Как создать заказ поставщику в 1С УТ 11

Документ «Заказ поставщику» в 1С:Управление торговлей 11 — это основной инструмент планирования закупок. Он фиксирует, что, в каком количестве, по какой цене и к какому сроку должна поставить компания-контрагент, и служит основанием для поступления товаров, оплаты и контроля исполнения обязательств.

Прежде чем создавать заказ, убедитесь, что в базе заведены необходимые справочники: контрагент-поставщик, партнёр, соглашение с поставщиком (условия закупок), номенклатура и склад. Если соглашение не настроено, часть условий (валюта, цены, порядок оплаты) придётся указывать вручную в каждом документе, что повышает риск ошибок.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом поставщику: от создания документа до контроля его исполнения, включая частые ошибки и способы проверки результата.

Где находится документ и что нужно подготовить заранее

Журнал заказов поставщикам открывается через раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам». Если раздела «Закупки» нет в интерфейсе, проверьте, включена ли функциональная опция управления закупками: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки». Также у пользователя должны быть права на добавление документов закупки.

Для корректной работы заказа заранее проверьте данные:

• карточка партнёра и контрагента поставщика с актуальными реквизитами;
• соглашение с поставщиком (вид операции «Закупка у поставщика», валюта, налогообложение, условия оплаты);
• номенклатура с заполненным поставщиком в карточке (ускоряет подбор);
• склад или ордерная схема, если поступление оформляется на конкретный склад;
• организация, от имени которой делается закупка.

Если компания ведёт закупки по нескольким организациям или складам, правильность этих реквизитов критична: по ним строятся отчёты по заказам и контроль исполнения.

Создание заказа и заполнение шапки документа

В журнале «Заказы поставщикам» нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа. Начните с шапки — верхней части формы:

• Поставщик — выберите партнёра. После выбора программа подставит контрагента и соглашение по умолчанию, если они настроены.
• Соглашение — условия закупки. От него зависят валюта, вид цен, налогообложение и порядок расчётов.
• Организация — юридическое лицо покупателя.
• Склад — склад поступления. Можно указать один склад на весь документ или разные склады по строкам (включается в настройках).
• Дата поступления — плановая дата поставки. Используется для планирования потребностей и контроля просрочек.
• Менеджер и Подразделение — ответственный и структурная единица для аналитики.

Поле «Хозяйственная операция» определяет тип закупки: «Закупка у поставщика» — стандартный случай; также доступны приём на комиссию, закупка по импорту, в рамках давальческой схемы. Выбирайте операцию внимательно: от неё зависит дальнейшее отражение в учёте и набор доступных документов-оснований.

Заполнение табличной части: товары, количество и цены

Табличная часть «Товары» заполняется несколькими способами. Кнопка «Добавить» — построчный ввод с подбором номенклатуры. Кнопка «Подобрать товары» открывает форму подбора с остатками и ценами — удобно при большом перечне. Команда «Заполнить» позволяет заполнить по потребностям, по товарам поставщика или загрузить из внешнего файла (Excel, CSV) через обработку загрузки.

В каждой строке укажите:

• номенклатуру и характеристику (если ведётся учёт по характеристикам);
• количество и упаковку — программа пересчитает в базовые единицы;
• цену — подставляется из вида цен соглашения или вводится вручную;
• ставку НДС — обычно наследуется из соглашения или карточки номенклатуры;
• дату поступления по строке, если сроки по позициям различаются.

Суммы по строке и итоги документа пересчитываются автоматически. Если цена не подставляется, проверьте вид цен в соглашении и наличие записи цены для этой номенклатуры в регистре цен поставщика или в документе «Установка цен номенклатуры».

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите поставщика, соглашение, организацию и склад
3. 3
   Заполните табличную часть товарами, количеством и ценами
4. 4
   Проверьте итоговую сумму, НДС и дату поступления
5. 5
   Установите статус «К поступлению» и проведите документ
6. 6
   Распечатайте заказ или отправьте поставщику через ЭДО

Статусы заказа и согласование

В УТ 11 заказ проходит по статусной модели. Стандартный набор статусов: «Не согласован» → «Согласован» → «К поступлению» → «Закрыт». Статус меняется в поле «Состояние» или кнопками перехода в форме документа, в зависимости от настроек.

Пока заказ находится в статусе «Не согласован», он не резервирует потребность и не попадает в контроль исполнения как подтверждённый. Перевод в статус «К поступлению» означает, что заказ принят в работу: на его основании можно оформлять «Поступление товаров и услуг» и «Списание безналичных денежных средств» (оплату поставщику).

