Торговля и Склад · 10 мин
Как создать заказ поставщику в 1С УНФ
Как создать заказ поставщику в 1С Управление нашей фирмой: заполнение шапки и табличной части, статусы, резервирование, оплата, поступление и типичные ошибки.
Заказ поставщику в 1С «Управление нашей фирмой» — это документ, который фиксирует намерение компании закупить товары или услуги у контрагента. Он не формирует складских и бухгалтерских проводок сам по себе, но управляет резервированием, планированием закупок и контролем исполнения обязательств поставщиком.
Документ находится в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». На его основании дальше создаются приходные накладные, счета на оплату поставщику и расходные документы, поэтому корректное заполнение заказа напрямую влияет на качество всей цепочки закупок.
Ниже разобран полный цикл работы: от создания документа до контроля его закрытия, включая типичные ошибки и способы проверки результата.
Где находится документ и как его создать
Откройте в главном меню раздел «Закупки» и выберите журнал «Заказы поставщикам». Если раздела не видно, проверьте настройку прав пользователя или состав функциональности: в некоторых конфигурациях интерфейса закупки могут быть скрыты.
Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа. Номер и дата подставляются автоматически, дату при необходимости можно изменить, но учитывайте: документ в закрытом периоде не проведётся без соответствующих прав.
Альтернативный путь — создание на основании другого документа. Например, заказ поставщику можно сформировать из документа «Заказ покупателя» (кнопка «Создать на основании»), если товар закупается под конкретного клиента. В этом случае часть полей заполнится автоматически, а заказы свяжутся между собой.
Заполнение шапки документа
В шапке укажите контрагента — поставщика из справочника. Если контрагента ещё нет, создайте его прямо из формы выбора: достаточно заполнить наименование и ИНН, остальные реквизиты можно дополнить позже.
Проверьте поле «Организация» — оно подставляется из настроек пользователя, но при работе от нескольких юрлиц легко ошибиться. От организации зависят договор, счета учёта и последующие документы оплаты.
Дополнительно в шапке или на вкладке «Дополнительно» заполняются:
- Договор — подставляется основной договор с поставщиком, при необходимости выберите другой;
- Склад — склад ожидаемого поступления, влияет на резервирование;
- Вид цен — определяет, какие цены подставятся в табличную часть;
- Дата поступления — плановый срок поставки, используется в отчётах по закупкам;
- Операция — обычно «Заказ поставщику», в отдельных случаях применяется заказ на переработку.
Заполнение табличной части с товарами
На вкладке «Запасы» добавьте строки кнопкой «Добавить» или через подбор — кнопка «Подбор» удобнее при большом количестве позиций, так как показывает остатки и цены по справочнику номенклатуры.
В каждой строке укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если цены поставщика зафиксированы в виде цен, они подставятся сами; иначе введите цену вручную из счёта или прайса поставщика.
Для услуг и работ используйте соответствующий тип номенклатуры — такие позиции не попадут в складской учёт, но будут учтены при поступлении. Проверьте итоговую сумму документа: она должна совпадать со счётом или спецификацией поставщика.
- 1Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
- 2Укажите контрагента-поставщика, организацию и договор
- 3Заполните склад и плановую дату поступления
- 4Добавьте товары в табличную часть, проверьте цены, количество и НДС
- 5Установите состояние заказа и проверьте итоговую сумму
- 6Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 7При необходимости создайте на основании счёт на оплату поставщику
Состояния заказа и резервирование
Поле «Состояние» определяет этап жизненного цикла заказа: «Открыт», «В работе», «Выполнен», «Отменён» и другие — состав зависит от настроенных видов состояний в разделе «Настройки». Состояния используются для фильтрации в журнале и в отчётах, но не блокируют создание документов на основании.
Если в настройках учёта включено резервирование запасов, в строках заказа появится колонка «Резерв». Резервирование под заказ покупателя работает в обратную сторону — заказ покупателя резервирует товар, а заказ поставщику показывает потребность в закупке. Отчёт «Потребность в запасах» строится именно на связке этих документов.
Не путайте состояние документа с его проведением. Непроведённый заказ хранится в базе, но не участвует в планировании и не виден в ряде отчётов — это частая причина «потерянных» заказов.
Что делать после проведения заказа
После проведения заказ становится основанием для дальнейших документов. Через кнопку «Создать на основании» доступны: счёт на оплату поставщику, приходная накладная (поступление товаров), расход со счёта или кассы.
