Торговля и Склад · 11 мин
Как списать товар в 1С 8: пошаговая инструкция для бухгалтера
Как списать товар в 1С 8: документ Списание товаров, счета учета, способы списания, проверка проводок и остатков, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Списание товара в 1С 8 оформляется документом «Списание товаров», который снимает номенклатуру со склада и относит её стоимость на затраты, недостачи или прочие расходы. Операция нужна при порче, истечении срока годности, недостаче по итогам инвентаризации, использовании товара для собственных нужд или передаче образцов. От корректности оформления зависят и складские остатки, и бухгалтерские проводки, и налоговый учёт.
Процедура почти одинакова в конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия 8». Отличаются в основном названия разделов меню и набор счетов учёта. Ниже разобраны оба варианта: для торговых конфигураций на управляемых формах и для «1С:Бухгалтерии 3.0».
Перед списанием важно определить причину: от неё зависит счёт списания, статья расходов и налоговые последствия. Списание по нормам естественной убыли, порча сверх норм и недостача по вине материально ответственного лица учитываются по-разному, и ошибка на этом этапе приведёт к неверным проводкам и вопросам при проверке.
Когда требуется списание и чем оно отличается от других операций
Списание применяется, когда товар выбывает без продажи и без перемещения на другой склад. Типовые ситуации: порча и бой, истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, использование товара для собственных нужд (например, канцелярия для офиса), безвозмездная передача образцов, уценка с последующей утилизацией.
Не путайте списание со смежными операциями. Передача товара в производство оформляется документом «Передача материалов в эксплуатацию» или «Требование-накладная», перемещение между складами — документом «Перемещение товаров», возврат поставщику — документом «Возврат товаров поставщику». Если использовать не тот документ, нарушится аналитика: например, возврат, проведённый как списание, завысит расходы и исказит расчёты с поставщиком.
Что подготовить перед списанием
Сначала зафиксируйте основание. Для порчи и боя — акт о порче (например, по форме ТОРГ-15 или в произвольной форме, утверждённой в учётной политике), для недостачи — приказ об инвентаризации и сличительную ведомость, для использования в собственных нуждах — внутреннее распоряжение. В программе документ-основание не обязателен технически, но без бумажного основания расходы могут быть не приняты в налоговом учёте.
Затем проверьте остатки. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11: «Склад и доставка» → «Отчёты по складу») или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 в «1С:Бухгалтерии». Убедитесь, что списываемое количество реально числится на выбранном складе и по нужной партии. Если остатков не хватает, списание либо не проведётся (при включённом контроле остатков), либо уведёт складской учёт в минус.
Третий шаг — определить счёт списания и статью расходов. От этого зависят проводки: недостача до выяснения причин идёт на счёт 94, порча в пределах норм — на 44 (расходы на продажу) или 20/25/26, сверхнормативные потери без виновника — на 91.02, использование для собственных нужд — на счёт затрат соответствующего подразделения.
Списание товара в 1С:Управление торговлей 11 и ERP
Откройте раздел «Склад и доставка» и выберите пункт «Списания, недостачи и порчи товаров» (в некоторых релизах — «Списания товаров»). Нажмите «Создать» и выберите «Списание товаров». Откроется форма нового документа.
Заполните шапку: укажите организацию и склад, с которого списывается товар. В табличной части «Товары» добавьте номенклатуру и количество. Если ведётся учёт по сериям, укажите серии — программа не даст провести документ без них. Колонка «Качество» позволяет списать именно брак, если товар был переведён в некондицию ордерным документом.
На вкладке «Дополнительно» или в поле «Статья расходов/приходов» укажите аналитику списания: статью расходов с нужным типом (недостачи, потери от порчи, прочие расходы) и подразделение. Именно статья определяет, на какой счёт попадёт стоимость в регламентированном учёте. Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть».
- 1Склад и доставка → Списания, недостачи и порчи товаров → Создать
- 2Укажите организацию и склад
- 3Добавьте номенклатуру, количество, при необходимости серии
- 4Заполните статью расходов и подразделение
- 5Проведите документ и проверьте движения кнопкой «Проводки»
- 6Сверьте остатки по отчёту «Остатки товаров на складах»
Списание по результатам инвентаризации
Если списываете недостачу после инвентаризации, удобнее создать документ на основании «Пересчёта товаров»: откройте пересчёт и используйте команду создания на основании — программа сама перенесёт расхождения в списание. Так исключается ручной ввод и ошибки в количестве. Излишки при этом оформляются документом «Оприходование товаров».
Списание товара в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 3.0» перейдите в раздел «Склад» (или «Покупки») → «Списание товаров» → «Создать». Укажите склад, дату и заполните табличную часть: номенклатура, количество, счёт учёта (обычно 41.01 подставляется автоматически из настроек номенклатуры).
Ключевое поле — «Счёт списания» и его аналитика. Для недостачи укажите 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», для порчи в пределах норм — счёт затрат (44.01, 26, 25) со статьёй затрат, для сверхнормативных потерь — 91.02 со статьёй прочих расходов с видом «Потери от порчи ценностей» или аналогичной. Проведите документ и откройте «Дт/Кт», чтобы увидеть сформированные проводки.
Документ «Инвентаризация товаров на складе» в Бухгалтерии позволяет автоматизировать процесс: после заполнения фактических остатков на его основании создаются «Списание товаров» на недостачи и «Оприходование излишков». Это снижает риск расхождений между ведомостью и учётными данными.
