Торговля и Склад · 9 мин
Как списать остатки в 1С
Как списать остатки товаров и материалов в 1С: подготовка, документы списания и инвентаризации, типичные ошибки и проверка результата.
Списание остатков в 1С — регулярная операция, которая нужна при порче товара, истечении срока годности, выявлении недостачи или передаче материалов в производство и на хозяйственные нужды. Корректное списание важно не только для порядка на складе: от него зависят себестоимость, налоговая база и достоверность отчётности.
Порядок действий зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) и от причины списания. В одних случаях достаточно документа «Списание товаров», в других обязательна инвентаризация, а для расхода материалов используется «Требование-накладная».
Перед любыми действиями убедитесь, что у вас есть резервная копия базы или возможность откатить изменения, а период, в котором списываете остатки, не закрыт и не сдан в отчётности. Списание задним числом в закрытом периоде — самая частая причина расхождений в учёте.
Подготовка: что проверить перед списанием
Сначала сформируйте отчёт по остаткам: в 1С:Бухгалтерии это оборотно-сальдовая ведомость по счетам 10, 41, 43 или отчёт «Остатки товаров», в УТ и ERP — «Ведомость по товарам на складах». Убедитесь, что списываемое количество реально числится на нужном складе и по нужной номенклатуре.
Проверьте, нет ли по позициям отрицательных остатков или резервов. Если товар зарезервирован под заказ покупателя, списание может не провестись или сорвёт отгрузку. Также уточните, не закрыт ли период датой запрета редактирования — при необходимости согласуйте её временное изменение с ответственным за учёт.
Определите документальное основание: акт о порче, приказ руководителя, результаты инвентаризации. В налоговом учёте списание без подтверждающих документов — типичный повод для вопросов при проверке, поэтому основание лучше указать в комментарии к документу.
Списание товаров документом «Списание товаров»
Это основной сценарий для порчи, уценки до нуля и хищений, когда инвентаризация не требуется или уже проведена вне программы. В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Склад» или «Покупки», в УТ и ERP — в разделе «Склад и доставка».
- 1Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество — вручную или кнопкой «Заполнить» по остаткам
- 4Проверьте счёт учёта товара и укажите счёт списания (например, 91.02 или 44) с аналитикой — статьёй расходов
- 5Проведите документ и откройте движения (Дт/Кт), чтобы убедиться в правильности проводок
Ключевой момент — счёт списания и статья расходов. Порча в пределах норм естественной убыли, недостача по вине сотрудника и списание на маркетинговые цели отражаются по-разному. Если сомневаетесь в счёте, согласуйте его с главным бухгалтером до проведения, а не после.
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте: сумма списания должна соответствовать себестоимости по выбранному методу оценки (FIFO или средняя). Если сумма нулевая или неожиданно большая — вероятно, нарушена себестоимость по партиям, и нужно смотреть отчёт по партиям товаров.
Списание через инвентаризацию при недостаче
Если списание — результат выявленной недостачи, правильная цепочка в 1С выглядит так: «Инвентаризация товаров» → «Списание товаров» (на основании) → при наличии излишков «Оприходование товаров». Такой подход сохраняет связь между фактом пересчёта и бухгалтерскими записями.
В документе инвентаризации заполните табличную часть остатками по учёту (кнопка «Заполнить по остаткам»), затем введите фактическое количество. Программа автоматически рассчитает отклонения. На основании инвентаризации создайте списание — в него попадут только позиции с недостачей.
Недостачу в пределах норм и сверх норм учитывают по-разному: сверхнормативная недостача обычно относится на виновных лиц (счёт 73.02) или на прочие расходы, если виновник не установлен. Эти решения принимает руководитель и бухгалтерия, программа лишь отражает выбранный вариант.
Списание материалов в производство и на нужды предприятия
Требование-накладная
Для расхода материалов в производство, на ремонт или хозяйственные нужды в 1С:Бухгалтерии используется документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Укажите склад, материалы, количество и счёт затрат: 20, 23, 25, 26 или 44 — в зависимости от направления расхода.
