Торговля и Склад · 10 мин
Акт сверки в 1С Торговля и склад: как сделать правильно
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов с контрагентом в 1С Торговля и склад: пошаговая инструкция, настройка, проверка расхождений и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В «1С:Торговля и склад» (редакция 7.7) он формируется автоматически на основании проведённых документов: накладных, счетов-фактур, платёжных поручений и приходно-кассовых ордеров. Если учёт ведётся корректно, сформировать акт занимает пару минут.
Главная сложность — не сама печать документа, а подготовка данных. Если в базе есть непроведённые документы, дубли контрагентов или оплаты, не разнесённые по договорам, акт покажет расхождения, которых в реальности нет. Поэтому порядок работы всегда одинаков: сначала проверка учёта, затем формирование акта, затем сверка с контрагентом.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до исправления расхождений, а также отличия для тех, кто работает в «1С:Управление торговлей» на платформе 8.3.
Подготовка базы перед формированием акта
Прежде чем формировать акт, убедитесь, что учётные данные полные. Акт сверки строится по проведённым документам, поэтому любой «черновик» в него не попадёт. Откройте журналы «Реализация», «Поступление», «Платёжные документы» и проверьте, что все документы за нужный период имеют статус «проведён» — в журнале они не должны быть помечены серым или крестиком.
Второй типичный источник ошибок — дубли в справочнике контрагентов. Если один и тот же покупатель заведён дважды (например, «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО»), документы разнесены по разным карточкам, и акт по каждой из них будет неполным. Перед сверкой найдите контрагента поиском по ИНН и объедините дубли, перенеся документы на одну карточку.
Третий момент — привязка оплат к договорам и счетам. Если в программе ведётся учёт по договорам, а оплата введена без указания договора, сальдо по договору будет отличаться от фактического. Проверьте это через отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» — он покажет задолженность в разрезе договоров и поможет увидеть «зависшие» суммы.
Как проверить готовность базы
Все накладные и оплаты проведены
Есть непроведённые или помеченные на удаление документы
Контрагент заведён один раз, ИНН совпадает
Несколько карточек одного контрагента с разными документами
Сальдо совпадает с ожиданиями по первичке
Есть непонятные суммы по договорам или без договора
Формирование акта сверки в 1С:Торговля и склад 7.7
Основной путь: меню «Отчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов». В некоторых типовых конфигурациях отчёт доступен также из карточки контрагента по кнопке печати или из журнала документов по контрагенту. Название может незначительно отличаться («Акт сверки взаимных расчётов», «Сверка взаиморасчётов») в зависимости от редакции конфигурации.
В форме отчёта заполните параметры: выберите фирму от своего предприятия, контрагента, период сверки (обычно квартал, полугодие или год) и при необходимости договор. Если сверка идёт по всем договорам сразу, поле договора оставьте пустым. Нажмите «Сформировать» — программа построит табличный документ с перечнем операций и сальдо на начало и конец периода.
Готовый акт можно сразу распечатать или сохранить в файл (меню «Файл» → «Сохранить как», форматы MXL, Excel). Перед отправкой контрагенту проверьте шапку: реквизиты обеих сторон, период, валюта и итоговое сальдо. Итоговая строка должна показывать, кто кому должен и сколько на дату окончания периода.
- 1Откройте меню «Отчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов»
- 2Укажите свою фирму, контрагента и период сверки
- 3При необходимости выберите конкретный договор
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
- 5Проверьте сальдо на начало и конец периода
- 6Распечатайте или сохраните акт в файл для отправки контрагенту
Что должно быть в акте и как его читать
Стандартный акт сверки содержит таблицу с хронологией операций: дата, номер и название документа, суммы по дебету и кредиту. Обычно отгрузки (реализация) увеличивают долг покупателя, а оплаты — уменьшают. Внизу таблицы выводятся обороты за период и сальдо на конечную дату с расшифровкой «долг за контрагентом» или «долг за нашей организацией».
Обратите внимание на сальдо на начало периода: оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущего подписанного акта. Если предыдущая сверка закрывалась нулём или конкретной суммой, а новый акт показывает другое начальное сальдо — значит, в прошлый период внесли документы задним числом. Это первое, что нужно найти и согласовать с контрагентом.
Акт сверки в 1С:Управление торговлей 11 (для платформы 8.3)
Если вы работаете в «1С:Управление торговлей» ред. 11, механизм другой: там существует отдельный документ «Сверка взаиморасчётов». Он находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы» → «Сверки взаиморасчётов» либо через «Отчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов» для быстрого отчёта без создания документа.
