Как списать остатки ЕГАИС в 1С Рознице

Списание остатков в ЕГАИС требуется, когда алкогольная продукция испорчена, разлита, утеряна или используется для внутренних нужд, а также при расхождениях фактического и учётного остатка после инвентаризации. В 1С:Розница для этого предусмотрен документ «Акт списания ЕГАИС», который после проведения передаётся в УТМ и уменьшает остатки на регистрах ЕГАИС.

Главная сложность операции в том, что списание в ЕГАИС и списание товара в учётной системе — это две разные процедуры. Акт списания ЕГАИС убирает продукцию с регистров УТМ (торговый зал или склад ЕГАИС), но не списывает товар со склада организации в программе. Для корректного учёта обычно нужны оба документа, и их удобно оформлять на основании друг друга.

Перед списанием важно определить, с какого регистра ЕГАИС числится продукция: маркируемая алкогольная продукция с акцизными марками лежит на регистре №2 (торговый зал), а немаркируемая и продукция, принятая с расхождениями, может числиться на регистре №1 (склад). От этого зависит порядок оформления акта и необходимость предварительной передачи между регистрами.

Когда требуется списание остатков ЕГАИС

Акт списания оформляется в типовых ситуациях: бой и порча бутылок, пересортица, выявленная при инвентаризации, использование продукции для дегустации или служебных нужд, истечение срока годности пива и слабоалкогольных напитков. Также списание применяется для выравнивания остатков, когда фактически товара нет, но в ЕГАИС он числится — например, после ошибок при продаже через кассу.

Важно понимать различие между «недостачей» и «реализацией для собственных нужд». Причина списания выбирается из предопределённого списка ЕГАИС и влияет на то, как ФСРАР будет трактовать операцию. Некорректная причина — частый повод для запросов пояснений при проверках.

Подготовка: что проверить перед списанием

Первый шаг — убедиться, что алкогольная продукция в справочнике сопоставлена с номенклатурой 1С. Несопоставленную продукцию добавить в акт списания нельзя: программа потребует связать алкогольную продукцию ЕГАИС с товарной позицией. Сопоставление выполняется в разделе сопоставления номенклатуры и алкогольной продукции либо прямо из документа по кнопке сопоставления.

Второй шаг — проверить, на каком регистре числится остаток. Запросите остатки из ЕГАИС через обработку обмена с УТМ и сравните с данными учёта. Если продукция числится на регистре №1, а списать нужно как розничную реализацию с торгового зала, сначала оформляется «Передача в торговый зал ЕГАИС».

Третий шаг — убедиться, что УТМ запущен, ключ доступен, а в 1С нет незавершённых входящих и исходящих сообщений. Зависшие пакеты в очереди УТМ — частая причина того, что акт списания «уходит», но подтверждение не возвращается.

Оформление акта списания ЕГАИС

Документ «Акт списания ЕГАИС» находится в разделе «Закупки» (или «Склад», в зависимости от настроек интерфейса) в подсистеме обмена с ЕГАИС. Создайте новый акт, укажите организацию, магазин (торговый объект) и причину списания из списка: «Недостача», «Порча», «Реализация», «Пересортица» и другие доступные значения.

Заполнение табличной части выполняется двумя способами. Ручной подбор: добавьте алкогольную продукцию, укажите количество и, для маркируемой продукции с торгового зала, отсканируйте акцизные марки сканером ШК. Автозаполнение: документ можно создать на основании «Списания товаров» или «Приказа на проведение инвентаризации» — тогда программа подставит расхождения и списываемые позиции автоматически.

Если акт создаётся на основании результатов инвентаризации, 1С подставит только те позиции, по которым выявлена недостача. Проверьте, что количество в акте соответствует фактическому расхождению, а не учётному остатку целиком — типичная ошибка, когда списывают весь остаток вместо разницы.

