Торговля и Склад · 10 мин
Как списать образцы товара в 1С
Как правильно списать образцы товара в 1С: выбор документа, счета затрат, оформление в УТ 11, КА и ERP, налоговые нюансы и типичные ошибки.
Образцы товара — это продукция, которая выдаётся покупателям для тестирования, используется на выставках, передаётся в торговые залы для дегустации или демонстрации. С точки зрения учёта такая передача не является продажей: выручки нет, а стоимость образцов нужно отнести на расходы. В 1С для этого используется документ списания с корректно выбранной статьёй затрат.
Главная сложность — не техническая, а методологическая: от того, как оформлена операция, зависит, признает ли налоговая расходы и не доначислит ли НДС. Безвозмездная передача товара в целях рекламы обычно относится к расходам на рекламу, а передача образцов для внутренних нужд — к прочим или представительским расходам. Ошибка в квалификации приводит к спорам с проверяющими.
Ниже разобрано, какими документами списывать образцы в типовых конфигурациях (УТ 11, КА 2, ERP 2, БП 3.0), какие аналитики заполнить, как проверить результат и каких ошибок избегать.
Как определить характер операции перед списанием
Прежде чем создавать документ, ответьте на вопрос: кому и зачем передаются образцы. От этого зависят счёт затрат, статья расходов и налоговые последствия. Типичные варианты: раздача покупателям в рекламных целях, передача дилерам для демонстрации, использование на выставке, дегустация, внутреннее тестирование качества.
Рекламная раздача образцов — самый частый случай. Расходы на неё относятся к расходам на рекламу, но для налогового учёта важно, чтобы акция была обращена к неопределённому кругу лиц. Если образцы переданы конкретным известным контрагентам поимённо, налоговая может переквалифицировать операцию в безвозмездную передачу с доначислением НДС.
Оформите основание документально: приказ о проведении рекламной акции, служебная записка, акт использования образцов. Без первичного документа, подтверждающего хозяйственный смысл операции, расходы рискуют быть снятыми при проверке.
Как выбрать действие
Списание образцов в 1С:Управление торговлей 11, КА 2 и ERP 2
В конфигурациях на базе ERP-архитектуры (УТ 11, КА 2, ERP 2) для списания образцов используется документ «Списание товаров». Он находится в разделе «Склад и доставка» (или «Склад») → «Списания товаров». Создайте новый документ и укажите склад, с которого физически выдаются образцы.
На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру образцов и количество. Ключевой момент — заполнение колонки «Статья расходов» и аналитики. Выберите статью расходов с видом «Расходы на рекламу» (или создайте её, если отсутствует), а в аналитике укажите подразделение-инициатора и, при необходимости, направление деятельности или статью калькуляции.
Если в статье расходов настроено правило распределения, программа корректно отнесёт суммы при закрытии месяца. Проверьте, что в карточке статьи указан вариант распределения «На финансовый результат» и корреспондирующий счёт 44.01 «Издержки обращения» в организациях торговли.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Списания товаров» и создайте документ
- 2Укажите организацию и склад выдачи образцов
- 3Добавьте товары и количество на вкладке «Товары»
- 4Заполните статью расходов «Расходы на рекламу» и аналитику (подразделение)
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт»
- 6Приложите к документу приказ или служебную записку как основание
Списание образцов в 1С:Бухгалтерия 3.0
В БП 3.0 используется документ «Списание товаров» из раздела «Склад» → «Списание товаров». В шапке укажите склад, в табличной части — номенклатуру и количество. На вкладке «Счёт списания» (или в колонке счёта, в зависимости от настроек формы) укажите счёт 44.01 и субконто: статью затрат с видом «Расходы на рекламу» и подразделение.
Если в программе ведётся налоговый учёт, убедитесь, что статья затрат имеет правильный вид расхода для налога на прибыль: рекламные расходы бывают нормируемыми и ненормируемыми. Раздача образцов неопределённому кругу лиц обычно относится к ненормируемым рекламным расходам, но при сомнениях сверьтесь с учётной политикой и методистом.
Альтернатива — документ «Требование-накладная», если методисты компании предпочитают списывать материальные ценности через него. Суть та же: указывается счёт затрат и статья. Выбор документа закрепите в учётной политике или внутреннем регламенте, чтобы учёт был единообразным.
Налоговые нюансы: НДС и налог на прибыль
По НДС ключевой вопрос — является ли передача образцов безвозмездной реализацией. Если образцы передаются в рамках рекламной акции неопределённому кругу лиц и их стоимость невелика, многие организации не начисляют НДС, опираясь на рекламный характер расходов. Однако позиция не бесспорна: при передаче конкретным лицам риск доначисления выше. Решение о порядке налогообложения должен принимать главный бухгалтер с учётом практики компании.
