Торговля и Склад · 8 мин
Как списать бумагу в 1С
Как списать бумагу в 1С: создание документа «Требование-накладная», выбор счета затрат, проверка проводок, отчеты и типичные ошибки при списании материалов.
Бумага для принтера, архивные бланки и упаковочная бумага учитываются в 1С как материалы. Чтобы их списать, нужно оформить документ списания, указать счет затрат и проверить, что программа сформировала правильные проводки. Ниже — конкретный порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 и замечания для других конфигураций.
Прежде чем списывать, убедитесь, что бумага реально оприходована на складе и по ней есть остаток в учете. Если бумагу купили, но не оприходовали документом «Поступление товаров и услуг», списать ее со склада не получится — программа либо не даст провести документ, либо сформирует отрицательный остаток.
Как проверить остатки бумаги перед списанием
Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») и укажите счет 10.01 «Сырье и материалы». В настройках отчета включите группировку по номенклатуре и складам — так вы увидите, на каком складе и в каком количестве числится бумага.
Альтернатива — отчет «Остатки товаров на складах» или «Анализ субконто» по виду субконто «Номенклатура». Важно сверить учетное количество с фактическим: если по учету 50 пачек, а в шкафу 20, сначала проведите инвентаризацию, иначе спишете «воздух».
Как проверить готовность к списанию
Количество по бумаге больше или равно списываемому
Остаток нулевой или отрицательный — сначала оприходуйте или проведите инвентаризацию
Вид номенклатуры — «Материалы», единица измерения указана
Номенклатура заведена как товар или услуга
Склад существует и по нему есть остаток
Склад не выбран или остаток на другом складе
Списание через документ «Требование-накладная»
Основной инструмент списания материалов в 1С:Бухгалтерии 8.3 — документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» (в некоторых версиях — в разделе «Производство»).
Порядок заполнения:
- Нажмите «Создать». Укажите дату и склад, с которого списывается бумага.
- На вкладке «Материалы» добавьте строку: выберите номенклатуру «Бумага», укажите количество. Счет учета подставится автоматически — обычно 10.01.
- На вкладке «Счет затрат» укажите счет, куда относится расход. Для офисной бумаги это чаще всего 26 «Общехозяйственные расходы» с подразделением и статьей затрат «Канцелярские расходы» (вид расхода — «Материальные расходы»).
- Проведите документ и откройте «Дт/Кт», чтобы увидеть проводку.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 2Заполните склад и дату, добавьте бумагу на вкладке «Материалы»
- 3На вкладке «Счет затрат» укажите счет 26, подразделение и статью затрат
- 4Проведите документ и проверьте проводку Дт 26 — Кт 10.01
- 5Распечатайте требование-накладную (форма М-11) при необходимости
Какой счет затрат выбрать
Счет затрат зависит от того, где используется бумага. Для бухгалтерии и офиса — 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в торговых организациях. Если бумага идет в производство (например, упаковка продукции) — 20 «Основное производство» или 25 «Общепроизводственные расходы».
Статья затрат должна иметь корректный вид расхода для налогового учета: для канцелярской бумаги — «Материальные расходы». Ошибка в виде расхода приведет к неверному закрытию месяца и искажению налога на прибыль.
Как выбрать счет затрат
Списание бумаги в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP бумагу списывают документом «Внутреннее потребление товаров» (раздел «Склад и доставка»). В документе указывают склад, номенклатуру, количество и статью расходов с аналитикой. Принцип тот же: остаток на складе уменьшается, стоимость относится на расходы.
В 1С:Комплексная автоматизация также доступен документ «Передача материалов в эксплуатацию» — он подходит, если бумагу выдают подразделению и нужно отслеживать, у кого она находится, до полного расходования.
Сравнение документов списания
Стандартный способ в 1С:Бухгалтерии. Сразу списывает стоимость на затраты. Не подходит, если нужно отслеживать бумагу у сотрудника
Аналог в УТ и ERP. Позволяет гибко настроить статью расходов и аналитику по подразделениям
Когда нужен контроль за материалом после выдачи: бумага числится за сотрудником или подразделением до списания
Проверка результата и проводок
После проведения документа нажмите кнопку «Дт/Кт». Должна сформироваться проводка Дт 26 (или другой счет затрат) — Кт 10.01 на стоимость списанной бумаги. Стоимость рассчитывается по средней себестоимости, если в учетной политике выбран этот способ оценки.
Затем перестройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.01: остаток по бумаге должен уменьшиться на списанное количество. Если остаток ушел в минус (красное сальдо) — документ проведен задним числом или количество превышает фактический остаток.
Типичные ошибки при списании бумаги
Самая частая проблема — списание без остатка. Бумагу купили и сразу отдали в отдел, минуя оприходование. В этом случае правильнее оформить поступление и тут же требование-накладную одной датой, чтобы документы были в учете.
Вторая ошибка — неверная статья затрат. Если поставить вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения», расходы на бумагу не уменьшат налог на прибыль, а бухгалтер может не заметить этого до сдачи декларации.
Первичные документы и обоснование расходов
Для обоснования расходов распечатайте требование-накладную по форме М-11 (кнопка «Печать» в документе) или используйте собственную форму, утвержденную в учетной политике. Документ должны подписать материально ответственное лицо и получатель бумаги.
Если бумага списывается регулярно и в больших объемах, имеет смысл утвердить внутренние нормы расхода канцелярии на сотрудника. Это упрощает обоснование затрат при проверках и помогает контролировать расход.
FAQ: частые вопросы о списании бумаги в 1С
Можно ли списать бумагу сразу при покупке, минуя склад?
Да, если организация небольшая и бумага сразу передается в использование. В документе «Поступление товаров и услуг» вместо счета 10.01 можно указать счет затрат (например, 26) — тогда отдельное списание не потребуется. Но контролировать фактические остатки в этом случае не получится.
Что делать, если бумага числится в учете, но физически отсутствует?
Оформите документ «Инвентаризация товаров на складе», затем на его основании — «Списание товаров». Недостача относится на счет 94, а далее — на виновное лицо или на прочие расходы. Просто списать через требование-накладную нельзя: это исказит причину выбытия.
Как списать бумагу на конкретного сотрудника?
В 1С:Бухгалтерии используйте способ передачи материалов в эксплуатацию (вкладка «Передача материалов» в требовании-накладной или отдельный документ в КА/ERP) с указанием физического лица. Материал будет числиться за сотрудником до списания.
Почему документ не проводится и пишет «не хватает остатка»?
Проверьте склад в документе — возможно, остаток на другом складе. Также посмотрите дату: если поступление оформлено позже даты списания, на момент проведения остатка нет. Исправьте дату или склад и перепроведите.
Нужно ли списывать бумагу каждый месяц или можно раз в квартал?
Методологически правильно списывать по мере фактического расходования, обычно ежемесячно. Списание раз в квартал искажает себестоимость отдельных месяцев. На практике для небольших сумм многие списывают единым документом в конце месяца.
Что важно запомнить
Бумагу списывают требованием-накладной со счета 10.01 на счет затрат (обычно 26). Перед списанием проверьте остаток, после — проводку и ОСВ. Не допускайте отрицательных остатков и следите за видом расхода в статье затрат.