Торговля и Склад · 10 мин
Как списать материал, пришедший в негодность, в 1С
Пошаговая инструкция по списанию испорченных материалов в 1С:Бухгалтерия 8.3, УНФ и ERP: документы, проводки, комиссия, акты, НДС и типичные ошибки.
Материалы портятся по разным причинам: истёк срок годности, нарушились условия хранения, произошла протечка на складе, упаковка повреждена при транспортировке. Пока испорченный товар числится на балансе, он искажает себестоимость, складские остатки и отчётность, поэтому его нужно документально списать. В 1С для этого предусмотрены стандартные документы, но порядок действий зависит от конфигурации и от того, куда относятся потери — на расходы, на виновное лицо или на отдельный счёт прочих расходов.
Ключевой принцип: списание в программе всегда опирается на первичный документ — акт о порче, боe, ломе товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-15, ТОРГ-16 или самостоятельно разработанный акт). Сначала комиссия фиксирует факт порчи, затем бухгалтер оформляет списание в базе. Если сделать наоборот — списать «по памяти», а акт оформить позже — при проверке возникнут расхождения между складом и учётом.
Ниже разобраны типовые сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:УНФ и 1С:ERP/Управление торговлей, а также вопросы НДС, отнесения потерь на виновных лиц и проверки результата после проведения документов.
Что сделать до списания в программе
Прежде чем открывать 1С, убедитесь, что факт порчи зафиксирован правильно. Создаётся комиссия (обычно приказом руководителя), которая осматривает материал и составляет акт. В акте указывают наименование, количество, причину порчи и решение — списать, утилизировать или уценить. Именно эти данные лягут в основу документа списания.
Проверьте в учётной политике, как у вас отражаются потери от порчи: в пределах норм естественной убыли, сверх норм, с отнесением на виновных лиц. От этого зависит выбор счёта затрат при проведении документа. Также уточните, есть ли виновное лицо — если да, сумма потерь будет взыскиваться с сотрудника, и схема проводок меняется.
Списание на расходы через акт комиссии
Провести служебную проверку до списания
Сначала претензионная работа, потом списание
Отделить годный остаток до оформления акта
Списание в 1С:Бухгалтерия 8.3
Основной инструмент — документ «Списание товаров» в разделе «Склад» (или «Производство», в зависимости от настроек интерфейса). Создайте документ, укажите склад, добавьте испорченные позиции из номенклатуры с фактическим количеством по акту. На вкладке «Счёт списания» выберите счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — это стандартная практика для порчи, выявленной на складе.
После проведения документ сформирует проводку Дт 94 — Кт 10 (или 41, если это товары). Далее на основании решения комиссии сумма со счёта 94 закрывается: на счета затрат (20, 25, 26, 44), на счёт 91.02 «Прочие расходы» либо на счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба», если установлен виновник. Закрытие счёта 94 оформляется документом «Операция» (операции, введённые вручную) или «Передача материалов в эксплуатацию» — в зависимости от ситуации.
Если виновное лицо установлено
Когда порча произошла по вине сотрудника, сумма ущерба относится на счёт 73.02. В «Операции» делается проводка Дт 73.02 — Кт 94 с указанием сотрудника. Если рыночная стоимость материала выше учётной, разница отражается через счёт 98.04, а по мере взыскания закрывается на 91.01. Удержания из зарплаты оформляются в зарплатном блоке с учётом ограничений по размеру удержаний.
Списание в 1С:УНФ и 1С:ERP / Управление торговлей
В 1С:Управление нашей фирмой используется документ «Списание запасов» (раздел «Склад» или «Закупки»). Порядок аналогичен: шапка с организацией и складом, табличная часть с номенклатурой, счёт списания. В УНФ удобно создавать документ на основании инвентаризации, если порча выявлена при пересчёте, — тогда количество подставится автоматически.
В 1С:ERP и Управлении торговлей 11 логика ордерного склада добавляет шаг: сначала оформляется распоряжение «Списание товаров» (или «Порча товаров» для фиксации перехода качества), затем складской ордер. Документ «Порча товаров» используют, когда материал ещё не списывается, а переводится в статус некондиции; окончательное списание делается отдельным документом уже из некачественного остатка.
Сравнение вариантов оформления
Универсальный вариант, когда порча зафиксирована актом и материал выбывает сразу
Подходит, если порча выявлена при пересчёте — количество и суммы подтянутся автоматически
Для перевода в некондицию с последующим решением: уценка, возврат или списание
Запасной вариант для закрытия счёта 94 и нестандартных проводок, требует понимания плана счетов
НДС и налог на прибыль при списании
Наиболее частый вопрос — нужно ли восстанавливать НДС, ранее принятый к вычету по испорченным материалам. Позиция Минфина и судебная практика в целом исходят из того, что порча имущества сама по себе не является объектом НДС и не входит в закрытый перечень случаев восстановления налога. Однако если порча связана с хищением или выбытием, не связанным с деятельностью, налоговый орган может оспорить вычет — здесь решение принимается с учётом документального подтверждения причин.
