Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товар, пришедший в негодность, в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по списанию испорченного товара в 1С 8.3: документ «Списание товаров», инвентаризация, проводки, счета затрат и типичные ошибки.
Порча товара на складе — истёкший срок годности, повреждение при хранении, брак — требует корректного отражения в учёте. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) для этого используется документ «Списание товаров», а при больших объёмах расхождений — цепочка документов через инвентаризацию.
Главная сложность не в техническом оформлении, а в правильном выборе счёта затрат и статьи списания: от этого зависит, попадёт ли стоимость испорченного товара в расходы, уменьшающие налог на прибыль, или будет отнесена на внереализационные расходы либо на виновных лиц. Ошибка в аналитике приводит к вопросам со стороны налоговой и искажению финансового результата.
Ниже разобраны оба рабочих сценария — прямое списание и списание через инвентаризацию, настройка счетов, проверка проводок и типичные ошибки, которые допускают при оформлении порчи товара.
Подготовка: что проверить перед списанием
До создания документа убедитесь, что товар действительно числится в учёте на нужном складе. Откройте отчёт «Остатки товаров» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по складам) и сверьте количество. Если товара нет в остатках, списание не проведётся или уйдёт в минус.
Проверьте, ведётся ли учёт по характеристикам, сериям или партиям. Если в карточке номенклатуры включён учёт по сериям (актуально для товаров со сроком годности), в документе списания придётся указать конкретную серию — иначе программа не проведёт документ.
Определите экономическую природу порчи: это влияет на счёт списания и налоговый учёт. Порча в пределах норм естественной убыли, порча сверх норм, недостача по вине сотрудника — три разные ситуации с разными проводками.
Сценарий 1: прямое списание документом «Списание товаров»
Этот вариант подходит, когда факт порчи известен и подтверждён актом, а инвентаризация не проводилась. В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь: раздел «Склад» → «Списание товаров» → кнопка «Создать». В Управлении торговлей 11 документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания, изъятия и расходы».
Заполните шапку документа: укажите склад, организацию и дату. В табличной части добавьте номенклатуру, количество испорченного товара и, при необходимости, серию или характеристику. Количество не должно превышать фактический остаток на складе.
Ключевое поле — счёт списания (в Бухгалтерии — закладка «Счёт списания», в УТ — статья расходов в шапке или строке). Для порчи товара типовой вариант — счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если решение о признании расхода уже принято, можно списывать сразу на 91.02 «Прочие расходы» с субконто, не принимаемым в налоговом учёте, либо на принимаемую статью при наличии подтверждающих документов.
- 1Откройте «Склад» → «Списание товаров» → «Создать»
- 2Укажите склад, организацию и дату списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество испорченного товара
- 4Укажите счёт списания (94 или 91.02) и аналитику
- 5Заполните комментарий: реквизиты акта о порче
- 6Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
Сценарий 2: списание через инвентаризацию
Если порча выявлена в ходе плановой или внеплановой инвентаризации, списание оформляется цепочкой документов. Это методологически правильнее: программа сама сопоставит учётные и фактические остатки и зафиксирует недостачу.
В Бухгалтерии 8.3 создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Заполните табличную часть по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе», затем в колонке «Количество факт» укажите реальное количество годного товара. Программа рассчитает отклонение.
Далее на основании инвентаризации создайте «Списание товаров» — кнопка «Создать на основании». Документ заполнится автоматически только недостающими позициями. Останется указать счёт списания и провести.
В Управлении торговлей 11 аналогичная цепочка: «Приказ на проведение пересчёта товаров» → «Пересчёт товаров» → на основании пересчёта со статусом недостачи создаётся «Списание недостач товаров».
Какой сценарий выбрать
Подходит при разовой порче с оформленным актом. Быстро, но требует ручного контроля остатков.
Подходит при массовой порче или ревизии склада. Дольше, но даёт документально подтверждённое расхождение и автоматическое заполнение.
Настройка счетов и проводок
Стандартная проводка при списании испорченного товара: Дт 94 Кт 41 (или 10, 43 — в зависимости от вида ценностей) на учётную стоимость. Дальнейшая судьба суммы на счёте 94 зависит от решения по недостаче: Дт 44 (или 91.02) Кт 94 — если порча признана расходом организации; Дт 73.02 Кт 94 — если ущерб взыскивается с виновного сотрудника.
В Бухгалтерии 8.3 при указании счёта 94 документ сформирует только первую проводку. Перевод с 94 счёта на расходы или на виновное лицо оформляется отдельной «Операцией, введённой вручную» (раздел «Операции») либо документом «Передача материалов в эксплуатацию» для отдельных случаев.