1. 1
   Откройте раздел ЕГАИС и создайте документ «Акт списания ЕГАИС»
2. 2
   Укажите организацию, магазин и причину списания
3. 3
   Добавьте алкогольную продукцию и количество, при необходимости отсканируйте акцизные марки
4. 4
   Проверьте сопоставление позиций с номенклатурой 1С
5. 5
   Проведите документ и нажмите «Передать в ЕГАИС»
6. 6
   Дождитесь подтверждения от УТМ — статус «Передан в ЕГАИС» с квитанцией

Списание с разных регистров: нюансы

Списание с торгового зала (регистр №2)

Маркируемая крепкая алкогольная продукция, проданная в розницу, списывается с регистра №2 автоматически при пробитии чека — отдельный акт для этого не нужен. Акт списания с торгового зала оформляется только для нестандартных случаев: бой, порча, недостача. При этом программа потребует указать акцизные марки или диапазон марок, если они известны.

Списание со склада (регистр №1)

Немаркируемая продукция (пиво, сидр, медовуха) обычно числится на регистре №1. При её списании в акте указываются справки А и Б, по которым продукция была принята. Если по справке Б числится меньше, чем нужно списать, УТМ отклонит акт — поэтому остатки по справкам стоит запросить заранее.

Передача акта в УТМ и проверка результата

После проведения документа нажмите кнопку передачи в ЕГАИС. Программа сформирует XML-файл и отправит его в УТМ. Дальше акт проходит три стадии: передача в УТМ, отправка на сервер ЕГАИС, получение квитанции о фиксации. Все статусы отображаются в истории обмена документа.

Признак успешного списания — входящая квитанция с результатом «Проведён» и уменьшение остатков при повторном запросе остатков из ЕГАИС. Если пришёл отказ, в квитанции указана причина: чаще всего это недостаточный остаток по справке, неверный формат марки или несоответствие организации и торгового объекта.

Контрольные точки

Как проверить результат списания

Статус акта в 1С

Норма

Получена квитанция «Проведён» из ЕГАИС

Тревожный признак

Статус «Ошибка» или долгое отсутствие ответа

Остатки ЕГАИС

Норма

После запроса остатков количество уменьшилось на списанное

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Очередь УТМ

Норма

Нет неотправленных исходящих документов

Тревожный признак

Документы копятся в очереди без отправки

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — попытка списать количество, превышающее остаток в ЕГАИС. УТМ отклоняет такой акт, и документ остаётся в статусе ошибки. Решение: запросить актуальные остатки, при необходимости сначала списать имеющийся остаток, а разницу оформить отдельно или скорректировать через инвентаризацию.

Вторая частая проблема — списание только в ЕГАИС без списания товара в учёте (или наоборот). В результате остатки в 1С и ЕГАИС расходятся, и следующие акты начинают отклоняться. Рекомендуемый порядок: сначала «Списание товаров», затем на его основании «Акт списания ЕГАИС» — так связь между документами сохраняется автоматически.

Частые вопросы

Можно ли списать остатки ЕГАИС без связи с номенклатурой 1С?

Нет. Акт списания в 1С Рознице требует сопоставления алкогольной продукции с товарной позицией. Если связи нет, сначала выполните сопоставление в соответствующем регистре, затем возвращайтесь к акту.

Что делать, если акт списания отклонён ЕГАИС?

Откройте квитанцию об отказе в истории обмена документа — там указана причина. Чаще всего это недостаточный остаток по справке Б или неверная акцизная марка. Исправьте данные, перепроведите документ и повторите передачу.

Нужно ли списывать маркируемую продукцию, разбитую в торговом зале?

Да. Разбитая бутылка не проходит через кассу, поэтому с регистра №2 она снимается только актом списания с причиной «Порча» или «Недостача» и указанием акцизной марки, если она сохранилась.

Как списать пиво, проданное за смену, если касса не передаёт данные в ЕГАИС?

Оформите один акт списания по итогам дня с причиной «Реализация», указав суммарное количество по каждой позиции пивной продукции. Это допустимая практика для немаркируемой продукции.

Чем отличается списание от постановки на баланс?

Списание уменьшает остатки ЕГАИС, когда продукции фактически нет. Постановка на баланс — обратная операция: она вводит в ЕГАИС продукцию, которая есть физически, но не числится в системе (например, излишки при инвентаризации).

Сколько времени занимает подтверждение списания?

При исправном УТМ квитанция обычно приходит в течение нескольких минут. Если ответа нет длительное время, проверьте работу УТМ, срок действия ключа и наличие интернет-соединения — документ мог зависнуть в очереди.