Торговля и Склад · 10 мин
Как создать заказ в 1С:Предприятие: пошаговое руководство
Как создать заказ покупателя в 1С:Предприятие: заполнение шапки, табличной части, проведение, резервирование, печать и типичные ошибки при оформлении.
Заказ покупателя — базовый документ торгового учёта, с которого начинается цепочка «заказ → отгрузка → оплата». В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) документ называется «Заказ покупателя», а в «1С:Управление нашей фирмой» — «Заказ покупателя» или «Заказ-наряд» в зависимости от вида операции. Логика оформления во всех решениях одинакова: выбирается клиент и соглашение, заполняется табличная часть товарами, документ проводится и при необходимости резервирует остатки на складе.
Перед созданием заказа убедитесь, что в программе заведены карточка контрагента и номенклатура, а в настройках учёта включено использование заказов. Если функциональность заказов отключена, документ просто не появится в интерфейсе раздела продаж. Ниже разобран полный цикл: от включения опции до печати документа и контроля исполнения.
Включение функциональности заказов
В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 документы заказов включаются функциональной опцией. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» (в УТ 11 путь: Администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи). Установите флаг «Заказы покупателей» и при необходимости дополнительные опции: «Заказы со склада и под заказ», «Статусы заказов покупателей», «Причины отмены заказов».
Выбор варианта использования заказов влияет на дальнейшую работу. Режим «Заказ как счёт» подходит, когда документ служит только основанием для оплаты и не резервирует товар. Режим «Заказ со склада и под заказ» включает полноценное резервирование и контроль обеспечения. Если флаг не установлен, в разделе «Продажи» журнала «Заказы покупателей» не будет.
Создание документа «Заказ покупателя»
Перейдите в раздел «Продажи» и откройте журнал «Заказы покупателей». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где обязательные поля обычно подчёркнуты красным или помечены индикатором заполнения.
Заполните шапку документа: укажите организацию, клиента (контрагента) и соглашение об условиях продаж. Соглашение определяет валюту, вид цен, условия оплаты и склад — большинство полей подставится автоматически. Если соглашения не используются, заполните валюту, склад и условия оплаты вручную. Проверьте дату документа: по умолчанию ставится текущая, при необходимости скорректируйте её на фактическую дату заказа.
Поле «Статус» определяет дальнейшее поведение документа. Статус «К согласованию» используется для черновика, «К отгрузке» — для подтверждённого заказа, готового к исполнению. В некоторых конфигурациях переход между статусами контролируется, и провести документ в статусе «К отгрузке» можно только после заполнения всех обязательных реквизитов.
- 1Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» → «Создать»
- 2Выберите организацию и клиента, укажите соглашение
- 3Заполните склад, валюту и условия оплаты
- 4Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
- 5Установите статус «К отгрузке» при подтверждении заказа
- 6Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 7Проверьте движения документа через кнопку «Ещё» → «Движения документа»
Заполнение табличной части товарами
Товары добавляются на вкладке «Товары». Нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру из справочника, либо используйте кнопку «Подобрать» для массового подбора с отбором по группам и остаткам. Для каждой строки укажите количество; цена подставится из вида цен соглашения или из последней цены продажи, её можно изменить вручную при наличии прав.
Если включён учёт по характеристикам (размер, цвет, артикул-производителя), колонка «Характеристика» обязательна. При использовании серий заполните серии в соответствующей колонке. Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры; проверьте её, особенно при смешанных ставках в одном заказе.
Для быстрого заполнения удобны команды «Заполнить по соглашению», загрузка из внешнего файла (Excel, CSV) через обработку «Загрузка данных из файла» или копирование из ранее созданного документа через «Скопировать» в журнале. При загрузке из файла сверьте итоговые суммы с исходным документом клиента.
Если цены в заказе не подставляются, чаще всего не заполнен вид цен в соглашении с клиентом или для номенклатуры не зарегистрированы цены документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте оба места до ручного ввода цен — иначе прайс разъедется с учётными данными.
Резервирование и обеспечение заказа
Резервирование удерживает свободный остаток склада за конкретным заказом, чтобы товар не продали другому клиенту. В УТ 11 резерв ставится автоматически при проведении заказа в статусе «К отгрузке», если в строке указан вариант обеспечения «Со склада». Для товара под заказ используется действие «К обеспечению» — система сформирует потребность, по которой закупка создаст заказ поставщику.
Проверить состояние обеспечения можно через рабочее место «Обеспечение потребностей» или отчёт «Остатки и доступность товаров». В форме заказа колонка «Доступно» показывает свободный остаток с учётом уже зарезервированного. Если остатка не хватает, строка получит признак «Отгрузить частично» или потребует ручного распределения.
Проведение, печать и документы на основании
После заполнения нажмите «Провести». Признак успешного проведения — документ появился в журнале без серой пометки, а кнопка «Провести» сменилась на «Отмена проведения». Если программа выдала сообщение об ошибке (не заполнено обязательное поле, недостаточно остатков при контроле, закрыт период), исправьте указанную причину и проведите повторно.
