Как списать товар в 1С Управление торговлей 11

Списание товара в 1С Управление торговлей 11 оформляется документом «Списание товаров» (в новых релизах — «Списание издержек обращения» как один из вариантов, но базовый инструмент именно документ списания). Он уменьшает остаток на складе, формирует проводки по счетам учета и позволяет указать причину потери: порчу, бой, истечение срока годности, недостачу по инвентаризации.

Перед списанием важно определить, какой у вас складской учет: ордерный или обычный. В ордерной схеме движение товара разделено на распоряжение (документ списания) и фактическую операцию (расходный ордер), и без второго шага товар физически не уйдет со склада. В простой схеме достаточно провести один документ.

Ниже разобраны оба сценария, списание по результатам инвентаризации, настройка статей расходов, проверка проводок и типичные ошибки, из-за которых остатки «не сходятся».

Где находится документ списания и какие права нужны

Документ расположен в разделе «Склад и доставка» → «Списания товаров». Если раздела не видно, проверьте, включена ли в настройках функциональность складского учета: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка».

Для работы пользователю нужны права на добавление и проведение документов списания. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору — в типовой поставке это роли, связанные с оформлением складских операций. Также у пользователя должен быть доступ к нужному складу: если склады разграничены по группам доступа, «чужой» склад просто не появится в списке выбора.

Перед первым списанием проверьте, что в справочнике «Статьи расходов» есть подходящая статья (например, «Потери от порчи товаров» или «Недостачи по инвентаризации»). Именно статья определяет, на какой счет в бухгалтерском учете попадет стоимость списанного товара.

Списание на обычном (неордерном) складе: пошагово

Это самый простой сценарий: один документ сразу и уменьшает остаток, и формирует проводки.

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию и склад, с которого списывается товар.
3. 3
   В табличной части добавьте номенклатуру и количество; при необходимости укажите серии и характеристики.
4. 4
   Заполните причину списания: статью расходов и аналитику (например, конкретный товар или вид недостачи).
5. 5
   Проверьте счета учета в документе и нажмите «Провести».
6. 6
   Сверьте результат по отчету «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах».

Количество в документе не должно превышать фактический свободный остаток на складе. Если включен контроль остатков, программа не даст провести списание «в минус» и покажет, какого товара не хватает. Это защита от ошибок, но иногда она мешает: например, когда остаток «завис» из-за непроведенных документов. В таком случае сначала найдите и исправьте проблемный документ, а не отключайте контроль.

Цены в документе подставляются из себестоимости (по методу оценки, заданному в учетной политике — обычно «Средняя за месяц» или ФИФО). Менять их вручную без необходимости не стоит: итоговая сумма списания в регламентном учете все равно определится при расчете себестоимости.

Списание на ордерном складе: два документа вместо одного

Если для склада включен ордерный режим (карточка склада → «Ордерная схема» → статус по отгрузке), списание выполняется в два этапа. Документ «Списание товаров» здесь выступает распоряжением: он резервирует операцию, но не уменьшает фактический остаток.

Второй шаг — оформление «Расходного ордера на товары» на основании списания. Его можно создать прямо из документа списания по кнопке «Создать на основании» или из рабочего места «Отгрузка» в разделе «Склад и доставка». Только после проведения ордера товар физически уходит со склада.

Признак того, что схема отработана полностью: в списке списаний у документа статус «Отгружено» (или аналогичный), а в отчете по ордерному складу нет «зависших» распоряжений к отгрузке. Если списание проведено, а ордер забыт, возникает расхождение между учетным и фактическим остатком — самая частая причина «несходящихся» складских отчетов.

Списание по результатам инвентаризации

Если списание связано с недостачей, корректный путь — не ручной документ, а цепочка инвентаризации. В разделе «Склад и доставка» создается «Приказ на проведение пересчета товаров», затем «Пересчет товаров», куда вносятся фактические остатки.

По итогам пересчета программа автоматически формирует документы «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров» (на излишек). Такой способ предпочтительнее: он сохраняет связь списания с инвентаризацией, что важно для обоснования потерь перед бухгалтерией и налоговой.

Ручное списание без инвентаризации допустимо для очевидных случаев — бой, порча, истекший срок годности, — когда факт потери подтвержден актом, а не пересчетом. Но регулярные списания «вне инвентаризации» усложняют анализ причин недостач.

