостача по итогам инвентаризации, образцы переданы на тестирование или использованы для собственных нужд организации.
От причины зависит дальнейший учет. Недостача по инвентаризации обычно проходит через счет 94 с последующим отнесением на виновное лицо или на расходы. Порча в пределах норм естественной убыли списывается на затраты, сверх норм — за счет виновных или на прочие расходы. Использование товара на собственные нужды (например, канцелярия со склада магазина) списывается на счета затрат 25, 26 или 44.
Как выбрать документ
Подготовка перед списанием
Перед созданием документа проверьте три вещи. Во-первых, фактические остатки: откройте отчет «Ведомость по товарам на складах» (или «Остатки товаров на складах») и убедитесь, что списываемое количество есть в учете на нужном складе. Попытка списать больше, чем числится, при отключенном контроле остатков уведет учет в минус, что потом придется разбирать вручную.
Во-вторых, определите статью затрат и счет списания. Если причина — инвентаризация, корректнее сначала оформить документ «Инвентаризация товаров на складе» и создать списание на его основании: тогда количество подставится автоматически по расхождениям учетных и фактических остатков. В-третьих, убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение складских документов — у кладовщика или менеджера по закупкам их может не быть.
Создание документа «Списание товаров»
Откройте меню «Документы» → «Склад» → «Списание товаров» и нажмите «Добавить» (клавиша Insert). В шапке документа заполните организацию и склад, с которого списывается товар. Если используется несколько складов, выбор склада критичен: остатки по одному и тому же товару на разных складах учитываются раздельно.
Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или подбором. Для каждой строки укажите номенклатуру и количество. Если ведется учет по характеристикам или сериям, заполните соответствующие колонки — без серии документ может не провестись при включенном серийном учете. Цена и сумма обычно не редактируются: себестоимость списания программа рассчитает сама при проведении по методу, заданному в учетной политике (FIFO или по средней).
Списание на основании инвентаризации
Самый надежный способ при недостаче — ввести документ на основании «Инвентаризации товаров на складе». Откройте проведенную инвентаризацию, нажмите кнопку «Ввести на основании» и выберите «Списание товаров». Программа автоматически перенесет в табличную часть только позиции с отрицательным отклонением (факт меньше учета) в нужном количестве. Это исключает ошибки ручного ввода и сохраняет связь документов для проверяющих.
- 1Откройте меню «Документы» → «Склад» → «Списание товаров», создайте новый документ
- 2Заполните организацию и склад списания
- 3На вкладке «Товары» добавьте позиции и укажите количество, характеристики и серии при необходимости
- 4Укажите счет списания (94, 91.02, 44) и статью затрат
- 5Проведите документ кнопкой «ОК» или «Провести»
- 6Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт» и остатки отчетом по складу
Настройка счетов учета и проводок
Счет кредита (41.01 «Товары на складах» или 41.02 для розницы) подставляется из настройки счетов учета номенклатуры. Счет дебета — то, что нужно выбрать осознанно. Для недостачи по инвентаризации типовой вариант — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Для порчи без виновных лиц — 91.02 «Прочие расходы», для использования на хозяйственные нужды — 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу».
После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» на панели документа. Типовая проводка выглядит так: Дт 94 (или другой счет затрат) — Кт 41.01 на сумму себестоимости списанного товара. Если организация — плательщик НДС и товар списывается по причинам, не признаваемым объектом налогообложения, бухгалтеру может потребоваться восстановление входного НДС — это оформляется отдельно и не делается самим документом списания автоматически во всех конфигурациях.
Проверка результата после проведения
Не ограничивайтесь отсутствием сообщений об ошибках. После проведения документа выполните три контрольные проверки: проводки по кнопке «Дт/Кт», остаток товара в складском отчете и отсутствие отрицательных остатков по складу в целом. Отрицательный остаток по любой позиции — признак того, что списали больше, чем было, либо в учете уже была ошибка оприходования.