Печатные формы доступны по кнопке «Печать»: «Заказ покупателя», «Счёт на оплату» (если включён), бланк с логотипом и реквизитами организации. Макет счёта настраивается в карточке организации и общих настройках печатных форм. Документ можно отправить клиенту по электронной почте прямо из формы при настроенной учётной записи почты.
На основании заказа создаются «Реализация товаров и услуг», «Счёт на оплату», «Приходный кассовый ордер» или «Операция по платёжной карте». Кнопка «Создать на основании» переносит в новый документ все данные заказа, а связь документов видна в панели «Связанные документы» (кнопка «Ещё» → «Связанные документы» или структура подчинённости).
Как проверить результат
Заказ виден без серого значка, статус соответствует этапу
Документ не проведён (серый) или отсутствует в списке
Есть записи по регистрам заказов и резервов
Список движений пуст — документ не проведён
Реализация и оплата привязаны к заказу
Отгрузка создана без заказа — разрыв цепочки учёта
Итог совпадает с согласованной с клиентом суммой
Расхождение по ценам, НДС или количеству
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — создание реализации без заказа при включённом контроле: программа либо запрещает проведение, либо учёт «рассыпается», и отчёты по заказам показывают неполные данные. Вторая типичная ситуация — дубли заказов, когда менеджер создаёт новый документ вместо корректировки существующего; используйте поиск по клиенту и номеру перед созданием.
Ещё одна ошибка — смена соглашения после заполнения товаров: цены и валюта пересчитаются, и итоговая сумма изменится без предупреждения. Сначала заполняйте шапку, затем табличную часть. При работе в файловой базе избегайте одновременного редактирования одного заказа несколькими пользователями — возникнет конфликт блокировок, изменения одного из них не сохранятся.
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Управление нашей фирмой» заказ покупателя совмещает функции заказа и счёта, а для услуг и производства используется «Заказ-наряд» с этапами работ и материалами. В «1С:Рознице» заказ покупателя оформляется для предоплатных продаж с последующей выдачей через кассу ККМ. В ERP и КА заказ входит в сквозной процесс с производством и закупками, поэтому статусов и проверок больше.
Если в вашей конфигурации документа «Заказ покупателя» нет совсем (например, базовая «Бухгалтерия предприятия»), роль заказа выполняет «Счёт на оплату покупателю» с последующей реализацией на его основании. Это упрощённая схема без резервирования остатков.
Что важно запомнить
Включите опцию заказов в настройках, создавайте документ через «Продажи» → «Заказы покупателей», заполняйте шапку до товаров, проводите в статусе «К отгрузке» для резерва и создавайте отгрузку и оплату только на основании заказа. Перед массовыми изменениями проверяйте результат на копии базы.
Частые вопросы
Что делать, если кнопка «Заказы покупателей» не отображается в разделе «Продажи»?
Проверьте функциональную опцию «Заказы покупателей» в настройках раздела продаж — скорее всего, она отключена. Если опция включена, а журнала нет, проверьте права пользователя: роль должна включать доступ к документам заказов. В редких случаях помогает обновление интерфейса через перезапуск сеанса.
Можно ли изменить заказ после того, как по нему создана реализация?
Да, но с ограничениями. Уменьшение количества ниже уже отгруженного программа заблокирует — сначала придётся скорректировать реализацию. Для частичных изменений в УТ 11 предусмотрен документ «Корректировка заказа покупателя», который фиксирует изменения без отмены исходного документа.
Как отменить заказ, который клиент передумал исполнять?
Установите статус «Отменён» (в УТ 11 — через кнопку «Установить статус» в журнале или форме документа). Система снимет резервы и предложит указать причину отмены, если включена соответствующая опция. Помечать документ на удаление не рекомендуется: теряется история взаимодействия с клиентом и статистика отказов.
Почему товар не резервируется после проведения заказа?
Проверьте три вещи: статус заказа должен быть «К отгрузке», в строках товаров вариант обеспечения — «Со склада» или «Резервировать по мере поступления», а в настройках раздела продаж не должен быть отключён контроль обеспечения. Также убедитесь, что на складе есть свободный остаток — зарезервировать нулевой остаток нельзя.
Как загрузить заказ из файла Excel?
Используйте типовую обработку «Загрузка данных из файла» (обычно доступна по кнопке «Загрузить» в табличной части или из раздела «Продажи» → «Сервис»). Сопоставьте колонки файла с полями документа, проверьте распознанную номенклатуру по артикулам или штрихкодам и сверьте итоговую сумму с исходным файлом перед проведением.
Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?
Счёт — это только предложение оплатить, он не двигает складские остатки и не резервирует товар. Заказ фиксирует обязательство поставки, управляет резервированием и служит основанием для отгрузки. В схеме «Заказ как счёт» в УТ 11 один документ совмещает обе функции, но без обеспечения потребностей.