Сравнение вариантов

Ручное списание товаров

Подходит для боя, порчи, просрочки по акту. Быстро, но без привязки к инвентаризации.

Через пересчет товаров

Подходит для недостач по инвентаризации. Документы создаются автоматически, есть документальное обоснование.

Перемещение на карантинный склад

Подходит, когда товар еще не списан окончательно: сначала изоляция, затем списание после решения комиссии.

Статьи расходов и проводки: куда попадает стоимость

Бухгалтерский результат списания определяется статьей расходов, указанной в табличной части. В карточке статьи задается тип расходов и правило распределения, а в настройке счетов учета — корреспондирующий счет (например, 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или счета затрат, в зависимости от причины).

Типовая корреспонденция при списании: Дт счета расходов (94, 91.2, 44 и т.п.) — Кт 41 «Товары» на себестоимость списанного количества. Точные счета зависят от настройки счетов учета номенклатуры и группы финансового учета, к которой привязан товар.

Проверить результат можно через кнопку «Проводки» в проведенном документе (если включен показ регламентированного учета) либо по оборотно-сальдовой ведомости в разделе регламентированного учета. Если проводок нет — чаще всего не заполнена статья расходов или не настроен счет учета для группы финансового учета номенклатуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по отчету «Ведомость по товарам на складах»

Норма

Остаток уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушел в минус

Проводки документа

Норма

Есть проводка Дт расходов — Кт 41 на сумму себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет или счет расходов пустой

Статус на ордерном складе

Норма

По списанию оформлен расходный ордер, статус «Отгружено»

Тревожный признак

Списание числится как распоряжение к отгрузке

Типичные ошибки и как их исправить

Большинство проблем при списании связано не с самим документом, а с состоянием остатков и настройками. Ниже — ситуации, которые встречаются чаще всего.

Если документ нужно исправить после проведения, правильный путь — отменить проведение, внести изменения и провести заново. Создание «компенсирующих» документов (оприходование на ту же сумму) допустимо только когда исходный документ трогать нельзя, например период закрыт. При закрытом периоде изменения оформляются корректировкой текущей датой.

Отдельная ситуация — списание товара, принятого на комиссию или находящегося на ответственном хранении. Такой товар учитывается за балансом, и списывать его обычным документом нельзя: используются операции по договору комиссии или хранения. Перед списанием проверьте вид запаса в отчете по остаткам.

Частые вопросы

Можно ли списать товар задним числом?

Технически да, если период не закрыт. Но документ задним числом меняет себестоимость последующих операций, поэтому после него нужно перепровести более поздние документы по этому товару и пересчитать себестоимость. В закрытом периоде используйте корректировку текущей датой.

Почему документ не проводится с ошибкой «не хватает товара»?

Свободного остатка на складе меньше, чем указано в списании. Проверьте отчет «Остатки товаров на складах» с отбором по складу и номенклатуре: часто остаток зарезервирован под заказ или «завис» в непроведенных документах. Снимите резерв или исправьте проблемный документ.

Чем списание отличается от перемещения на бракованный склад?

Перемещение не уменьшает общий остаток компании — товар просто переводится на другой склад (например, «Карантин»). Списание окончательно выводит товар из учета. Если решение о списании еще не принято, сначала сделайте перемещение, а списание оформите после заключения комиссии.

Как списать товар с истекшим сроком годности, если ведется учет по сериям?

В табличной части списания укажите серию с истекшим сроком — программа контролирует остатки в разрезе серий. Удобно воспользоваться отчетом по остаткам с группировкой по сериям и срокам годности, чтобы выбрать нужные позиции, или заполнить документ подбором с отбором по серии.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании товара?

Это вопрос налогового учета, а не складского документа: обязанность восстановления НДС зависит от причины списания и позиции вашей налоговой политики. В программе операция отражается отдельно от складского списания. По этому вопросу ориентируйтесь на решение бухгалтера и действующие разъяснения по НК РФ.

Можно ли списать сразу много позиций, не добавляя каждую вручную?

Да. Используйте кнопку «Заполнить» или подбор товаров в табличной части, а также создание списания на основании пересчета товаров — тогда все расхождения попадут в документ автоматически. Для массовых операций удобен и ввод списка номенклатуры через буфер обмена.