Документ «Сверка взаиморасчётов» удобен тем, что хранится в базе: вы создаёте его, заполняете по данным учёта кнопкой «Заполнить», отправляете контрагенту, а после получения подтверждения отмечаете статус «Сверено» или фиксируете расхождения. Это позволяет вести историю сверок и видеть, с кем расчёты подтверждены, а с кем — нет.
Два способа сверки
Быстрое формирование и печать. Подходит для разовой сверки. Не хранится в базе как документ, историю сверок не ведёт.
Сохраняется в базе со статусами и расхождениями. Подходит для регулярных сверок с фиксацией результата. Требует чуть больше времени на оформление.
Что делать, если акт не сходится с данными контрагента
Расхождения при сверке — нормальная рабочая ситуация. Чаще всего причины такие: оплата прошла по банку в последний день периода и не дошла до контрагента, накладная подписана, но не введена в базу одной из сторон, либо документ введён дважды. Начинайте разбор с конца периода — «незавершённые» операции на границе дат дают большинство расхождений.
Практический приём: попросите контрагента прислать его акт сверки и сравните построчно. Каждая строка, которая есть у вас, но отсутствует у него (или наоборот), — это конкретный документ, который нужно найти: запросить скан накладной, платёжного поручения или выписку банка. Суммы, а не только наличие строк: расхождение на копейки обычно означает ошибку округления или ручную правку суммы в документе.
После устранения причины исправьте учёт: введите недостающий документ, отмените дубль или скорректируйте оплату. Затем сформируйте акт заново за тот же период — старая печатная форма не обновится автоматически, её нужно перестроить.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно делать: формировать акт, проверять проведение документов, искать дубли контрагентов и сверять строки с актом контрагента. Эти действия не меняют данные учёта и легко обратимы.
К специалисту по 1С стоит обращаться, если нужно: объединять дубли контрагентов с большим объёмом документов, исправлять документы в закрытых периодах (по которым сдана отчётность), переносить оплаты между договорами массово или восстанавливать последовательность проведения. Ошибка в этих операциях может исказить бухгалтерскую отчётность и взаиморасчёты сразу по нескольким контрагентам.
Частые вопросы
В акте нет документов, которые точно вводились. Что проверить?
Сначала откройте сами документы и убедитесь, что они проведены и относятся к выбранному контрагенту и периоду. Затем проверьте, не заведён ли контрагент дважды — документы могут быть оформлены на дубль. Также убедитесь, что в параметрах акта выбрана та же фирма, что и в документах.
Можно ли сформировать акт сверки по нескольким контрагентам сразу?
В типовой «Торговле и склад» 7.7 акт формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используйте отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Задолженность контрагентов» — он покажет сальдо по всем сразу, а детальные акты формируйте по тем, с кем есть расхождения.
Как выгрузить акт сверки в Excel или PDF?
Сформируйте акт, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат Excel (XLS) или табличный документ (MXL). Для PDF сохраните в Excel и экспортируйте оттуда, либо используйте виртуальный PDF-принтер при печати.
Сальдо в акте отличается от данных бухгалтерии. Где искать причину?
Сравните, по каким регистрам строится акт и какие счета смотрит бухгалтер (обычно 60, 62, 76). Частые причины: авансы учтены на другом счёте, документы введены в одной программе, но не перенесены в другую, либо есть ручные операции в бухгалтерии, которых нет в торговом учёте.
Нужно ли подписывать акт сверки, если задолженности нет?
Да, нулевой акт тоже имеет смысл: он фиксирует отсутствие взаимных претензий на дату сверки. Особенно это полезно при завершении договора или смене поставщика, чтобы в дальнейшем не возникло споров о «забытых» долгах.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями, но не указал детали?
Запросите у него детализированный акт с перечнем документов и сравните построчно со своим. Расхождение без расшифровки проверить невозможно — устная договорённость о сумме долга не заменяет документальную сверку.
Что важно запомнить
Перед формированием акта проверьте проведение документов, дубли контрагентов и сальдо по договорам. Акт формируется через «Отчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов», в УТ 11 доступен также документ «Сверка взаиморасчётов» с историей. Расхождения разбирайте построчно, а исправления в закрытых периодах делайте только с бухгалтером после архивной копии базы.