Где оформлять списание
Полноценный складской учёт: ордера, серии, качество, статусы. Подходит, когда складской и регламентированный учёт ведутся в одной базе.
Достаточно для простого складского учёта без ордерной схемы. Списание сразу формирует бухгалтерские проводки.
Оптимально при недостачах: количество подтягивается из сличительной ведомости, ручной ввод исключён.
Какие проводки формируются и как их проверить
Типовая корреспонденция при списании: Дт 94 (44, 91.02, 26 и др.) — Кт 41 на себестоимость списанного товара. Себестоимость рассчитывается по методу оценки, принятому в учётной политике (ФИФО или по средней). В УТ 11 регламентированные проводки формируются при закрытии месяца или обработкой «Отражение документов в регл. учёте», поэтому сразу после проведения документа проводок может не быть — это нормально.
Проверить результат можно тремя способами. Во-первых, откройте движения документа (кнопка «Проводки» или «Дт/Кт») и убедитесь в правильности счетов и сумм. Во-вторых, сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что позиция уменьшилась на списанное количество. В-третьих, сформируйте ОСВ по счёту 41 и по счёту списания (94, 44, 91) — суммы должны совпасть с документом.
Как проверить результат
Количество уменьшилось ровно на списанное, отрицательных остатков нет
Остаток не изменился или ушёл в минус
Дт 94/44/91 — Кт 41 на сумму себестоимости
Проводок нет или счёт списания не соответствует причине
Заполнены статья расходов и подразделение
Пустая аналитика — расходы повиснут на нераспределённых
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — неверный счёт или статья списания. Например, недостачу по вине кладовщика списывают сразу на 91.02, хотя её нужно провести через 94 с последующим отнесением на 73 «Расчеты с персоналом» при взыскании с виновника. Вторая типичная проблема — списание без основания: документ в 1С есть, а акта о порче нет, и расходы снимают при налоговой проверке.
Ещё одна группа ошибок связана с НДС. При списании похищенного или испорченного товара может потребоваться восстановление НДС, ранее принятого к вычету, — этот вопрос спорный, и решение зависит от позиции организации и причины списания. Заранее определите порядок в учётной политике и при необходимости оформите восстановление документом «Восстановление НДС» или корректировочными записями.
Ограничения и когда лучше привлечь специалиста
Простое списание нескольких позиций по понятной причине пользователь с правами кладовщика или бухгалтера выполняет самостоятельно. Но есть ситуации, где ошибка дорого обойдётся: массовое списание при ликвидации склада, списание с восстановлением НДС, недостачи крупных сумм с судебными перспективами, списание в разрезе ГТД и прослеживаемости. Здесь разумно сначала сделать копию базы и проверить схему проводок на тестовом примере.
Также учтите: если в базе ведётся обмен с другими системами (ЕГАИС, «Меркурий», маркировка «Честный знак»), списание маркированного или подконтрольного товара требует дополнительных действий — вывода кодов из оборота. Обычное «Списание товаров» коды маркировки из оборота не выводит, за это отвечают профильные документы обмена.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров»: склад, номенклатура, количество, счёт и статья расходов. Причина списания определяет проводки (94, 44, 91.02). После проведения сверьте остатки и проводки, а бумажное основание храните для налогового учёта.
Частые вопросы
Документ «Списание товаров» не проводится, пишет о нехватке остатков. Что делать?
Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» по нужному складу: возможно, приходная накладная не проведена, товар числится на другом складе или зарезервирован под заказ. Снимите резерв при необходимости и повторите проведение. Не отключайте контроль остатков ради одного документа — это маскирует проблему, а не решает её.
Можно ли списать товар прошлой датой?
Технически да, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но задним числом списание меняет себестоимость и остатки на всю цепочку последующих документов, поэтому после него нужно перепровести партионный учёт (в УТ 11 — перезапустить расчёт себестоимости за месяц) и, при необходимости, сдать уточнённые декларации.
Как списать товар, использованный для собственных нужд офиса?
Оформите «Списание товаров», а в качестве счёта списания укажите счёт затрат — 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 со статьёй соответствующего типа и подразделением-получателем. В УТ 11 для этого также подходит документ «Внутреннее потребление товаров», который корректнее отражает хозяйственный смысл операции.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначной нормы нет: Минфин традиционно требует восстановления при выбытии по причинам, не связанным с реализацией, а суды нередко встают на сторону налогоплательщиков, особенно при порче в пределах норм естественной убыли. Закрепите выбранную позицию в учётной политике и сохраняйте документы, подтверждающие причину списания.
Чем отличается списание от уценки товара?
Уценка снижает учётную стоимость товара, но он остаётся на складе и продаётся по новой цене — оформляется документом «Установка цен номенклатуры» или переоценкой. Списание полностью выводит товар с учёта. Если товар испорчен и продан быть не может, нужна именно утилизация через списание, а не уценка до нуля.
Как списать недостачу на виновное лицо?
Сначала проведите списание на счёт 94 по себестоимости. Затем оформите отнесение на виновника: в «1С:Бухгалтерии» — операцией вручную Дт 73.02 — Кт 94 на сумму ущерба (при взыскании выше себестоимости разница идёт на 98, а затем на 91.01). Удержание из зарплаты отражается в зарплатной конфигурации документом удержания.