Как проверить результат
Дт счета затрат — Кт 41.01 на сумму себестоимости
Проводок нет, счета пустые или сумма нулевая
Остаток товара уменьшился ровно на списанное количество
Остаток не изменился или стал отрицательным
Минусовых позиций нет
Появились отрицательные остатки по другим позициям
Типичные ошибки при списании
Чаще всего проблемы возникают не из-за самого документа, а из-за состояния учета до него. Если документ не проводится с сообщением о нехватке товара, причина обычно в том, что оприходование еще не проведено, проведено на другой склад или по другой характеристике/серии. Сверьте отчет по остаткам с отбором по конкретному складу и товару.
Особые сценарии и ограничения
Списание в рознице по продажным ценам
Если склад розничный и ведется учет по продажным ценам (счет 41.02 с торговой наценкой на 42), списание формирует дополнительную проводку по сторнированию наценки: Дт 94 (или другой счет) — Кт 42 с минусом. Убедитесь, что наценка сторнируется корректно, иначе на счете 42 останется «зависшая» сумма, которая исказит финансовый результат.
Массовое списание по сроку годности
При большом объеме просроченного товара заполняйте табличную часть через кнопку «Подбор» с отбором по срокам годности, если такой механизм включен, либо загружайте список из инвентаризации. Ручное добавление сотен строк повышает риск ошибки в количестве и характеристиках.
Перед массовым списанием сделайте копию базы или хотя бы выгрузите отчет по остаткам склада. Если после проведения обнаружится ошибка в количестве или складе, восстановление через распроведение и перепроведение партий займет значительно больше времени, чем сверка с сохраненным отчетом.
Частые вопросы
Не проводится документ «Списание товаров» с ошибкой о нехватке остатка. Что делать?
Откройте отчет по остаткам с отбором по складу из документа и конкретному товару. Проверьте три момента: проведены ли приходные документы, совпадает ли склад, и не указана ли в списании другая характеристика или серия. Если остаток есть, а списание не проводится, возможно, часть остатка зарезервирована под заказы покупателей — снимите резерв или спишите доступное количество.
Можно ли списать товар задним числом?
Технически да, если период не закрыт. Но проведение задним числом пересчитывает себестоимость всех последующих складских документов и может изменить данные уже сданной отчетности. Перед таким списанием согласуйте дату с бухгалтером и после проведения выполните перепроведение документов по партиям за затронутый период.
Какой счет указать при списании просроченного товара?
Если виновных нет и потери относятся к обычной деятельности — обычно 91.02 «Прочие расходы» или 44 «Расходы на продажу» в пределах норм естественной убыли. Если выявлено виновное лицо — сначала 94, затем 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Точный выбор счета и признание расхода в налоговом учете определяет бухгалтер по учетной политике организации.
Чем списание отличается от документа «Реализация» при передаче товара на нужды компании?
Реализация предполагает контрагента, выручку и НДС с продажи. Передача на собственные нужды — это не продажа, а внутреннее потребление, поэтому оформляется списанием на счета затрат (25, 26, 44). Оформление через реализацию «самому себе» искажает выручку и налоговую базу.
Как отменить ошибочно проведенное списание?
Если ошибка обнаружена сразу, распроведите документ (пометка на удаление или отмена проведения) и создайте корректный. Если после списания уже были другие складские движения, после отмены проведения перепроведите последующие документы по партиям, чтобы себестоимость пересчиталась корректно. В закрытом периоде вместо удаления оформляют сторнирующий документ текущей датой.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Вопрос спорный и зависит от причины списания и позиции организации. При списании в пределах норм естественной убыли восстановление обычно не требуется, при хищении или порче сверх норм налоговая может настаивать на восстановлении. Решение принимает главный бухгалтер; само списание в 1С 8.2 НДС автоматически не восстанавливает — при необходимости оформляется отдельная операция.
Что важно запомнить
Списание товара в 1С 8.2 оформляется документом «Списание товаров»: склад, позиции, количество и счет затрат. При недостаче создавайте документ на основании инвентаризации. После проведения обязательно проверьте проводки Дт/Кт и остатки склада, не допускайте отрицательных остатков и не проводите списание задним числом в закрытом периоде без согласования с бухгалтером.