Как списать материалы со склада в 1С

Списание материалов со склада — одна из базовых складских операций в 1С: Бухгалтерия, 1С: Управление нашей фирмой и 1С: ERP. Ошибка на этом этапе приводит к неверной себестоимости, некорректным остаткам на счете 10 и расхождениям между складским и бухгалтерским учетом. Поэтому важно не просто «провести документ», а понимать, какой вид списания выбрать и какие проводки программа сформирует.

Основной инструмент списания материалов в 1С: Бухгалтерия 8.3 — документ «Требование-накладная». Он подходит для передачи материалов в производство, на хозяйственные нужды, на исправление брака и другие внутренние цели. Для списания испорченных или недостающих ценностей используются другие документы — «Списание товаров» или документы по результатам инвентаризации.

Ниже разобран порядок списания пошагово: от подготовки справочников до проверки результата в оборотно-сальдовой ведомости. Инструкция ориентирована на 1С: Бухгалтерию 8.3, но логика операций аналогична и в других конфигурациях.

Какой документ выбрать для списания материалов

В 1С: Бухгалтерии существует несколько документов, уменьшающих складские остатки, и выбор зависит от причины списания. Передача материалов в производство, на ремонт, на общехозяйственные нужды оформляется «Требование-накладной». Списание недостачи, порчи, устаревших ценностей — документом «Списание товаров» из раздела «Склад». Реализация материалов на сторону — это уже «Реализация (акты, накладные, УПД)», а не списание.

Если списание выполняется по итогам инвентаризации, сначала создается документ «Инвентаризация товаров», в котором фиксируется расхождение учетного и фактического количества, а затем на его основании автоматически формируется «Списание товаров». Это правильный путь: документ списания будет подтвержден инвентаризационной ведомостью, что важно для налогового и бухгалтерского учета.

Сравнение документов списания

Требование-накладная

Передача материалов в производство, на хознужды, ремонт. Позволяет указать счет затрат и аналитику. Не подходит для недостачи.

Списание товаров

Порча, недостача, устаревание. Не формирует счет затрат на вкладке — счет указывается в шапке. Обычно создается по итогам инвентаризации.

Реализация

Продажа излишков материалов на сторону. Формирует выручку и НДС, а не списание на затраты.

Подготовка: что проверить до списания

Перед созданием документа убедитесь, что списываемые материалы действительно оприходованы и числятся на нужном складе. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») по счету 10 с детализацией по складам и номенклатуре. Если остатка нет или он на другом складе, документ либо не проведется, либо уйдет в минус — в зависимости от настроек программы.

Проверьте карточку номенклатуры: у материала должен быть корректный вид номенклатуры, к которому привязан счет учета (10.01 «Сырье и материалы», 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и т.д.). Счета учета номенклатуры настраиваются по ссылке «Счета учета номенклатуры» в справочнике «Номенклатура». Если счет задан неверно, проводки по списанию будут сформированы не на тот счет, и исправлять придется вручную.

Также уточните, куда именно списываются материалы: на какое подразделение, статью затрат и номенклатурную группу. От этого зависит корректность закрытия месяца и распределение затрат. Если затраты должны попасть на конкретный заказ или продукцию, аналитика обязательна.

Списание материалов документом «Требование-накладная»

Откройте раздел «Склад» (или «Производство», в зависимости от настроек интерфейса) и выберите «Требования-накладные». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите дату, склад списания и при необходимости подразделение-отправитель.

На вкладке «Материалы» добавьте позиции через кнопку «Добавить» или «Подбор». Для каждой строки укажите номенклатуру и количество. Счет учета (10.01 или другой) программа подставит автоматически из настроек счетов учета номенклатуры — проверьте его. Если материал должен списаться с другого субсчета, измените счет вручную в колонке «Счет».

Перейдите на вкладку «Счета затрат». Здесь указывается, куда списывается стоимость материалов: счет затрат (20.01, 25, 26, 44 и т.д.), подразделение затрат, номенклатурная группа и статья затрат. Для списания в основное производство обычно выбирается счет 20.01 со статьей затрат с видом «Материальные расходы». Для канцелярии и хознужд — счет 26 или 44 с соответствующей статьей.

Нажмите «Провести». Программа сформирует проводки по дебету счета затрат и кредиту счета 10 на стоимость материалов, рассчитанную по методу оценки запасов, принятому в учетной политике (в 1С: Бухгалтерии — по средней стоимости).

1. 1
   Раздел «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
2. 2
   Укажите дату и склад списания
3. 3
   На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество, проверьте счета учета
4. 4
   На вкладке «Счета затрат» укажите счет затрат, подразделение, статью затрат
5. 5
   Нажмите «Провести» и откройте «Дт/Кт» для контроля проводок
6. 6
   Проверьте остатки по счету 10 и распечатайте форму М-11 при необходимости

Списание по кнопке «Подбор» и заполнение по остаткам

Если позиций много, удобнее использовать кнопку «Подбор»: откроется форма выбора номенклатуры с отображением остатков на складе. Двойной щелчок добавляет позицию в документ. Это снижает риск ошибиться в наименовании и сразу показывает, сколько единиц доступно для списания.

Печать формы М-11

Из проведенного документа по кнопке «Печать» доступна унифицированная форма М-11 (требование-накладная) или произвольная печатная форма, если организация утвердила собственную. Форма М-11 содержит поля для подписей отпустившего и получившего материал — она служит первичным документом, подтверждающим внутреннее перемещение ценностей.