В производственных конфигурациях (УТ, КА, ERP) аналогом служит документ «Передача материалов в производство» или расход по заказу на производство. Там списание привязано к спецификации и заказу, что даёт точную калькуляцию себестоимости выпуска.
Списание при возврате и корректировке
Если остатки появились из-за ошибочного оприходования, списание — не всегда правильный путь. Корректнее сторнировать первичный документ поступления или оформить корректировку. Списание «лишних» остатков без анализа их происхождения маскирует ошибку и создаёт расхождения с поставщиками и в НДС.
Как выбрать действие
Проверка результата после списания
После проведения документов сформируйте отчёт по остаткам ещё раз: списанные позиции должны обнулиться по количеству и сумме. Если осталась сумма при нулевом количестве (или наоборот) — это признак проблем с партиями или округлением, который нужно разобрать до закрытия месяца.
Сверьте складской и бухгалтерский учёт: в конфигурациях с раздельным учётом (УТ, ERP) используйте отчёт «Сверка остатков товаров» или аналогичные инструменты контроля. Расхождения между оперативным и регламентным учётом устраняются перепроведением или регламентными операциями закрытия месяца.
Как проверить результат
Количество и сумма равны нулю
Осталась сумма при нулевом количестве или отрицательный остаток
Корректные счета, сумма равна себестоимости
Нулевая сумма, пустая аналитика, неверный счёт
Складской и бухгалтерский учёт совпадают
Есть расхождения между оперативным и регламентным остатком
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за списания в закрытом периоде, неверного выбора счёта затрат и игнорирования резервов. Ещё одна частая ситуация — попытка списать больше, чем числится на складе: программа либо заблокирует проведение (при контроле отрицательных остатков), либо создаст минус, который потом придётся разбирать.
Учитывайте и ограничения прав: если документ не проводится с ошибкой доступа, не просите «просто дать права» — согласуйте операцию с ответственным за учёт. Массовое списание больших остатков разумно предварительно отработать на копии базы.
Что важно запомнить
Списание остатков делается документом «Списание товаров», «Требование-накладной» или через инвентаризацию — в зависимости от причины. Проверяйте остатки до и после, указывайте корректный счёт затрат и документальное основание, не трогайте закрытые периоды без согласования.
Частые вопросы
Можно ли списать остатки прошлым периодом, если отчётность уже сдана?
Технически можно, если снять дату запрета редактирования, но делать этого не стоит. Корректный путь — отразить выявленную недостачу или порчу текущей датой как ошибку прошлых периодов по правилам бухгалтерского учёта, с корректировкой налоговой базы при необходимости.
Что делать, если документ списания не проводится из-за отрицательных остатков?
Программа сообщает, что на складе не хватает товара. Сформируйте ведомость по товарам на дату списания, найдите, почему остаток меньше нужного (непроведённое поступление, ошибка склада, резерв), устраните причину и только потом проводите списание.
Как списать сразу много позиций, не вводя каждую вручную?
Используйте кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» в документе списания, затем удалите лишние строки или откорректируйте количество. В УТ и ERP также доступна загрузка табличной части из Excel или через обработку подбора товаров.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначного ответа нет: при списании в рамках нормальной хозяйственной деятельности (например, естественная убыль) восстановление обычно не требуется, при недостачах позиции расходятся. Решение зависит от обстоятельств и должно быть закреплено в учётной политике, при крупных суммах — согласовано с бухгалтером или налоговым консультантом.
Чем списание отличается от перемещения на забалансовый счёт?
Списание полностью снимает ценность с учёта и относит её на расходы. Если испорченный товар ещё имеет материальную ценность (металлолом, макулатура), сначала его списывают, а затем оприходуют как вторсырьё по рыночной стоимости — это две отдельные операции.
Как отменить ошибочно проведённое списание?
Если период открыт и документ ещё не участвовал в закрытии месяца — просто отмените проведение и пометьте документ на удаление. Если месяц закрыт, лучше создать корректирующую операцию (сторно) текущей датой, чтобы не нарушать рассчитанную себестоимость и регламентные операции.