Типовая цепочка выглядит так: заказ → счёт на оплату → оплата (предоплата) → приходная накладная при фактическом поступлении. При создании накладной на основании заказа табличная часть заполнится автоматически — останется сверить фактическое количество с заказанным и при необходимости скорректировать.
Если поставка идёт частями, создавайте на основании одного заказа несколько приходных накладных. УНФ будет отслеживать незакрытый остаток по заказу: сколько позиций ещё ожидается к поступлению.
Как проверить результат
В журнале у заказа нет серой пометки непроведённого документа
Заказ записан, но не проведён — он не участвует в планировании
Итог документа совпадает со счётом поставщика
Расхождения в копейках или по ставкам НДС
Отчёт показывает закрытое количество по всем строкам
По части строк осталось незакрытое количество при фактически завершённой поставке
Накладная и оплата созданы на основании заказа и видны в структуре подчинённости
Поступление оформлено отдельным документом без связи с заказом
Типичные ошибки при работе с заказом
Самая распространённая ошибка — создание приходной накладной отдельно от заказа, а не на его основании. В результате заказ остаётся «висеть» незакрытым, а отчёты по исполнению заказов показывают ложную задолженность поставщика.
Вторая частая проблема — неверный вид цен или ручное изменение цен без фиксации в договоре. При следующем заказе тому же поставщику цены снова подставятся из вида цен, и расхождение повторится.
Также пользователи нередко забывают переводить состояние заказа в «Выполнен» или «Отменён». Это засоряет списки открытых заказов и искажает планирование закупок.
Контроль исполнения и отчёты
Для анализа заказов в УНФ есть штатные отчёты в разделе «Закупки» и «Анализ бизнеса»: «Заказы поставщикам», «Потребность в запасах», «Расчёты с поставщиками». Они показывают незакрытые заказы, сроки поставки и долги по каждому контрагенту.
Отчёт по заказам поставщикам удобно строить с группировкой по контрагенту или по сроку поступления — так видно просроченные поставки. Если заказ просрочен, а товар не нужен, закройте его состоянием «Отменён», чтобы он не искажал планирование.
Периодически сверяйте список открытых заказов с реальной ситуацией: часть поставщиков могла привезти товар без оформления накладной на основании заказа, и такие заказы нужно закрыть вручную.
Удобно настроить в журнале заказов отбор по состоянию «Открыт» и сохранить его как вариант списка. Тогда рабочий стол закупщика всегда показывает только актуальные заказы, а закрытые не мешают в выборке.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить заказ после того, как по нему было частичное поступление?
Технически документ можно изменить и перепровести, но делать это нужно осторожно. Уменьшение количества ниже уже поступившего приведёт к отрицательному незакрытому остатку. Безопасный вариант — скорректировать только непоставленные позиции или создать отдельный заказ на дополнительный объём.
Почему заказ не виден в отчёте по закупкам?
Чаще всего документ записан, но не проведён, либо в отчёте установлен отбор по периоду или состоянию, в который заказ не попадает. Проверьте признак проведения в журнале и настройки отбора отчёта.
Как оформить заказ на услуги поставщика?
Используется тот же документ «Заказ поставщику». В табличную часть добавляется номенклатура с типом «Услуга». Такие позиции не требуют склада и не участвуют в складском учёте, а при поступлении оформляются актом или накладной на услуги.
Чем заказ поставщику отличается от счёта на оплату поставщику?
Заказ фиксирует потребность в товарах и план поставки, а счёт на оплату — основание для платежа. Счёт обычно создаётся на основании заказа, но может существовать и самостоятельно, например при оплате услуг без складской составляющей.
Как закрыть заказ, если поставщик не привёз товар?
Установите в документе состояние «Отменён» (или аналогичное из вашего списка состояний) и перепроведите его. Если по заказу была предоплата, оформите возврат денежных средств от поставщика через документ поступления на счёт или в кассу.
Можно ли создать один заказ поставщику на несколько складов?
Нет, склад указывается один на весь документ. Если поставка распределяется между складами, создайте отдельные заказы на каждый склад — так корректнее отработает резервирование и отчёты по складам.
Что важно запомнить
Заказ поставщику создаётся в разделе «Закупки», заполняется контрагентом, организацией и табличной частью, после чего проводится. Все последующие документы — счёт, оплату и поступление — создавайте на основании заказа, чтобы цепочка закрывалась автоматически. Регулярно проверяйте список открытых заказов и закрывайте исполненные и отменённые.