Списание недостачи и порчи через «Списание товаров»

Если материалы испорчены, устарели или выявлена недостача, используйте документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров»). В шапке выберите склад и причину списания, на вкладке «Товары» укажите номенклатуру и количество. Счет списания (например, 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или 91.02) указывается в документе.

Правильная последовательность при недостаче: сначала «Инвентаризация товаров», где фиксируется фактическое количество, затем на основании инвентаризации — «Списание товаров». В документе инвентаризации заполните фактические остатки, программа покажет отклонения, и по кнопке «Создать на основании» сформируется документ списания уже с нужными количествами.

Недостачу в пределах норм естественной убыли относят на затраты, сверх норм — на виновных лиц (счет 73.02) или на прочие расходы (91.02), если виновные не установлены. Распределение по этим направлениям в программе выполняется отдельными операциями или проводками вручную — уточните порядок у бухгалтера, ответственного за методологию учета.

Проводки и проверка результата

После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Типовая проводка при списании в производство: Дт 20.01 — Кт 10.01 на стоимость материалов. При списании на общехозяйственные нужды: Дт 26 — Кт 10.01. При списании недостачи: Дт 94 — Кт 10.01.

Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 с отбором по складу и проверьте, что остаток уменьшился на списанное количество и не стал отрицательным. Дополнительно полезен отчет «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчеты») — он показывает количественные остатки без привязки к счетам.

Если документ не проводится, читайте сообщение об ошибке: чаще всего это отсутствие остатка на складе, незаполненный счет затрат или закрытый период. Ошибка «Не заполнен счет учета» означает, что для номенклатуры или склада не настроены счета учета — заполните их в справочнике или непосредственно в документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт счета затрат — Кт 10.01, сумма соответствует ожидаемой

Тревожный признак

Проводок нет, счет кредита не 10 или сумма нулевая

ОСВ по счету 10 после проведения

Норма

Остаток уменьшился на списанное количество, минуса нет

Тревожный признак

Отрицательный остаток по позиции или складу

Закрытие месяца в конце периода

Норма

Регламентная операция проходит без ошибок по счетам затрат

Тревожный признак

Ошибки «не распределены затраты» или отрицательные остатки

Типичные ошибки при списании материалов

Самая частая проблема — списание в минус из-за того, что поступление материалов еще не оформлено или оформлено позже датой. Программа рассчитывает среднюю стоимость на момент списания, и при отсутствии остатка стоимость списания может оказаться нулевой или некорректной. Восстановите последовательность документов: сначала поступление, затем списание.

Вторая распространенная ошибка — неверная аналитика затрат. Если статья затрат имеет вид «Материальные расходы», но выбран счет 26 вместо 20, затраты попадут не в себестоимость продукции, а в управленческие расходы. Это влияет на расчет себестоимости и финансовый результат. Проверяйте соответствие счета, подразделения и статьи до проведения.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С: Управление нашей фирмой (УНФ) списание материалов на производство оформляется документом «Производство» или «Сборка запасов», а простое списание — документом «Списание запасов» (раздел «Закупки» или «Склад»). Логика та же: склад, номенклатура, количество, счет затрат или статья расходов.

В 1С: ERP и Комплексной автоматизации используется документ «Внутреннее потребление» (или «Списание на расходы») из раздела «Склад и доставка». Там дополнительно требуется указать статью расходов и аналитику, а стоимость списания рассчитывается регламентным заданием расчета себестоимости, поэтому в проводках сумма может появиться не сразу, а после закрытия месяца.

Если материалы списываются регулярно по одному и тому же сценарию (например, ежемесячная канцелярия), сохраните документ как шаблон или скопируйте предыдущий через «Скопировать» — это исключит ошибки в аналитике и ускорит ввод.

Часто задаваемые вопросы

Почему документ «Требование-накладная» не проводится?

Чаще всего причина в отсутствии остатка на складе на дату документа, незаполненном счете затрат или счете учета номенклатуры. Прочитайте текст сообщения об ошибке — программа указывает конкретную строку и причину. Проверьте остатки по счету 10 и настройки счетов учета номенклатуры.

Как списать материалы, если остатка на складе нет, а физически материал есть?

Это признак того, что поступление не оформлено в программе или оформлено на другой склад либо другой датой. Найдите документ поступления по отчету «Ведомость по товарам на складах» или карточке счета 10. Нельзя списывать «в минус» и оставлять как есть — сначала восстановите корректное поступление.

Какой счет затрат выбрать при списании канцелярии и хозтоваров?

Обычно это счет 26 «Общехозяйственные расходы» для административных нужд или 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций. Статья затрат подбирается по экономическому смыслу. Точный выбор определяется учетной политикой организации — согласуйте его с главным бухгалтером.

Можно ли отменить проведенное списание?

Да, если период еще открыт: откройте документ и нажмите «Отменить проведение» или пометьте его на удаление. Если месяц закрыт и отчетность сдана, корректировку выполняют сторнирующим документом текущей датой, а не изменением прошлого периода.

Как списать материалы на конкретный заказ покупателя?

В «Требовании-накладной» на вкладке «Счета затрат» укажите счет 20.01 и в аналитике выберите заказ покупателя (если ведется учет по заказам). Тогда стоимость материалов попадет в себестоимость именно этого заказа и будет видна в отчетах по заказам.