Для налогового учёта обратите внимание на флажок «НУ» в проводках и на вид статьи расходов. Потери от порчи сверх норм естественной убыли без подтверждения обычно не уменьшают базу по налогу на прибыль — статья затрат должна быть с соответствующим видом расхода.
Восстановление НДС при списании
Спорный вопрос — нужно ли восстанавливать входной НДС по испорченному товару. Позиция Минфина исторически требовала восстановления, но судебная практика и уточнения ФНС допускают невосстановление, если порча произошла в рамках обычной хозяйственной деятельности (например, истёк срок годности при реализации товара как обычного вида деятельности).
Если ваша организация принимает решение восстановить НДС, в Бухгалтерии 8.3 это делается документом «Восстановление НДС» (раздел «Операции» → «Регламентные операции НДС») либо через формирование записей книги продаж. Основание — документ списания.
Решение о восстановлении или невосстановлении закрепите в учётной политике и согласуйте с главным бухгалтером — самостоятельно менять подход от периода к периоду нельзя.
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Убедитесь, что проводка сформирована с правильным счётом дебета, складом и количеством. Если проводок нет — чаще всего не заполнен счёт списания или в настройках счетов учёта номенклатуры стоит пустое значение.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 по нужному складу: остаток должен уменьшиться на списанное количество и сумму. По счёту 94 должно появиться дебетовое сальдо, если использовался транзитный счёт.
Как проверить результат
Уменьшился на списанное количество, минусов нет
Остаток не изменился или ушёл в минус — документ не проведён или списано лишнее
Дт 94 (или 91.02) Кт 41 с верной аналитикой
Проводки отсутствуют или счёт дебета пустой
Закрыто переводом на расходы или виновное лицо
Сумма «висит» на 94 счёте месяцами без решения
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — попытка списать больше, чем числится на складе. Программа либо не проведёт документ, либо (при отключённом контроле остатков) создаст отрицательный остаток, который потом исказит себестоимость продаж. Перед списанием всегда сверяйтесь с отчётом по остаткам.
Вторая ошибка — списание «в никуда»: сумма остаётся на счёте 94 без дальнейшего распределения. Счёт 94 — транзитный, сальдо на нём на отчётную дату должно быть обосновано незавершённым разбирательством по недостаче.
Третья ошибка — неверная аналитика статьи расходов: принимаемый в налоговом учёте вид расхода при отсутствии подтверждающих документов. Проверяйте реквизит «Вид расхода» в статье затрат.
Часто задаваемые вопросы
Не могу найти документ «Списание товаров» в 1С:Бухгалтерии. Где он?
Проверьте, включена ли в настройках функциональности (раздел «Главное» → «Функциональность») закладка «Склад» и опция учёта товаров. После включения документ появится в разделе «Склад» → «Списание товаров». В некоторых версиях он доступен также из раздела «Покупки».
Можно ли списать товар сразу на расходы, минуя 94 счёт?
Да, если решение о признании порчи расходом уже принято и подтверждено актом. Укажите в документе счёт 91.02 или 44 с соответствующей статьёй. Однако методологически корректнее использовать 94 счёт, особенно если вопрос о виновных лицах ещё не решён.
Документ не проводится и пишет про нехватку товара. Что делать?
Сформируйте отчёт по остаткам склада на дату документа. Возможные причины: товар оприходован на другой склад, указана не та характеристика или серия, либо приходный документ проведён позже даты списания. Исправьте расхождение и проведите списание повторно.
Как списать товар, если ведётся учёт по сериям и срокам годности?
В документе списания в строке номенклатуры откройте подбор серии и укажите конкретную серию с истёкшим сроком годности. В УТ 11 есть отчёт «Остатки товаров с истекающими сроками годности» — по нему удобно определить, какие серии подлежат списанию.
Чем отличается списание в УТ 11 от Бухгалтерии 8.3?
В УТ 11 списание оформляется документом «Списание недостач товаров» или «Порча товаров» с указанием статьи расходов и направления (на расходы, на виновное лицо). Бухгалтерские проводки при этом формируются уже в Бухгалтерии при синхронизации — через механизм отражения складских документов в регламентированном учёте.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании просроченного товара?
Однозначного ответа нет: официальные разъяснения допускают невосстановление, если порча связана с обычной деятельностью и подтверждена документально. Выбранный подход закрепите в учётной политике и применяйте последовательно. При крупных суммах решение согласуйте с налоговым консультантом.
Что важно запомнить
Испорченный товар списывается документом «Списание товаров» — напрямую или на основании инвентаризации. Ключевые поля: склад, количество, счёт списания (обычно 94) и аналитика расходов. Обязательно оформите акт о порче, проверьте проводки и не оставляйте суммы «висеть» на 94 счёте.