Если НДС всё же начисляется, в 1С оформляется документ «Отражение начисления НДС» или счёт-фактура на безвозмездную передачу — в зависимости от конфигурации и принятой методики. Входной НДС по образцам в этом случае принимается к вычету в обычном порядке.
По налогу на прибыль расходы на образцы признаются при наличии экономического обоснования и документального подтверждения. Приказ об акции, смета, акт списания и отчёт о мероприятии — минимальный комплект, который стоит хранить вместе с первичкой.
Проверка результата и отчётность
После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Должна сформироваться проводка по дебету счёта затрат (44.01) и кредиту счёта учёта товаров (41.01) на себестоимость списанных образцов. Количество по счёту 41.01 должно уменьшиться ровно на списанное.
Для контроля сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41.01 по складу выдачи и карточку счёта 44.01 с отбором по статье расходов. Сумма списания должна совпасть с данными первичного документа (акта, приказа).
Если списание выполнялось в середине месяца, а себестоимость в проводках не заполнена или равна нулю — это признак того, что регламентная операция расчёта себестоимости ещё не выполнялась. В УТ 11 и ERP стоимость списания рассчитывается при закрытии месяца, до этого движения могут быть только количественными.
Как проверить результат
Дт 44.01 — Кт 41.01 на себестоимость, аналитика заполнена
Пустая аналитика, счёт затрат не указан или неверный
Количество по 41.01 уменьшилось на списанное
Остаток не изменился или появился минус
Сумма списания рассчитана и попала в расходы
Нулевая сумма после закрытия месяца — проверяйте партии и регламентные операции
Есть приказ или акт, приложенные к списанию
Списание без основания — риск снятия расходов
Типичные ошибки при списании образцов
Самая распространённая ошибка — списание без статьи расходов или с «технической» статьёй вроде «Прочие расходы» без расшифровки. Это затрудняет налоговый учёт и вызывает вопросы при проверке: непонятно, почему товар выбыл без реализации.
Вторая ошибка — списание с неправильного склада. Если образцы физически хранятся на выставочном складе или у менеджера, а списаны с основного, остатки в программе перестанут совпадать с фактическими. При передаче образцов сотруднику сначала оформите перемещение на соответствующий склад, а списание делайте уже с него.
Третья группа ошибок — методологическая: оформление безвозмездной передачи как рекламных расходов без анализа, отсутствие приказа об акции, списание образцов «задним числом» пачкой в конце квартала. Всё это повышает налоговые риски и усложняет инвентаризацию.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать образцы через документ «Внутреннее потребление товаров»?
Да, в УТ 11, КА 2 и ERP 2 «Внутреннее потребление» подходит, если образцы используются для собственных нужд (тестирование, контроль качества). Для рекламной раздачи чаще используют «Списание товаров» со статьёй «Расходы на рекламу». Закрепите выбранный вариант в учётной политике для единообразия.
Нужно ли восстанавливать входной НДС при списании образцов?
Если передача образцов признаётся объектом НДС (безвозмездная реализация), входной налог принимается к вычету, восстановление не требуется. Если операция не облагается НДС, вопрос о вычете спорный — многие организации принимают вычет, связывая расходы с облагаемой деятельностью, но безопаснее решить это с главным бухгалтером.
Что делать, если образцы частично вернулись после выставки?
Неизрасходованные образцы оприходуйте обратно документом «Оприходование товаров» или сторнируйте часть списания, если оно ещё не попало в закрытый период. Возвращённый товар должен снова числиться на счёте 41.01 по той же себестоимости.
Как списать образцы, если учёт ведётся только в БП 3.0 без склада?
Включите складской учёт в настройках функциональности (раздел «Склад»), создайте хотя бы один склад и оформите «Списание товаров» со счётом 44.01. Без складского учёта корректно отразить выбытие товара в количественном выражении не получится.
Нормируются ли расходы на раздачу образцов для налога на прибыль?
Расходы на рекламу делятся на нормируемые и ненормируемые. Раздача образцов в рамках рекламной акции неопределённому кругу лиц обычно относится к ненормируемым. Если операция квалифицируется иначе, могут применяться лимиты. Сверьте вид расхода в карточке статьи затрат с учётной политикой.
Что важно запомнить
Образцы списывают документом «Списание товаров» с указанием статьи расходов «Расходы на рекламу» и счёта 44.01. Основание — приказ или акт о мероприятии. Главный риск — переквалификация раздачи в безвозмездную передачу с НДС, поэтому спорные случаи согласовывайте с главным бухгалтером до проведения документов.