Если в компании включено согласование заказов (настраивается в разделе «НСИ и администрирование»), документ до утверждения ответственным лицом нельзя перевести в рабочий статус. Учитывайте это при планировании сроков: заказ, «зависший» на согласовании, не создаёт обязательств в отчётах по закупкам.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно быстро оформить разовую закупку без контроля этаповСоздайте заказ вручную и сразу переведите в статус «К поступлению»

Закупка плановая, по потребностям складаСформируйте заказ через обработку «Формирование заказов по потребностям» в разделе «Закупки»

Поставщик прислал счёт или спецификацию файломИспользуйте загрузку табличной части из внешнего файла, затем сверьте цены с соглашением

Закупка регулярная у одного поставщикаНастройте соглашение с видом цен поставщика и используйте копирование предыдущего заказа

Печать, отправка поставщику и создание документов на основании

Печатная форма заказа доступна по кнопке «Печать» → «Заказ поставщику». Форма содержит реквизиты сторон, перечень товаров, цены, суммы и условия оплаты. Если типовая форма не подходит, можно подключить внешнюю печатную форму через механизм дополнительных отчётов и обработок.

Если с поставщиком настроен обмен электронными документами (ЭДО), заказ можно отправить напрямую из документа кнопкой «ЭДО». Это ускоряет подтверждение заказа и снижает количество расхождений при поступлении.

На основании заказа вводятся:

• Поступление товаров и услуг — при фактической приёмке; количество подставляется из заказа, расхождения видны сразу;
• Оплата поставщику — заявка на расходование средств или списание ДС, если в соглашении заданы этапы оплаты;
• Корректировка заказа — при изменении условий после согласования.

Ввод на основании — ключевое преимущество заказа: программа контролирует, чтобы суммарно по всем поступлениям не было принято больше, чем заказано (при включённом контроле превышения).

Проверка результата и контроль исполнения заказа

После проведения заказа убедитесь, что он корректно отражается в системе. Основные инструменты контроля находятся в разделе «Закупки»: отчёты «Состояние исполнения заказов», «Анализ причин отмены заказов», «Контроль расчётов с поставщиками». Отчёт по состоянию исполнения показывает по каждому заказу: сколько заказано, сколько поступило, сколько оплачено и что осталось.

В самом документе вкладка или команда «Состояние исполнения» показывает связанные поступления и оплаты. Если заказ частично исполнен, он остаётся в работе до полного поступления или ручного закрытия.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заказ в журнале

Норма

Проведён, статус «К поступлению», сумма и контрагент верны

Тревожный признак

Документ не проведён или статус «Не согласован» при фактической отгрузке

Отчёт «Состояние исполнения заказов»

Норма

Заказ виден, количество к поступлению совпадает с документом

Тревожный признак

Заказа нет в отчёте или суммы не сходятся

Поступление на основании

Норма

Создаётся без ошибок, количество подставляется из заказа

Тревожный признак

Ошибка «по заказу ничего не осталось» или заказ недоступен для выбора

Остатки и потребности

Норма

Заказ учтён в плановых поступлениях склада

Тревожный признак

Заказ не влияет на расчёт потребностей — проверьте статус и дату поступления

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частая проблема — невозможность провести заказ из-за незаполненных обязательных полей: соглашения, склада или организации. Программа подсвечивает незаполненные поля красным — заполните их и повторите проведение.

Вторая группа ошибок связана со статусами: пользователи создают поступление «вручную», минуя заказ, и контроль исполнения разваливается. Приучите участников процесса оформлять поступления только на основании заказа, если в компании принята заказная схема закупок.

Помните об ограничениях: заказ поставщику не формирует проводок по складскому и регламентированному учёту — это плановый документ. Остатки на складах он не изменяет, влияет только на резервы и потребности при соответствующих настройках. Финансовые обязательства возникают с момента поступления и оплаты.

Частые вопросы

Можно ли создать заказ поставщику без соглашения?

Технически можно, если в настройках не включён обязательный контроль соглашений, но тогда валюту, налогообложение и цены придётся указывать вручную. Рекомендуется завести хотя бы одно типовое соглашение на поставщика — это ускоряет ввод и снижает количество ошибок.

Почему поступление не создаётся на основании заказа?

Проверьте три вещи: заказ проведён, его статус — «К поступлению» (не «Не согласован» и не «Закрыт»), и по заказу есть непоставленный остаток. Если всё поступило ранее, программа корректно сообщит, что к оформлению ничего не осталось.

Как изменить заказ, который уже частично исполнен?

Используйте документ «Корректировка заказа поставщику» или измените сам заказ, если это разрешено настройками. Уменьшить количество ниже уже поступившего нельзя — программа заблокирует такое изменение. Новые позиции и увеличение количества добавляются свободно.

Чем заказ поставщику отличается от поступления товаров и услуг?

Заказ — плановый документ: он фиксирует намерение закупить и не изменяет складские остатки и учётные данные. Поступление — фактический документ: именно оно приходует товар на склад, формирует задолженность перед поставщиком и проводки в учёте.

Как закрыть заказ, по которому поставка не состоится?

Установите статус «Закрыт» с указанием причины отмены (доступно при включённой настройке отмены заказов). Непоставленные строки можно отменить в самом документе. Не удаляйте проведённый заказ — это нарушит историю взаиморасчётов и отчётность по закупкам.

Можно ли сформировать заказы автоматически по остаткам склада?

Да. Обработка «Формирование заказов по потребностям» в разделе «Закупки» рассчитывает потребность по минимальным остаткам, заказам клиентов и установленным методам обеспечения, после чего создаёт заказы поставщикам с готовым заполнением. Менеджеру остаётся проверить и провести документы.