В налоговом учёте потери от порчи в пределах норм естественной убыли включаются в материальные расходы. Сверхнормативные потери при отсутствии виновных лиц могут учитываться как внереализационные расходы, но только если факт отсутствия виновных подтверждён документально. Без акта комиссии и обоснования причины порчи расходы с высокой вероятностью будут сняты при проверке.
Проверка результата после списания
После проведения всех документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10 (или 41) с детализацией по складу и номенклатуре: испорченное количество должно исчезнуть из остатков. Затем проверьте счёт 94 — по данной партии он должен быть полностью закрыт, сальдо на конец периода по списанной позиции равно нулю.
Дополнительно сверьте складской и бухгалтерский учёт отчётом «Остатки товаров на складах» (в ERP/УТ) или ведомостью по складу: фактическое наличие должно совпадать с учётным. Если используется ордерный склад, убедитесь, что по распоряжению оформлен расходный ордер и нет «зависших» строк к оформлению.
Как проверить результат
Испорченное количество списано, годный остаток не изменился
Списано больше или меньше, чем указано в акте
Ноль после всех операций
Остаток «висит» — не оформлено закрытие на расходы или виновника
Дт 94 — Кт 10/41 с верным количеством и суммой
Списание сразу на затраты без акта или неверный счёт
Акт списания подписан и приложен к акту комиссии
Документы только в базе, без подписанных бумажных форм
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — списание напрямую на счёт затрат (например, Дт 91.02 — Кт 10) без прохождения через счёт 94. Формально это допустимо в упрощённых случаях, но при проверке сложнее показать этапность: факт порчи, решение комиссии, определение виновных. Вторая частая проблема — расхождение количества в акте и в документе списания, когда годная часть партии списывается вместе с испорченной.
Ещё одна ошибка — забыть закрыть счёт 94. Документ списания проведён, материал с склада ушёл, но сумма остаётся на 94-м счёте и «висит» месяцами, искажая баланс. Регулярно проверяйте ОСВ по счёту 94 на конец месяца. И наконец, не удаляйте и не перепроводите документы списания задним числом после сдачи отчётности — корректировки делаются текущей датой.
FAQ: частые вопросы по списанию испорченных материалов
Каким документом списать материал с истёкшим сроком годности в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Используйте документ «Списание товаров» из раздела «Склад»: укажите склад, номенклатуру и количество по акту комиссии, счёт списания — 94. После проведения закройте сумму со счёта 94 на расходы или 91.02 документом «Операция».
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного материала?
Как правило, нет: порча не входит в закрытый перечень случаев восстановления НДС. Исключение — ситуации, связанные с хищением или выбытием вне хозяйственной деятельности, где налоговый орган может оспорить вычет. Храните акт комиссии как обоснование причины выбытия.
Что делать, если испорчена только часть партии?
Списывайте строго то количество, которое зафиксировано в акте комиссии. Годный остаток остаётся на складе. Если в ERP/УТ вся партия переведена в некондицию документом «Порча товаров», сначала отделите годную часть, затем списывайте только испорченную.
Можно ли списать материал на виновного сотрудника?
Да. Сначала потери отражаются на счёте 94, затем проводкой Дт 73.02 — Кт 94 относятся на сотрудника. Взыскание оформляется через зарплатный блок с учётом ограничений Трудового кодекса по размеру удержаний; превышение учётной стоимости над рыночной отражается через счёт 98.04.
Как списать материал, если порча выявлена при инвентаризации?
Создайте документ инвентаризации, зафиксируйте фактические остатки, а затем сформируйте документ списания на основании инвентаризации — количество и суммы подставятся автоматически. Это снижает риск расхождений между актом и учётными данными.
Чем отличается «Порча товаров» от «Списания товаров» в 1С:ERP?
«Порча товаров» меняет качество/статус материала — он остаётся на складе как некондиция, и по нему ещё можно принять решение (уценка, возврат поставщику). «Списание товаров» — окончательное выбытие с баланса. Обычно сначала оформляют порчу, затем списание из некондиционного остатка.
Что важно запомнить
Списание испорченного материала начинается с акта комиссии, а не с документа в 1С. В программе используйте «Списание товаров/запасов» со счётом 94, затем закройте его на расходы или виновное лицо. После проведения проверьте остатки склада и нулевое сальдо счёта 94. НДС при обычной порче, как правило, не восстанавливается, но акт и обоснование причин храните обязательно.